L’échange électronique de données (EDI) est l’échange électronique d’informations commerciales selon un format normalisé; un processus qui permet à une entreprise d’envoyer des informations à une autre entreprise par voie électronique plutôt que sur papier. Les entités commerciales exerçant des activités par voie électronique sont appelées partenaires commerciaux.

De nombreux documents commerciaux peuvent être échangés en EDI, mais les deux plus courants sont les bons de commande et les factures., Au minimum, l’EDI remplace la préparation et le traitement du courrier associés à la communication commerciale traditionnelle. Cependant, le véritable pouvoir de l’EDI est qu’il standardise les informations communiquées dans les documents commerciaux, ce qui rend possible un échange « sans papier ».

La facture traditionnelle illustre ce que cela peut signifier. La plupart des entreprises créent des factures à l’aide d’un système informatique, impriment une copie papier de la facture et la postent au client. Dès réception, le client note fréquemment la facture et la saisit dans son propre système informatique., L’ensemble du processus n’est rien de plus que le transfert d’informations de l’ordinateur du vendeur à l’ordinateur du client. L’EDI permet de minimiser voire d’éliminer les étapes manuelles impliquées dans ce transfert.

Les améliorations apportées aux processus par EDI sont importantes et peuvent être spectaculaires., Par exemple, considérez la différence entre le papier traditionnel bon de commande et son équivalent électronique:

Traditionnelle Document en Échange d’un bon de Commande Un Document EDI Échange d’un bon de Commande
Ce processus prend normalement entre trois et cinq jours. Ce processus se produit normalement pendant la nuit et peut prendre moins d’une heure.,
  • L’acheteur prend une décision d’achat, crée le bon de commande et l’imprime.
  • L’acheteur envoie le bon de commande au fournisseur.
  • Le fournisseur reçoit le bon de commande et le saisit dans le système de saisie des commandes.
  • L’acheteur appelle le fournisseur pour déterminer si le bon de commande a été reçu, ou le fournisseur envoie à l’acheteur un accusé de réception de la commande.
  • L’acheteur prend une décision d’achat, crée le bon de commande mais ne l’imprime pas.,
  • Le logiciel EDI crée une version électronique du bon de commande et la transmet automatiquement au fournisseur.
  • Le système de saisie des commandes du fournisseur reçoit le bon de commande et le met à jour immédiatement après réception.
  • Le système de saisie de commande du fournisseur crée un accusé de réception et le transmet pour confirmer la réception.,

Bons de commande et factures via ORISS

Le système ORISS (Online Rapid Invoicing and Supply Solution) de Transentric pour les Fournisseurs non conformes à l’EDI permet à ces Fournisseurs de recevoir des Bons de commande et d’envoyer des factures via un navigateur Web.