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Principes d’une Écriture claire
1. Écrivez dans la voix active. La voix active élimine la confusion en vous forçant à nommerl’acteur dans une phrase. Cette construction indique clairement au lecteur qui doit accomplir le devoir.
La voix passive rend les phrases plus longues et rond-point. Qui est responsable est beaucoup moins évident. Passiveverbs ont une forme du verbe être plus le participe passé d’un verbe principal.,
| suis | est | sont | a | étaient | être | été |
en plus
un verbe principal se terminant habituellement par « en » ou « ed ».
des Exemples de passive des verbes:
- a été reçu,
- est envisagée,
- a été sélectionné.
La voix passive inverse l’ordre naturel et actif des phrases anglaises. Dans l’exemple passif suivant, le récepteur de l’action vient avant l’acteur.,
Passif: Le règlement a été rédigé par le rédacteur .
Actif: Le rédacteur a rédigé le règlement .
Les constructions passives sont déroutantes lorsqu’elles sont utilisées dans les règlements. Les phrases actives doivent avoir des acteurs, mais passivesles tons sont complets sans eux.
| Le matériel sera livré. | Par qui? |
| La date de début doit être décidé. | Par qui? |
| Les chiffres doivent être approuvés. | Par qui?, |
Mettre l’acteur avant le verbe vous oblige à être clair au sujet de la responsabilité.
- Le messager livrera le matériel.
- L’entrepreneur décidera de la date de début.
- L’administrateur doit approuver les chiffres.
La voix passive est appropriée lorsque l’acteur est inconnu, sans importance ou évident.Cela ne s’applique généralement pas dans le texte réglementaire.
- les Petits objets sont souvent volés.
- Les demandes ont été envoyées par la poste.
2. Utilisez des verbes d’action.,
Évitez d’utiliser des mots comme ceci:
| NE PAS DIRE | DIRE |
|---|---|
| donner de la considération à l’ | considérer |
| est applicable à l’ | s’applique à |
| paiement | rémunération |
| permettre la reconnaissance d’ | reconnaissance |
| est concerné par | préoccupations |
Ils sont appelés « une mention » — les noms avec les verbes à l’intérieur. Ils sont difficiles à lire et à allonger les phrases. Les verbes d’action sont plus courts et plus directs.
3., Utilisation « doit » au lieu de « est ».,
| doit | impose une obligation d’agir, mais peut être confondu avec la prédiction de l’avenir de l’action |
| va | prédit la future action |
| doit | impose l’obligation, indique une nécessité d’agir |
| ne doit pas | indique une interdiction |
| devrait | déduit de l’obligation, mais pas une nécessité absolue |
| mai | indique le pouvoir d’agir |
Pour imposer une obligation légale, l’utilisation « doit., »
Pour prédire l’action future, utiliser » volonté. »
NE DITES PAS: Le Gouverneur l’approuvera.
DITES: Le gouverneur doit l’approuver.
OU: Le gouverneur l’approuvera.
4. Soyez direct. Parlez directement à vos lecteurs. Utilisez l’humeur impérative. Les règlements se prêtent à ce style, en particulierprocédures, instructions pratiques et listes de tâches.
La franchise évite la voix passive:
DITES: Signez toutes les copies.
DITES: Joignez une copie de votre W – 2 à votre déclaration.
Ce style se traduit par des procédures plus courtes, plus nettes et plus faciles à comprendre.
5. Utiliser le présent de l’indicatif., Un règlement d’effet continu parle au moment où vous l’appliquez, pas au moment où vous le rédigez ou quand il devient effectif. Pour cette raison, vous devriez rédiger des règlements au présent. En rédigeant au présent, vous évitez les formes verbales compliquées et maladroites.
NE DITES PAS: L’amende pour conduite sans permis est de 10,00$.
DIRE: L’amende pour conduite sans permis est de 10,00$.
6. Écrivez positivement. Si vous pouvez exprimer avec précision une idée positivement ou négativement, exprimez-la positivement.,
NE DITES PAS: Le Gouverneur ne peut nommer d’autres personnes que celles qualifiées par l’Agence de gestion du personnel.
DIRE: Le Gouverneur doit nommer une personne qualifiée par l’Agence de gestion du personnel.
Une déclaration négative peut être claire. Utilisez-le si vous mettez en garde le lecteur.
NE MARCHEZ PAS
NE FUMEZ PAS
Mais évitez plusieurs négatifs dans une phrase.
NE DITES PAS: Un projet de démonstration ne sera pas approuvé à moins que toutes les exigences de la demande soient satisfaites.
DIRE: Un projet de démonstration ne sera approuvé que si le demandeur répond à toutes les exigences.,
Il est préférable d’exprimer même un négatif sous forme positive.
| NE PAS DIRE | DIRE |
|---|---|
| pas honnête | malhonnête |
| ne pas se souvenir d’ | oublié |
| ne faites pas attention à l’ | ignoré |
| ne pas rester à la réunion | a quitté la réunion |
| n’est pas conforme ou omis de se conformer |
violé |
7. Évitez d’utiliser des exceptions., Si possible, énoncer directement une règle ou une catégorie plutôt que de décrire cette règle ou cette catégorie en énonçant ses exceptions.
NE DITES PAS: Toutes les personnes sauf celles de 18 ans ou plus doivent…
DIRE: Chaque personne de moins de 18 ans doit…
Cependant, vous pouvez utiliser une exception si elle évite une liste longue et lourde ou une description élaborée. Lorsque vous utilisez une exception, indiquez d’abord la règle ou la catégorie, puis indiquez son exception.
NE DITES PAS: Alabama, Alaska,… et le Wyoming (une liste de 47 États) doit rationner…
DIRE: Chaque État sauf le Texas, le Nouveau-Mexique, et l’Arizona doit ration…, (Notez que la catégorie « chaque État » est établie en premier, puis les exceptions sont indiquées.)
8. Évitez les infinitifs divisés. L’infinitif divisé offense de nombreux lecteurs, alors évitez – le si vous le pouvez.
NE DITES PAS: Assurez-vous de répondre rapidement à l’invitation.
DITES: Assurez-vous de répondre rapidement à l’invitation. ou DITES: Assurez-vous de répondre rapidement à l’invitation.
9. Utilisez le nom singulier plutôt que le nom pluriel. Dans la mesure où votre sens le permet, utilisez un nom singulier au lieu d’un nom pluriel., Vous permettra d’éviter le problème de savoir si la règle s’applique séparément à chaque membre d’une classe ou conjointement à l’ensemble de la classe.
NE DITES PAS: Le gardien délivrera des badges de sécurité aux employés qui travaillent dans le Bâtiment D et le Bâtiment E.
DITES: Le gardien délivrera un badge de sécurité à chaque employé qui travaille dans le Bâtiment D et à chaque employé qui travaille dans le Bâtiment E.
sauf si vous voulez dire
Le gardien délivrera un badge de sécurité à chaque employé qui travaille dans le Bâtiment D et le Bâtiment E. (Il y a d’autres significations possibles.)
10. Être cohérent. N’utilisez pas de mots différents pour désigner les mêmes choses., La variation par souci de variation n’a pas sa place dans la rédaction du règlement. Utiliser un synonyme plutôt que de répéter le terme précis que vous avez l’intention ne fait que confondre le lecteur.
NE DITES PAS: Chaque propriétaire de véhicule automobile doit enregistrer sa voiture auprès de la Division automobile du Metropolitan Police Department.
DIRE: Chaque propriétaire d’automobile doit enregistrer son automobile auprès de la Division automobile du Metropolitan Police Department.
N’utilisez pas le même mot pour désigner des choses différentes.
NE DITES PAS: Le réservoir avait un réservoir de 200 gallons pour le carburant.
DIRE: Le réservoir avait un réservoir de carburant de 200 gallons.,
11. Utilisez une structure parallèle. Arrangez les phrases de sorte que les idées parallèles semblent parallèles. Ceci est important lorsque vous utilisez une liste.
Construction non parallèle:
Les fonctions du Secrétaire Exécutif du Comité d’administration sont les suivantes:
- Prendre les procès-verbaux de toutes les réunions; (phrase)
- Le Secrétaire Exécutif répond à toute la correspondance; et (clause)
- Rédaction des rapports mensuels. (sujet)
Construction parallèle:
- Pour prendre les procès-verbaux de toutes les réunions;
- Pour répondre à toute la correspondance; et
- Pour rédiger les rapports mensuels.
12., Préférez les mots simples. L’écriture du gouvernement devrait être digne, mais ne doit pas être pompeuse. L’écriture peut être digne lorsque la langue est simple, directe et forte. Pour rendre votre écriture plus claire et plus facile à lire-et donc plus efficace-préférez le mot simple.,
| NE PAS DIRE | DIRE |
|---|---|
| construire, fabriquer | make |
| lancer, commencer | commencer |
| résilier | fin |
| utiliser | utilisation |
| partie substantielle | grande partie |
| permis | autoriser |
13. Omettez les mots inutiles. N’utilisez pas de prépositions composées et d’autres expressions verbeuses lorsque le même sens peut être transmis avec un ou deux mots.,22a27ff7″>
14., Évitez les redondances. N’utilisez pas de paires de mots, si les mots ont le même effet ou si la signification de l’un incluait l’autre.
Exemples: Paires de mots à éviter
tout et tous les
autoriser et direct
cesser et de s’abstenir
chaque
pleine et entière
l’ordre et direct
signifie et comprend
nécessaire et souhaitable
15. Utiliser des mots concrets. L’écriture gouvernementale concerne souvent des sujets abstraits. Mais les mots abstraits peuvent être vagues et ouverts à différentsinterprétations., Mettez des instructions en mots simples et concrets.
| NE PAS DIRE | SI TU veux DIRE |
|---|---|
| véhicules | automobiles |
| armes | fusils |
| avion | hélicoptères |
16. N’utilisez pas de mots qui contrarient. Les mots peuvent attirer ou repousser les lecteurs. Il est possible de choisir des mots dans notre écriture qui ne font pasla mauvaise impression ou contrarier nos lecteurs. Utilisez des mots auxquels les gens réagissent favorablement plutôt que des mots qu’ils en veulent.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Évitez les sandwichs nominaux. L’écriture administrative utilise trop de grappes de noms-des groupes de noms « pris en sandwich » ensemble.Évitez ces constructions confuses en utilisant plus de prépositions.
NE DITES PAS: Développement de procédures de protection de la sécurité des travailleurs des mines souterraines.
DIRE: Développement de procédures souterraines pour la protection de la sécurité des travailleurs des mines.
OU PLUS PROBABLEMENT: Développement de procédures pour la protection de la sécurité des travailleurs dans les mines souterraines.
Quel sens est destiné devient plus clair lorsque ce sandwich de quatre mots est brisé.
18. N’utilisez pas de terminologie spécifique au genre.,il sexo-spécifique titre de l’emploi:
| NE PAS DIRE | DIRE |
|---|---|
| Marin | membre de l’Équipage |
| Dessinateur | Rédacteur |
| Hommes enrôlés | personnel Enrôlé |
| Pompier | Pompier |
| Contremaître | Superviseur |
| heures-personnes | Heures travaillées |
| main-d’œuvre | Personnel, de la main-d’œuvre |
Éviter le genre spécifique pronom lorsque l’antécédent peut être masculin ou féminin.,
NE DITES PAS: L’administrateur ou sa personne désignée doit remplir le formulaire d’évaluation.
DIRE: L’administrateur ou la personne désignée par l’administrateur doit remplir le formulaire d’évaluation.
soyez prudent lorsque vous réécrivez pour éviter le problème. Les exemples suivants n’ont pas nécessairement la même signification
- Chaque Directeur régional annoncera ses recommandations lors de la conférence.
- Les directeurs régionaux annonceront leur recommandation lors de la conférence.
19. Écrivez des phrases courtes. Les phrases lisibles sont simples, actives, affirmatives et déclaratives.,
Plus une phrase s’écarte de cette structure, plus la phrase est difficile à comprendre.
Longues, run-on phrases sont une faiblesse fondamentale dansdocuments juridiques.
Les documents juridiques contiennent souvent des conditions qui aboutissent à des phrases complexes avec de nombreuses clauses.
Plus la phrase est complexe, plus la possibilité de difficulté à déterminer le sens prévu de la phrase est grande.
Solutions
- l’État d’une chose et une seule chose dans chaque phrase.
- Divisez les phrases longues en deux ou trois phrases courtes.
- Supprimer tous les mots sont inutiles., Efforcez-vous d’obtenir une phrase simple avec un sujet et un verbe. Éliminez les modificateurs inutiles.
- Si seulement une ou deux conditions simples doivent être remplies avant qu’une règle s’applique, énoncer d’abord les conditions, puis énoncer la règle.
- Si deux ou plusieurs conditions complexes doivent être remplies avant qu’une règle ne s’applique, indiquez d’abord la règle, puis indiquez les conditions.
- Si plusieurs conditions ou dispositions subordonnées doivent être remplies avant qu’une règle s’applique, utilisez une liste.
20. Rendre les listes claires et logiques dans la structure. La liste fournit un espace blanc qui sépare les différentes conditions., La liste peut vous aideréviter les problèmes d’ambiguïté causés par les mots « et » et « ou ». Lorsque vous listez, utilisez les règles suivantes:
- Utilisez la structure parallèle. (Voir l’exemple au point 11 ci-dessus.)
- Liste chaque élément de sorte qu’il fait une pensée complète lorsqu’il est lu avec le texte d’introduction.
- Si la langue d’introduction de la liste est une phrase complète
- Terminez l’introduction par deux points; et
- Faites de chaque élément de la liste une phrase distincte.,
- Fin de l’introduction avec un tiret;
- à la Fin de chaque élément de la liste, sauf le dernier élément avec un point-virgule;
- Après le point-virgule dans l’avant-dernier élément de la liste, écrire « et » ou « ou » comme approprié; et
- à la Fin du dernier élément de la liste avec un point.
21. Utilisez de courts paragraphes. Un rédacteur peut améliorer la clarté d’un règlement en utilisant des paragraphes courts et compacts. Chaqueparagraphe devrait traiter d’un seul sujet unifié., Les discussions longues, complexes ou techniques devraient être présentées dans une série de paragraphes connexes.
22. Utilisez une liste de contrôle et examinez votre ébauche pour chacun de ces principes séparément.
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