• Un sistema POS (point-of-sale) consente alle aziende di completare gli acquisti, registrare i dati di vendita e visualizzare i report sulle prestazioni aziendali.
  • Alcuni sistemi POS hanno funzionalità aggiuntive come la gestione dei dipendenti, dei clienti e delle scorte.
  • Le aziende dovrebbero acquistare un sistema che si integri facilmente con le loro altre piattaforme aziendali, come le applicazioni di contabilità e marketing.

Per completare una transazione di vendita, la tua azienda avrà probabilmente bisogno di un sistema POS., Esistono diversi tipi di sistemi POS, ognuno con le proprie caratteristiche e funzionalità; ad esempio, è possibile ottenere una semplice piattaforma per condurre transazioni di vendita o una che include varie funzionalità operative, come la gestione dell’inventario.

Il miglior sistema POS per la tua azienda dipende dalle dimensioni della tua azienda, dal settore, dal budget e dalle funzionalità di cui hai bisogno. Ci sono così tanti sistemi tra cui scegliere. In questo articolo, abbiamo abbattere ciò che un sistema POS fa e quali caratteristiche è necessario essere alla ricerca di modo da scegliere un sistema che è perfetto per il vostro business e il vostro budget.,

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Che cos’è un sistema POS?

Un sistema POS comprende due elementi: software POS e hardware POS. Il software POS è una piattaforma tecnologica digitale che completa le transazioni di acquisto. Il software può essere basato su cloud o basato su server locale; tuttavia, il software basato su cloud è più popolare tra i proprietari di piccole imprese grazie alla sua usabilità, accessibilità, sicurezza e convenienza., Il software basato su cloud consente di accedere ai dati di vendita da qualsiasi dispositivo, purché si disponga di una connessione Internet – questo include anche i dispositivi fuori sede. Sebbene il software locale basato su server offra maggiore stabilità, è più costoso e tipicamente orientato verso le imprese.

L’hardware POS si riferisce ai componenti fisici – un tablet, un supporto per tablet, un cassetto per contanti, una stampante per ricevute e un lettore di schede o un terminale per carte di credito-necessari per condurre la transazione di vendita., A seconda del settore e del budget, è possibile integrare hardware POS aggiuntivo, tra cui scanner di codici a barre, schermi di visualizzazione dei clienti, dispositivi di identificazione del chiamante, chioschi, distributori di monete, stampanti da cucina, sistemi di visualizzazione della cucina, schede di menu digitali, bilance e custodie per tablet.

I sistemi POS mobili stanno diventando la scelta più comune per le piccole e medie imprese, in particolare quelle che necessitano di maggiore flessibilità nei loro processi di vendita.

Come funziona un sistema POS?

La funzione di base di un sistema POS è quella di completare le transazioni di vendita., Tuttavia, Jared Weitz, CEO e fondatore di United Capital Source Inc., detti dati da queste transazioni possono essere usati per molte altre funzioni di affari.

“Quando un cliente desidera completare una transazione, utilizzerai un sistema POS per eseguire il pagamento (carta o contanti)”, ha detto Weitz business.com. ” Il POS genererà la transazione e conterrà tutti i dati raccolti da esso. Questi dati possono quindi essere memorizzati all’interno del sistema per il monitoraggio dell’inventario, il reporting finanziario e l’hosting delle informazioni sui clienti per contatti e riferimenti futuri.,”

Idealmente, il tuo sistema POS avrà funzionalità aggiuntive piuttosto che semplicemente registrare le vendite. Alcuni sistemi POS si integrano con altri programmi per automatizzare le operazioni aziendali e semplificare la condivisione delle informazioni. Ad esempio, alcune soluzioni POS si integrano perfettamente con le piattaforme di contabilità e marketing.

“I sistemi POS di qualità consentono all’imprenditore di gestire tutti gli aspetti delle operazioni con molteplici funzionalità e funzionalità, inclusi strumenti di reporting per analizzare i dati e prendere decisioni aziendali informate”, ha affermato Annie Legge, Head of marketing di 3S POS., “Automatizzando varie attività di business con, si sarà in grado di mettere ulteriore tempo in altre aree del business.”

Quali sono le caratteristiche chiave di un sistema POS?

I sistemi POS hanno caratteristiche che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo processo di vendita e migliorare il servizio clienti.

“Un sistema POS è l’hub centrale per la maggior parte delle esigenze aziendali: vendite, inventario, gestione dei clienti, persino benefici per i dipendenti e monitoraggio delle ore”, ha affermato Weitz. “Una grande componente di un POS è il fatto che tutto può vivere all’interno di un unico luogo.,”

Quando cerchi il miglior sistema POS per la tua azienda, considera un sistema che ha le seguenti caratteristiche:

  • Capacità di acquisto: i tuoi dipendenti possono utilizzare il sistema POS per scansionare o digitare gli articoli che un cliente sta acquistando, aggiungere le tasse e calcolare l’importo totale della vendita. Il sistema accetterà quindi il pagamento e genererà una ricevuta.
  • Registrazione dei dati di vendita: il sistema POS registra e memorizza i dati di vendita dei clienti nel cloud o in loco su un server locale, a seconda del sistema scelto.,
  • Monitoraggio e gestione dell’inventario: è possibile creare un catalogo di prodotti o un menu nel sistema utilizzato quando si richiamano gli ordini dei clienti. I migliori sistemi POS monitorano anche l’inventario e aggiornano automaticamente le quantità man mano che gli articoli vengono venduti. Alcuni hanno avvisi a basso stock e funzionalità di ordine di acquisto.
  • Integrazione di terze parti: se utilizzi altri programmi aziendali per gestire la tua attività, come software di contabilità, paghe e email marketing, desideri un sistema POS che si integri perfettamente con applicazioni di terze parti., Ciò consente alle varie applicazioni di condividere automaticamente le informazioni, eliminando la necessità di scaricare e caricare manualmente report, elenchi di clienti e altri dati.
  • Reporting: Il sistema POS può generare una varietà di report che consentono di misurare le prestazioni aziendali e analizzare i dati per le vendite, i prodotti, i clienti e i dipendenti.
  • Programmi di fidelizzazione e gestione dei clienti: la maggior parte dei sistemi POS dispone di strumenti di gestione dei clienti di base che consentono di registrare le informazioni sui clienti e creare profili dei clienti che è possibile utilizzare per scopi di marketing., I programmi fedeltà sono spesso disponibili come funzionalità aggiuntiva (che costa extra) o come integrazione.
  • Gestione dei dipendenti: il sistema POS dovrebbe consentire di limitare l’accesso e le capacità dei dipendenti e registrare le vendite dei dipendenti. Alcuni includono funzionalità di monitoraggio e pianificazione del tempo, ma queste funzionalità sono spesso componenti aggiuntivi o integrazioni.

Anche se non tutte le funzionalità possono essere applicate alla tua azienda o al tuo settore, avrai, per lo meno, bisogno di capacità di acquisto e registrazione delle vendite., Brian Cairns, CEO di ProStrategix Consulting, ha affermato che la maggior parte delle aziende beneficia del monitoraggio e dell’integrazione dell’inventario.

“Avvantaggia l’azienda quando i sistemi POS hanno il controllo dell’inventario e si interfacciano con il software di contabilità in modo da poter registrare automaticamente entrate totali, sconti, resi, costo delle merci, imposte sulle vendite, ecc.”, ha detto Cairns.

Legge ha affermato che qualsiasi buon sistema POS ti darà accesso a dati preziosi e strumenti di reporting in modo da poter ottenere informazioni sulle tendenze e sulle prestazioni aziendali complessive in relazione ai tuoi obiettivi.,

“I moduli includono il controllo delle scorte, le vendite, la gestione delle relazioni con i clienti, le prenotazioni, i conti e la gestione del personale”, ha affermato Legge. “Con questo tipo di sistema affidabile in atto, potrai individuare le aree che stanno eseguendo bene e migliorare quelli che hanno bisogno di più attenzione. Seguendo questo processo, il vostro business diventerà più efficiente.”

Sebbene le funzionalità di gestione dei dipendenti e dei clienti non siano sempre caratteristiche necessarie, Legge ha affermato che queste possono essere estremamente utili per fidelizzare il marchio, connettersi con i clienti e gestire i dipendenti.,

” il sistema ti consente di connetterti con i tuoi clienti su un livello completamente nuovo”, ha affermato. “Con programmi di ricompensa, carte fedeltà di marca e promozioni tramite applicazioni integrate, c’è più spazio per un rapporto di crescere con i vostri clienti. Dal punto di vista delle risorse umane e del coinvolgimento dei dipendenti, il sistema giusto ti fornirà informazioni sulle prestazioni e sulle presenze.”

I costi di un sistema POS

I sistemi POS sono un investimento. Capire come avranno un impatto sul budget è una questione di abbattere i loro costi.

Hardware

Come qualsiasi sistema, l’hardware POS varierà nei costi., La maggior parte dipenderà da ciò che vuoi e hai bisogno. Alcuni pezzi hardware da considerare sono un iPad (o altri dispositivi touchscreen), uno scanner di codici a barre, un cassetto dei contanti e una stampante di ricevute.

Le piccole imprese possono spesso farla franca con solo un iPad e ricevute digitali. Se il tuo negozio presenta un volume elevato di clienti, tuttavia, avrai bisogno di funzionalità come ricevute fisiche e gestione della cassa. Gli scanner di codici a barre aiutano con inventari più grandi e fluidi.,

Nel complesso, potresti aspettarti di spendere da $300 ($329 per un iPad corrente) a migliaia di dollari se il tuo POS è un computer indipendente con tutte le campane e i fischietti. Questi prezzi sono per stazione.

Software

Anche i costi del software variano considerevolmente. Le applicazioni software più semplici generano una ricevuta per ogni vendita (tipicamente digitale). Anche il software di base di solito include un po ‘ di monitoraggio e analisi delle vendite, anche se può essere piuttosto leggero. Il software avanzato è in grado di monitorare il tuo inventario e mantenerlo rifornito e fornisce analisi dettagliate delle vendite., Può unificare i sistemi POS tra le posizioni e ha il supporto omnicanale. La tua fascia di prezzo varierà da $99 al mese fino a $10.000 al mese per i sistemi più avanzati.

Servizi

I servizi includono l’elaborazione dei pagamenti, la fatturazione dei contratti e il supporto IT. È possibile trovare un sacco di altri servizi di nicchia, ma quelli sono i più comuni. L’entità dei servizi resi avrà un impatto sui loro costi, ma l’elaborazione dei pagamenti è quasi sempre la spesa più grande. È vario come qualsiasi cosa, ma in genere viene addebitato per transazione. Ad esempio, Shopify addebita il 2,5% per l’elaborazione dei pagamenti.,

Suggerimenti per scegliere il miglior sistema POS per il tuo business

Sapere cosa può fare un POS e quanto costerà può aiutarti a prendere una buona decisione. Questi suggerimenti ti aiuteranno a mettere queste idee nel contesto per scegliere il miglior sistema possibile.

Traffic

È la prima considerazione, perché detta ciò di cui hai bisogno dal tuo POS. In genere, sistemi meno costosi eseguire un po ‘ più lento, e che li rende più adatti per i rivenditori che sperimentano una bassa quantità di traffico. Anche l’inverso è vero.

Numero di punti vendita

Di quanti punti vendita hai bisogno?, Sono mobili o fissi? Le risposte a queste domande determineranno molte delle tue scelte. I venditori di telefonia mobile hanno bisogno di hardware sostanzialmente diverso da un singolo negozio con un registratore di cassa. Se hai bisogno di più stazioni di vendita, guarda i prezzi in bundle.

Caratteristiche

Ci sono innumerevoli funzionalità da considerare, ma quattro, in particolare, a cui prestare attenzione sono l’elaborazione dei pagamenti, il supporto, l’inventario e l’analisi. L’importanza delle caratteristiche varierà a seconda del vostro business., Ad esempio, se si dispone di un know-how tecnico o di un accesso ai servizi IT, il supporto potrebbe essere meno problematico di un’operazione di una sola persona. L’elaborazione dei pagamenti può includere metodi che i clienti preferiscono utilizzare quando frequentano la tua attività. A volte pagano in contanti? Tutto il tempo? Alcuni clienti pagano con un assegno? Prendi in considerazione le preferenze dei tuoi clienti. Infine, con inventory, alcuni negozi hanno bisogno di una potente integrazione di gestione dell’inventario. Alcune aziende non hanno inventario a tutti.,

Le vostre esigenze variano con il sistema POS, ma prendendo il tempo per valutare quali caratteristiche sono più importanti per voi – ei vostri clienti – si sarà in grado di trovare un sistema POS che è adatto per il vostro negozio e che è facile da installare e utilizzare.

Sistema POS domande frequenti

D: È possibile utilizzare un sistema POS sul telefono?

A: La risposta breve: sì. Ci sono due modi diversi per utilizzare un sistema POS sul telefono. La prima opzione è registrare i dati di vendita su un’applicazione software POS basata su cloud.,

“I moderni sistemi POS consentono all’imprenditore di accedere a dati e report preziosi tramite qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet, incluso un telefono cellulare”, ha affermato Legge. “Poiché i dati del POS vengono sottoposti a backup sul server cloud, l’accesso ai dati può essere eseguito tramite un portale in un browser Internet o un’app dedicata.”

La seconda opzione, che è forse più conveniente della prima, è quella di eseguire transazioni di vendita direttamente dal tuo dispositivo mobile., Legge ha detto che i fornitori di POS basati su cloud mobili, in particolare quelli del settore retail, consentono ai proprietari di piccole imprese di avere un’app POS di base sul proprio dispositivo mobile e di effettuare pagamenti tramite un piccolo terminale di carte palmare.

“Questo è ottimo per i rivenditori e le aziende che hanno più di una posizione, che viaggiano per la distribuzione o vendono prodotti a fiere, stand e mercati in movimento”, ha aggiunto Weitz.

D: Qual è la differenza tra un sistema POS e un registratore di cassa?

A: La risposta breve: Un registratore di cassa fa parte di un sistema POS., Utilizzando un registratore di cassa di per sé è un modo un po ‘ antiquato di gestire le vendite, però, dal momento che la funzionalità di un registratore di cassa è limitata al calcolo delle vendite.

” Un registratore di cassa cattura semplicemente la transazione:prezzi di acquisto meno sconti, ecc.”, ha detto Cairns. “Un registratore di cassa da solo richiederebbe un sistema più manuale in cui le vendite vengono conteggiate alla fine della giornata e sconti, resi, promozioni, ecc., sarebbe aggiunto per bilanciare il denaro alla fine della giornata.”

Questo modo di registrare le vendite richiede di mantenere un sistema separato per la gestione dell’inventario e la contabilità., Aumenta anche la probabilità di errori, mentre con un sistema POS, ancora una volta, a seconda di quale si acquista, queste funzioni possono essere automatizzate.

Il tuo budget e le dimensioni aziendali saranno i due maggiori fattori decisivi.

“Se hai una piccola impresa con poche transazioni e un inventario minimo, un sistema POS potrebbe essere troppo costoso”, ha detto Cairns. “Se si dispone di numerose transazioni su un numero di articoli vendibili, il tempo risparmiato dal POS probabilmente lo pagherà.”

D: Qual è la differenza tra un sistema POS e un software POS?,

A: La risposta breve: il software POS fa parte di un sistema POS. Il software POS è la piattaforma utilizzata per completare le transazioni di vendita e aiuta a gestire altre integrazioni aziendali. Un sistema POS è la combinazione di hardware POS (ad esempio, un tablet, cassetto contanti, stampante di ricevute e lettore di carte di credito) e il software.

Quando scegli un sistema POS per la tua azienda, considera le tue esigenze aziendali attuali e future.,

“Se stai costruendo una piccola impresa, investi in un POS più avanzato che non solo soddisferà le tue esigenze oggi, ma ti preparerà per il successo lungo la strada”, ha detto Weitz. “Dover apportare modifiche e acquisti più grandi in seguito ti rallenterà solo quando la tua attività è pronta per la crescita.”

D: Quali sono i diversi tipi di sistemi POS?

A: La risposta breve: mobile / tablet, terminale, on-line (cloud-based) e chiosco self – service-o, talvolta, una combinazione delle diverse opzioni., Poiché un sistema POS è costituito da software e hardware, il tipo di sistema POS creato può variare. È possibile disporre di un sistema basato su cloud (online) o di un sistema locale basato su server (in loco).

Quando si sceglie l’hardware per il sistema, è possibile scegliere un sistema POS mobile / tablet o un sistema terminale fisso. Tablet / mobile sono il tipo più popolare e desiderato di POS, dal momento che offrono una grande flessibilità. Un terminale è un sistema all-in-one che ha sia software che hardware, anche se “terminale” descrive anche le combo computer/touchscreen., I terminali tendono ad essere grandi e ingombranti; tuttavia, sono state recentemente introdotte versioni più piccole e più eleganti, che sono più desiderabili delle loro controparti legacy.

I chioschi self-service sono essenzialmente dispositivi all-in-one. Le piccole imprese possono utilizzare un sistema POS tablet che ha un’impostazione di modalità chiosco per i clienti di utilizzare. Questo è comunemente disponibile con sistemi POS ristorante, ma ci sono alcuni sistemi di vendita al dettaglio con questa capacità pure.

D: Avete bisogno di un sistema POS completo o di componenti specifici?

A: La risposta breve: dipende dalla tua attività., Molto piccole imprese con poche vendite possono solo bisogno di un tablet, lettore di schede e stampante di ricevute. La maggior parte delle aziende hanno bisogno di un lettore di schede (o terminale di carta di credito), una stampante di ricevute e un modo per memorizzare i loro contanti (un cassetto dei contanti). Avrete anche probabilmente bisogno di un dispositivo per registrare le informazioni su (ad esempio, un tablet o un terminale).

D: Perché i sistemi POS sono importanti?

A: Il POS gestisce fisicamente il flusso di cassa della tua attività. Se non puoi prendere i soldi, non hai un business. Il POS è integrale. Deve essere affidabile e preciso., Può anche fornire vantaggi moderni oltre alla memorizzazione di denaro (come dati e analisi).

Le aziende al dettaglio potrebbero aver bisogno di componenti aggiuntivi come scanner di codici a barre, schermi di visualizzazione dei clienti e distributori di monete. Ristoranti o bar possono avere bisogno di chioschi, stampanti da cucina, bilance, ecc.