Home | Previous | Next
Az egyértelmű írás elvei
1. Írja be az aktív hangot. Az aktív hang kiküszöböli a zavart, arra kényszerítve, hogy nevezzea színész egy mondatban. Ez a konstrukció világossá teszi az olvasó számára, hogy ki végzi a feladatot.
a passzív hang a mondatokat hosszabbá és körkörösebbé teszi. Ki a felelős, sokkal kevésbé nyilvánvaló. Passiveverbs van egy formája az ige, hogy plusz a múlt igenév egy fő ige.,
| am | is | vannak | volt | be |
plus
egy fő ige, amely általában “en” vagy “ED” – ben végződik.
passzív igék példái:
- érkezett,
- mérlegelésre kerül,
- kiválasztásra került.
a passzív hang megfordítja az angol mondatok természetes, aktív sorrendjét. A következő passzív példábanaz akció közvetítője a színész előtt áll.,
passzív: a rendeletet az előadó írta .
Active: The drafter wrote the regulation .
a passzív konstrukciók zavaróak, ha az előírásokban használják. Az aktív mondatoknak színészeknek kell lenniük, de a passzívok nélkülük teljesek.
| az anyag leszállításra kerül. | kinek? |
| A kezdő dátum meghatározásra kerül. | kinek? |
| a számokat jóvá kell hagyni. | kinek?, |
a színésznek az ige elé helyezése arra készteti Önt, hogy egyértelmű legyen a felelősségről.
- a hírnök leszállítja az anyagot.
- a vállalkozó dönt a kezdő dátumról.
- a rendszergazdának jóvá kell hagynia a számokat.
a passzív hang akkor megfelelő, ha a színész ismeretlen, lényegtelen vagy nyilvánvaló.Ez általában nem vonatkozik a szabályozási szövegre.
- a kis tárgyakat gyakran ellopják.
- az alkalmazásokat elküldtük.
2. Használjon akció igéket.,
Kerülje a szavakat, mint ez:
| NE MONDD | MONDJUK |
|---|---|
| adni a figyelmet, hogy | fontolja |
| alkalmazandó | vonatkozik |
| a fizetés | fizetni |
| add elismerés | felismeri |
| az érintett | érinti |
Ezek az úgynevezett “nominals” — azok a főnevek, igék a belsejében. Nehéz olvasni és hosszabbítani a mondatokat. Az akció igék rövidebbek és közvetlenebbek.
3., Használja a “must” – ot a”shall” helyett.,
| kell | kötelezettséget ír elő törvény, de lehet összetéveszteni a jóslat a jövő akció |
| lesz | jósolja jövőbeli cselekvési |
| kell | ró kötelezettséget, azt jelzi, hogy szükségszerű, hogy a törvény |
| nem | azt jelzi, hogy a tilalom |
| a | ebből arra következtet, kötelezettség, de nem feltétlenül szükséges, |
| talán | azt jelzi, hogy belátása szerint cselekedni |
ahhoz, Hogy jogilag kötelezővé, használja a “kell.,”
a jövőbeli cselekvés előrejelzéséhez használja a “will” – t.”
ne mondja: a kormányzó jóváhagyja.
mondja: a kormányzónak jóvá kell hagynia.
vagy: a kormányzó jóváhagyja.
4. Légy közvetlen. Beszéljen közvetlenül az olvasókkal. Használja a kötelező hangulatot. A rendeletek különösen erre a stílusra engednekeljárások, utasítások, feladatok listája.
a közvetlenség elkerüli a passzív hangot:
mondja: írja alá az összes példányt.
mondja: csatolja a W-2 másolatát a visszatéréshez.
Ez a stílus rövidebb, élesebb és könnyebben érthető eljárásokat eredményez.
5. Használja a jelen időt., A folyamatos hatás szabályozása az alkalmazás időpontjától kezdve szól, nem attól az időponttól, amikor elkészíti, vagy amikor hatályba lép. Ezért a jelenlegi időben rendeleteket kell készítenie. A jelen idő megfogalmazásával kerülöd a bonyolult és kínos igeformákat.
ne mondd: a bírság vezetői engedély nélkül kell $ 10.00.
mondja: az engedély nélküli vezetésért járó bírság 10.00 dollár.
6. Írj pozitívan. Ha pontosan kifejezhet egy ötletet pozitívan vagy negatívan, fejezze ki pozitívan.,
ne mondja: a kormányzó nem nevezhet ki más személyeket, mint akiket a személyzeti menedzsment ügynökség minősített.
mondja: a kormányzónak ki kell jelölnie a személyzeti menedzsment Ügynökség által képzett személyt.
a negatív kijelentés egyértelmű lehet. Használja, ha figyelmezteti az olvasót.
ne sétálj
ne dohányozz
de kerülj el több negatívot egy mondatban.
ne mondd: a demonstrációs projekt nem kerül jóváhagyásra, kivéve, ha az összes alkalmazási követelmény teljesül.
mondja: a demonstrációs projektet csak akkor hagyják jóvá, ha a kérelmező megfelel minden követelménynek.,
jobb, ha pozitív formában is negatív.
| NE MONDD | MONDJUK |
|---|---|
| nem őszinte | tisztességtelen |
| nem emlékszem, | elfelejtettem |
| nem figyeltem | figyelmen kívül hagyni |
| nem marad a találkozón | bal a találkozó |
| nem felelt meg vagy a nem tett eleget |
megsértette |
7. Kerülje a kivételek használatát., Ha lehetséges, adjon meg egy szabályt vagy kategóriát közvetlenül, ahelyett, hogy leírná ezt a szabályt vagy kategóriát a kivételek megadásával.
ne mondd: minden személy, kivéve a 18 éves vagy annál idősebb kell…
mondja: minden 18 év alatti személynek meg kell tennie…
kivételt használhat, ha elkerüli a hosszú és nehézkes listát vagy a bonyolult leírást. Ha kivételt használ, először adja meg a szabályt vagy kategóriát, majd adja meg a kivételt.
ne mondd: Alabama, Alaska,… Wyomingnak (47 állam listája) meg kell osztania…
mondja: Texas, Új-Mexikó és Arizona kivételével minden államnak osztoznia kell…, (Vegye figyelembe, hogy először az “egyes államok” kategóriát állapítják meg, majd a kivételeket feltüntetik.)
8. Kerülje az osztott infinitíveket. Az osztott infinitív sok olvasót sért, ezért kerülje el, ha tudsz.
ne mondd: ügyeljen arra, hogy azonnal válaszoljon a meghívásra.
mondja: ügyeljen arra, hogy azonnal válaszoljon a meghívásra. vagy mondja: feltétlenül azonnal válaszoljon a meghívásra.
9. Használja az egyes számú főnevet, nem pedig a többes számú főnevet. Amennyire a jelentése lehetővé teszi, használjon szinguláris főnevet többes számú főnév helyett., Elkerülheti azt a problémát, hogy a szabály külön-külön vonatkozik-e az osztály minden tagjára, vagy együttesen az osztály egészére.
NE MONDD: Az őr bocsát ki biztonsági rendelkezések a munkavállalók, akik az Épület D Épület E.
azt MONDJÁK: Az őr biztonsági jelvény, hogy minden munkavállaló, aki dolgozik, a D Épület, valamint minden munkavállaló, aki dolgozik, az Épület E.
ha nem akarsz
Az őr biztonsági jelvény, hogy minden munkavállaló, aki dolgozik, mindkét Épület D Épület E. (vannak más lehetséges jelentése van.)
10. Légy következetes. Ne használjon különböző szavakat ugyanazon dolgok jelölésére., A variáció kedvéért történő variációnak nincs helye a Szabályozás írásában. Szinonimát használva, ahelyett, hogy megismételné a pontos kifejezést, csak összezavarja az olvasót.
ne mondja: minden gépjármű tulajdonosnak regisztrálnia kell autóját a Fővárosi Rendőr-főkapitányság Autóosztályán.
mondja: minden autótulajdonosnak regisztrálnia kell autóját a Metropolitan Police Department Autóosztályán.
ne használja ugyanazt a szót a különböző dolgok jelölésére.
ne mondd: a tartály volt egy 200 gallon tartály üzemanyag.
mondja: a tartálynak 200 gallon üzemanyagtartálya volt.,
11. Használjon párhuzamos szerkezetet. Rendezzen mondatokat úgy, hogy a párhuzamos ötletek párhuzamosak legyenek. Ez fontos, ha egy listát használ.
Nonparallel felépítése:
A feladatok az Ügyvezető Titkára az Igazgatási Bizottság a következők:
- Hogy percet a találkozók; (kifejezés)
- Az Ügyvezető Titkár válaszokat a levelezés; valamint (záradék)
- Írásban, a havi jelentéseket. (téma)
párhuzamos felépítés:
- az összes találkozó jegyzőkönyve;
- az összes levelezés megválaszolása; és
- a havi jelentések írása.
12., Inkább egyszerű szavakat. A kormányzati írásnak méltóságteljesnek kell lennie, de nem kell nagyképűnek lennie. Az írás méltóságteljes lehet, ha a nyelv egyszerű, közvetlen és erős. Ahhoz, hogy az írás világosabb és könnyebben olvasható – és így hatékonyabb – inkább az egyszerű szó.,
| NE MONDD | MONDJUK |
|---|---|
| konstrukció, készülő | hogy |
| kezdeményezi, kezdődhet | begin |
| előzetes | vége |
| hasznosítani | a |
| jelentős része | nagy része |
| biztosított lehetőséget | lehetővé |
13. Kihagyja a felesleges szavakat. Ne használjon összetett prepozíciókat és más wordy kifejezéseket, ha ugyanazt a jelentést egy vagy két szóval lehet közvetíteni.,22a27ff7″>
14., Kerülje az elbocsátásokat. Ne használjon szópárokat, ha a szavaknak ugyanaz a hatása van, vagy ha az egyik jelentése tartalmazza a másikat.
Példa: Szó pár elkerülni
minden
engedélyezik, valamint a közvetlen
tiltakozó
minden
teljes
rendelés, közvetlen
azt jelenti, hogy tartalmaz
szükséges kívánatos
15. Használjon konkrét szavakat. A kormányzati írás gyakran absztrakt témákra vonatkozik. De az absztrakt szavak lehetnek homályosak és nyitottak a különböző értelmezésekre., Tegye az utasításokat egyszerű, konkrét szavakba.
| NE MONDD | HA |
|---|---|
| járművek | autók |
| lőfegyverek | puska |
| repülőgép | helikopterek |
16. Ne használjon olyan szavakat, amelyek ellentétesek. A szavak vonzzák vagy taszítják az olvasókat. Lehetőség van olyan szavak kiválasztására az írásunkban, amelyek nem teszika rossz benyomás vagy antagonizálja olvasóinkat. Használjon olyan szavakat, amelyekre az emberek kedvezően reagálnak, nem pedig olyan szavakat, amelyeket neheztelnek.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Kerülje a főnév szendvicseket. Az adminisztratív írás túl sok főnév-klasztert használ – a főnevek csoportjait” összeillesztik”.Kerülje el ezeket a zavaró konstrukciókat több elöljáró használatával.
ne mondd: Underground mine worker safety protection procedures development.
mondja: földalatti eljárások kidolgozása az aknamunkások biztonságának védelmére.
vagy valószínűbb: a földalatti bányákban dolgozók biztonságának védelmére szolgáló eljárások kidolgozása.
melyik jelentést szánják világosabbá válik, ha ez a négyszavas szendvics felbomlik.
18. Ne használjon nemspecifikus terminológiát.,ő gender-specifikus munkaköri cím:
| NE MONDD | MONDJUK |
|---|---|
| Közlegény | Legénység tagja |
| Előadó | Fogalmazó |
| A közkatonák | a hivatásos állomány |
| Tűzoltó | Tűzoltó |
| Foreman | Felügyeleti |
| Manhours | munkaidő |
| Létszám | Személyzet, munkaerő |
Elkerülni a gender-specifikus névmás, amikor a előzménye lehet férfi vagy nő.,
ne mondja: az adminisztrátornak vagy megbízottjának ki kell töltenie az értékelési űrlapot.
mondja: az adminisztrátornak vagy a rendszergazdának ki kell töltenie az értékelési űrlapot.
legyen óvatos, amikor átírja a problémát. A következő példák nem feltétlenül ugyanazt jelentik:
- minden regionális igazgató bejelenti ajánlásait a konferencián.
- a regionális igazgatók a konferencián jelentik be ajánlásukat.
19. Írj rövid mondatokat. Az olvasható mondatok egyszerűek, aktívak, igenlőek és deklaratívak.,
minél több mondat tér el ettől a struktúrától, annál nehezebb megérteni a mondatot.
a hosszú, run-on mondatok alapvető gyengeséget jelentenekjogi dokumentumok.
A jogi dokumentumok gyakran tartalmaznak olyan feltételeket, amelyek összetett mondatokat eredményeznek, sok záradékkal.
minél összetettebb a mondat, annál nagyobb a nehézség a mondat tervezett jelentésének meghatározásában.
megoldások
- minden mondatban egy dolgot és csak egy dolgot jelölnek meg.
- ossza meg a hosszú mondatokat két vagy három rövid mondatra.
- távolítsa el az összes felesleges szót., Törekedjen egy egyszerű mondatra egy témával és igével. Távolítsa el a felesleges módosítókat.
- ha egy szabály alkalmazása előtt csak egy vagy két egyszerű feltételnek kell teljesülnie, először adja meg a feltételeket, majd adja meg a szabályt.
- ha egy szabály alkalmazása előtt két vagy összetettebb feltételnek kell teljesülnie, először adja meg a szabályt, majd adja meg a feltételeket.
- ha egy szabály alkalmazása előtt több feltételnek vagy alárendelt rendelkezésnek kell teljesülnie, használjon egy listát.
20. A listák felépítése világos és logikus. A lista fehér helyet biztosít, amely elválasztja a különböző feltételeket., A felsorolás segíthet elkerülni a “és” és “vagy”szavak által okozott kétértelműségi problémákat. Amikor felsorolja, használja a következő szabályokat:
- párhuzamos szerkezet használata. (Lásd a fenti 11. pont példáját.)
- sorolja fel az egyes elemeket úgy, hogy teljes gondolatot készítsen, amikor a bevezető szöveggel olvassa.
- ha a lista bevezető nyelve egy teljes mondat –
- zárja be a bevezetést egy kettősponttal; és
- a lista minden elemét külön mondattá tegye.,
- Ha a bevezető nyelv a lista hiányos mondat:
- a Végén, a bevezetés a dash;
- Vége a lista minden elemét, kivéve az utolsó elem egy pontosvessző;
- Után a pontosvessző a következő-utolsó elem a listában, írja, “de”, vagy “vagy” megfelelő; meg
- a Végén az a lista utolsó eleme egy időszak.
21. Használjon rövid bekezdéseket. Az író rövid, kompakt bekezdések segítségével javíthatja a rendelet egyértelműségét. Mindegyiknek egyetlen, egységes témával kell foglalkoznia., A hosszadalmas, Összetett vagy technikai megbeszéléseket egy sor kapcsolódó pontban kell bemutatni.
22. Használjon egy ellenőrző listát, majd külön tekintse át a tervezetet ezen elvek mindegyikére vonatkozóan.
Előző / Következő