L’échange électronique de données (EDI) est l’échange électronique d’informations commerciales selon un format normalisé; un processus qui permet à une entreprise d’envoyer des informations à une autre entreprise par voie électronique plutôt que sur papier. Les entités commerciales exerçant des activités par voie électronique sont appelées partenaires commerciaux.
De nombreux documents commerciaux peuvent être échangés en EDI, mais les deux plus courants sont les bons de commande et les factures., Au minimum, l’EDI remplace la préparation et le traitement du courrier associés à la communication commerciale traditionnelle. Cependant, le véritable pouvoir de l’EDI est qu’il standardise les informations communiquées dans les documents commerciaux, ce qui rend possible un échange « sans papier ».
La facture traditionnelle illustre ce que cela peut signifier. La plupart des entreprises créent des factures à l’aide d’un système informatique, impriment une copie papier de la facture et la postent au client. Dès réception, le client note fréquemment la facture et la saisit dans son propre système informatique., L’ensemble du processus n’est rien de plus que le transfert d’informations de l’ordinateur du vendeur à l’ordinateur du client. L’EDI permet de minimiser voire d’éliminer les étapes manuelles impliquées dans ce transfert.
Les améliorations apportées aux processus par EDI sont importantes et peuvent être spectaculaires., Par exemple, considérez la différence entre le papier traditionnel bon de commande et son équivalent électronique:
Traditionnelle Document en Échange d’un bon de Commande | Un Document EDI Échange d’un bon de Commande |
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Ce processus prend normalement entre trois et cinq jours. | Ce processus se produit normalement pendant la nuit et peut prendre moins d’une heure., |
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Bons de commande et factures via ORISS
Le système ORISS (Online Rapid Invoicing and Supply Solution) de Transentric pour les Fournisseurs non conformes à l’EDI permet à ces Fournisseurs de recevoir des Bons de commande et d’envoyer des factures via un navigateur Web.