- Un système de point de vente (POS) permet aux entreprises d’effectuer des achats, d’enregistrer des données de vente et d’afficher des rapports de performance commerciale.
- Certains systèmes de point de vente ont des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des employés, des clients et des stocks.
- Les entreprises devraient acheter un système qui s’intègre facilement à leurs autres plates-formes commerciales, comme les applications de comptabilité et de marketing.
Pour effectuer une transaction de vente, votre entreprise aura probablement besoin d’un système de point de vente., Il existe plusieurs types de systèmes de point de vente, chacun avec ses propres caractéristiques et fonctionnalités; par exemple, vous pouvez obtenir une plate-forme simple pour effectuer des transactions de vente ou qui comprend diverses capacités opérationnelles, comme la gestion des stocks.
Le meilleur système de point de vente pour votre entreprise dépend de la taille de votre entreprise, de son secteur d’activité, de son budget et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Il y a tellement de systèmes à choisir. Dans cet article, nous décomposons ce que fait un système de point de vente et quelles fonctionnalités vous devez être à l’affût pour que vous choisissiez un système parfait pour votre entreprise et votre budget.,
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qu’est Ce qu’un système d’ENCAISSEMENT?
Un système de point de vente comprend deux éléments: le logiciel de point de vente et le matériel de point de vente. Le logiciel POS est une plate-forme de technologie numérique qui complète les transactions d’achat. Les logiciels peuvent être basés sur le cloud ou sur un serveur local; cependant, les logiciels basés sur le cloud sont plus populaires auprès des propriétaires de petites entreprises en raison de leur facilité d’utilisation, de leur prix abordable, de leur sécurité et de leur commodité., Le logiciel basé sur le cloud vous permet d’accéder à vos données de vente à partir de n’importe quel appareil tant que vous disposez d’une connexion Internet – cela inclut même les appareils hors site. Bien que le logiciel basé sur serveur local offre plus de stabilité, il est plus cher et généralement destiné aux entreprises.
Le matériel de point de vente fait référence aux composants physiques – une tablette, un support de tablette, un tiroir – caisse, une imprimante de reçus et un lecteur de carte ou un terminal de carte de crédit-nécessaires pour effectuer la transaction de vente., Selon votre industrie et votre budget, vous pouvez intégrer du matériel de point de vente supplémentaire, y compris des scanners de codes à barres, des écrans d’affichage client, des dispositifs d’identification de l’appelant, des kiosques, des distributeurs de pièces de monnaie, des imprimantes de cuisine, des systèmes d’affichage de cuisine, des tableaux de menus numériques, des balances et
Les systèmes de point de vente mobiles deviennent le choix le plus courant pour les petites et moyennes entreprises, en particulier celles qui ont besoin d’une flexibilité supplémentaire dans leurs processus de vente.
Comment fonctionne un système de point de vente?
La fonction de base d’un système de point de vente est d’effectuer des transactions de vente., Cependant, Jared Weitz, PDG et fondateur de United Capital Source Inc., ces données de ces transactions peuvent être utilisées pour de nombreuses autres fonctions commerciales.
« Lorsqu’un client souhaite effectuer une transaction, vous utiliserez un système de point de vente pour exécuter son paiement( carte ou espèces) », a déclaré Weitz business.com. » Le POS générera la transaction et contiendra toutes les données recueillies à partir de celui-ci. Ces données peuvent ensuite être stockées dans le système pour le suivi des stocks, les rapports financiers et l’hébergement des informations client pour un contact et une référence futurs., »
Idéalement, votre système de point de vente aura des capacités supplémentaires plutôt que de simplement enregistrer les ventes. Certains systèmes de point de vente s’intègrent à d’autres programmes pour automatiser les opérations commerciales et rationaliser le partage d’informations. Par exemple, certaines solutions de point de vente s’intègrent parfaitement aux plateformes de comptabilité et de marketing.
« Les systèmes de point de vente de qualité permettent au propriétaire d’entreprise de gérer tous les aspects des opérations avec de multiples fonctionnalités, y compris des outils de reporting pour aider à analyser les données et à prendre des décisions commerciales éclairées », a déclaré Annie Legge, responsable du marketing chez 3S POS., « En automatisant diverses tâches commerciales avec, vous pourrez consacrer plus de temps à d’autres domaines de l’entreprise. »
Quelles sont les principales caractéristiques d’un système d’ENCAISSEMENT?
Les systèmes POS ont des fonctionnalités qui vous aideront à mieux gérer votre processus de vente et à améliorer le service à la clientèle.
« Un système de point de vente est le centre central de la majorité des besoins de votre entreprise – ventes, inventaire, gestion de la clientèle, même avantages sociaux et suivi des heures », a déclaré Weitz. « Un élément important d’un point de vente est le fait que tout peut vivre au même endroit., »
Lorsque vous recherchez le meilleur système de point de vente pour votre entreprise, envisagez un système qui présente les caractéristiques suivantes:
- Capacités d’achat: Vos employés peuvent utiliser le système de point de vente pour numériser ou saisir les articles achetés par un client, ajouter les taxes et calculer le montant total de la vente. Le système acceptera alors le paiement et générera un reçu.
- Enregistrement des données de vente: Le système POS enregistre et stocke les données de vente des clients dans le cloud ou sur site sur un serveur local, selon le système que vous choisissez.,
- Suivi et gestion des stocks: Vous pouvez créer un catalogue de produits ou un menu dans le système que vous utilisez lorsque vous sonnez les commandes des clients. Les meilleurs systèmes de point de vente suivent également les stocks et mettent automatiquement à jour les quantités à mesure que les articles sont vendus. Certains ont des alertes de faible stock et des fonctionnalités de commande d’achat.
- Intégration de tiers: Si vous utilisez d’autres programmes d’entreprise pour gérer votre entreprise, tels que les logiciels de comptabilité, la paie et le marketing par e-mail, vous voulez un système de point de vente qui s’intègre de manière transparente avec des applications tierces., Cela permet aux différentes applications de partager automatiquement des informations, éliminant ainsi le besoin de télécharger et de télécharger manuellement des rapports, des listes de clients et d’autres données.
- Rapports: Le système POS peut générer une variété de rapports qui vous aident à mesurer les performances de l’entreprise et à analyser les données de vos ventes, produits, clients et employés.
- Programmes de fidélisation et gestion de la clientèle: La plupart des systèmes de point de vente disposent d’outils de gestion de la clientèle de base qui vous permettent d’enregistrer des informations sur les clients et de créer des profils de clients que vous pouvez utiliser à des fins de marketing., Les programmes de fidélité sont souvent disponibles en tant que fonctionnalité complémentaire (qui coûte un supplément) ou en tant qu’intégration.
- Gestion des employés: Le système de point de vente doit vous permettre de restreindre l’accès et les capacités des employés et d’enregistrer les ventes des employés. Certaines incluent des fonctionnalités de suivi du temps et de planification, mais ces fonctionnalités sont souvent des add-ons ou des intégrations.
Bien que toutes les fonctionnalités ne s’appliquent pas à votre entreprise ou à votre secteur d’activité, vous aurez à tout le moins besoin de capacités d’achat et d’enregistrement des ventes., Brian Cairns, PDG de ProStrategix Consulting, a déclaré que la plupart des entreprises bénéficient du suivi et de l’intégration des stocks.
« Cela profite à l’entreprise lorsque les systèmes de point de vente ont un contrôle des stocks et une interface avec votre logiciel de comptabilité afin que vous puissiez enregistrer automatiquement le revenu total, les remises, les retours, le coût des marchandises, les taxes de vente, etc. », a déclaré Cairns.
Legge a déclaré que tout bon système de point de vente vous donnera accès à des données précieuses et à des outils de reporting afin que vous puissiez obtenir des informations sur les tendances et la performance globale de l’entreprise par rapport à vos objectifs.,
« Les modules comprennent le contrôle des stocks, les ventes, la gestion de la relation client, les réservations, les comptes et la gestion du personnel », a déclaré Legge. « Avec ce type de système fiable en place, vous repérerez les zones qui fonctionnent bien et améliorerez celles qui nécessitent plus d’attention. En suivant ce processus, votre entreprise deviendra plus efficace. »
Bien que les capacités de gestion des employés et des clients ne soient pas toujours des fonctionnalités nécessaires, Legge a déclaré que celles-ci peuvent être extrêmement utiles pour fidéliser la marque, se connecter avec vos clients et gérer les employés.,
» système vous permet de vous connecter avec vos clients sur un tout nouveau niveau », dit-elle. « Avec les programmes de récompense, les cartes de fidélité de marque et les promotions via des applications intégrées, il y a plus de place pour une relation à développer avec vos clients. Du point de vue des RH et de l’engagement des employés, le bon système vous donnera un aperçu de la performance et de la fréquentation. »
les Coûts d’un système d’ENCAISSEMENT
les systèmes POS sont un investissement. Comprendre comment ils auront un impact sur la budgétisation est une question de ventilation de leurs coûts.
Matériel
Comme tout système, les coûts du matériel POS varient., La plupart dépendra de ce que vous voulez et dont vous avez besoin. Certains éléments matériels à considérer sont un iPad (ou d’autres appareils à écran tactile), un lecteur de codes à barres, un tiroir-caisse et une imprimante de reçus.
Les petites entreprises peuvent souvent s’en tirer avec un iPad et des reçus numériques. Si votre magasin connaît un volume élevé de clients, cependant, vous aurez besoin de fonctionnalités telles que les reçus physiques et la gestion de la trésorerie. Les scanners de codes à barres aident avec des inventaires plus volumineux et fluides.,
Dans l’ensemble, vous pourriez vous attendre à dépenser de 300 $(329 for pour un iPad actuel) à des milliers de dollars si votre point de vente est un ordinateur autonome avec toutes les cloches et de sifflets. Ces prix sont par station.
Logiciel
Les coûts des logiciels varient également considérablement. Les applications logicielles les plus simples génèrent un reçu pour chaque vente (généralement sous forme numérique). Même les logiciels de base incluent généralement un suivi et une analyse des ventes, bien qu’ils puissent être assez légers. Un logiciel avancé est capable de suivre votre inventaire et de le maintenir réapprovisionné, et il fournit des analyses détaillées des ventes., Il peut unifier les systèmes de point de vente à travers les emplacements et dispose d’un support omnicanal. Votre gamme de prix va de 99 a par mois jusqu’à 10 000 a par mois pour les systèmes les plus avancés.
Services
Les services comprennent le traitement des paiements, la facturation des contrats et le support informatique. Vous pouvez trouver beaucoup d’autres services de niche, mais ce sont les plus courants. L’étendue des services rendus aura une incidence sur leurs coûts, mais le traitement des paiements est presque toujours la dépense la plus importante. Il est aussi varié que n’importe quoi, mais il est généralement facturé par transaction. Par exemple, Shopify facture 2,5% pour le traitement des paiements.,
Conseils pour choisir le meilleur système de point de vente pour votre entreprise
Savoir ce qu’un point de vente peut faire et combien il en coûtera peut vous aider à prendre une bonne décision. Ces conseils vous aideront à mettre ces idées en contexte pour choisir le meilleur système possible.
Traffic
C’est la première considération, car elle dicte ce dont vous avez besoin de votre point de vente. En règle générale, les systèmes moins coûteux fonctionnent un peu plus lentement, ce qui les rend plus adaptés aux détaillants qui connaissent une faible quantité de trafic. L’inverse est également vrai.
Nombre de points de vente
Combien de points de vente avez-vous besoin?, Sont-ils fixes ou mobiles? Les réponses à ces questions détermineront bon nombre de vos choix. Les fournisseurs mobiles ont besoin de matériel sensiblement différent d’un seul magasin avec une caisse enregistreuse. Si vous avez besoin de plusieurs stations de vente, regardez les prix groupés.
Caractéristiques
Il y a d’innombrables fonctionnalités à considérer, mais quatre, en particulier, à prêter attention sont le traitement des paiements, le support, l’inventaire et l’analyse. L’importance des fonctionnalités varie en fonction de votre entreprise., Par exemple, si vous avez un certain savoir-faire technique ou un accès à des services informatiques, le support peut être moins problématique qu’une opération individuelle. Le traitement des paiements peut inclure des méthodes que vos clients préfèrent utiliser lorsqu’ils fréquentent votre entreprise. – Ils payer en espèces, parfois? Tout le temps? Certains clients paient – ils avec un chèque? Tenez compte des préférences de vos clients. Enfin, avec l’inventaire, certains magasins ont besoin d’une intégration puissante de la gestion des stocks. Certaines entreprises n’ont aucun inventaire du tout.,
Vos besoins varient avec le système de point de vente, mais en prenant le temps d’évaluer les fonctionnalités les plus importantes pour vous – et vos clients – vous pourrez trouver un système de point de vente qui convient bien à votre magasin et qui est facile à installer et à utiliser.
Système POS foire aux questions
Q: Pouvez-vous utiliser un système POS sur votre téléphone?
A: La réponse courte: oui. Il existe deux façons différentes d’utiliser un système de point de vente sur votre téléphone. La première option consiste à enregistrer vos données de vente sur une application logicielle de point de vente basée sur le cloud.,
« Les systèmes de point de vente modernes permettent au propriétaire de l’entreprise d’accéder à des données et des rapports précieux via n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet, y compris un téléphone mobile », a déclaré Legge. « Comme les données du point de vente sont sauvegardées sur le serveur cloud, l’accès aux données peut être effectué via un portail dans un navigateur Internet ou une application dédiée. »
La deuxième option, qui est peut-être plus pratique que la première, consiste à effectuer des transactions de vente directement à partir de votre appareil mobile., Legge a déclaré que les fournisseurs de point de vente mobiles basés sur le cloud, en particulier ceux du secteur de la vente au détail, permettent aux propriétaires de petites entreprises d’avoir une application de point de vente de base sur leur appareil mobile et de prendre des paiements via un petit terminal de carte portable.
« C’est idéal pour les détaillants et les entreprises qui ont plus d’un emplacement, qui se déplacent pour la distribution ou vendent des produits lors de salons commerciaux, de stands et de marchés en déplacement », a ajouté Weitz.
Q: Quelle est la différence entre un système de point de vente et une caisse enregistreuse?
R: La réponse courte: Une caisse enregistreuse fait partie d’un système de point de vente., L’utilisation d’une caisse enregistreuse en elle-même est une façon quelque peu désuète de gérer les ventes, car la fonctionnalité d’une caisse enregistreuse se limite au calcul des ventes.
« Une caisse enregistreuse capture simplement la transaction: prix d’achat moins les remises, etc. », a déclaré Cairns. « Une caisse enregistreuse seule nécessiterait un système plus manuel où les ventes sont comptées à la fin de la journée, et des rabais, des retours, des promotions, etc., serait ajouté pour équilibrer l’argent à la fin de la journée. »
Cette façon d’enregistrer les ventes vous oblige à maintenir un système distinct pour la gestion des stocks et la tenue de livres., Cela augmente également la probabilité d’erreurs, alors qu’avec un système de point de vente, encore une fois, en fonction de celui que vous achetez, ces fonctions peuvent être automatisées.
Votre budget et la taille de votre entreprise seront les deux principaux facteurs décisifs.
« Si vous avez une petite entreprise avec quelques transactions et un inventaire minimal, un système de point de vente pourrait être trop cher », a déclaré Cairns. « Si vous avez de nombreuses transactions sur un certain nombre d’articles vendables, le temps gagné par le point de vente serait probablement payant. »
Q: Quelle est la différence entre un système de point de vente et un logiciel de point de vente?,
R: La réponse courte: Le logiciel POS fait partie d’un système POS. Le logiciel POS est la plate-forme utilisée pour effectuer des transactions de vente, en plus de gérer d’autres intégrations commerciales. Un système de point de vente est la combinaison du matériel de point de vente (par exemple, une tablette, un tiroir-caisse, une imprimante de reçus et un lecteur de carte de crédit) et du logiciel.
Lorsque vous choisissez un système de point de vente pour votre entreprise, tenez compte de vos besoins actuels et futurs.,
« Si vous construisez une petite entreprise, investissez dans un point de vente plus avancé qui non seulement répondra à vos besoins aujourd’hui, mais vous préparera au succès sur la route », a déclaré Weitz. « Devoir faire des ajustements et des achats plus importants plus tard ne vous ralentira que lorsque votre entreprise sera prête pour la croissance. »
Q: Quels sont les différents types de systèmes POS?
R: La réponse courte: mobile / tablette, terminal, kiosque en ligne (basé sur le cloud) et libre-service-ou parfois une combinaison des différentes options., Étant donné qu’un système de point de vente est composé de logiciels et de matériel, le type de système de point de vente que vous créez peut varier. Vous pouvez disposer d’un système basé sur le cloud (en ligne) ou d’un système basé sur un serveur local (sur site).
Lorsque vous choisissez le matériel pour votre système, vous pouvez choisir un système de point de vente mobile / tablette ou un système de terminal fixe. Les tablettes / mobiles sont le type de point de vente le plus populaire et le plus souhaité, car ils offrent une grande flexibilité. Un terminal est un système tout-en-un qui a à la fois le logiciel et le matériel, bien que « terminal » décrit également les combos ordinateur/écran tactile., Les terminaux ont tendance à être grands et encombrants; cependant, des versions plus petites et plus élégantes ont récemment été introduites, ce qui est plus souhaitable que leurs homologues hérités.
Les kiosques libre-service sont essentiellement des appareils tout-en-un. Les petites entreprises peuvent utiliser un système de point de vente pour tablette doté d’un paramètre de mode kiosque que les clients peuvent utiliser. Ceci est généralement disponible avec les systèmes de point de vente de restaurant, mais il existe également quelques systèmes de vente au détail dotés de cette capacité.
Q: Avez-vous besoin d’un système de point de vente complet ou de composants spécifiques?
A: La réponse courte: Cela dépend de votre entreprise., Les très petites entreprises avec seulement quelques ventes peuvent n’avoir besoin que d’une tablette, d’un lecteur de carte et d’une imprimante de reçus. La plupart des entreprises ont besoin d’un lecteur de carte (ou d’un terminal de carte de crédit), d’une imprimante de reçus et d’un moyen de stocker leur argent (un tiroir-caisse). Vous aurez également probablement besoin d’un appareil pour enregistrer les informations sur (par exemple, une tablette ou un terminal).
Q: Pourquoi les systèmes POS sont-ils importants?
A: Le POS gère physiquement les flux de trésorerie de votre entreprise. Si vous ne pouvez pas prendre de l’argent, vous n’avez pas une entreprise. Le POS est intégral. Il doit être fiable et précis., Il peut également fournir des avantages modernes au-delà du stockage d’espèces (comme les données et les analyses).
Les entreprises de détail peuvent avoir besoin de composants supplémentaires tels que des scanners de codes à barres, des écrans d’affichage des clients et des distributeurs de pièces. Les restaurants ou les bars peuvent avoir besoin de kiosques, d’imprimantes de cuisine, de balances, etc.