Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé?
Un manuel de l’employé est un document qui communique la mission, les politiques et les attentes de votre entreprise. Les employeurs donnent cela aux employés pour clarifier leurs droits et responsabilités lorsqu’ils sont employés par l’entreprise.
Pour vous aider à créer le meilleur manuel des employés, nous avons conçu un modèle pour vous donner une longueur d’avance dans la création de votre propre document. Téléchargez le modèle complet du Manuel de l’employé dans .,format doc et pdf en cliquant sur les liens en bas de cette page.
Les mots entre parenthèses sont des espaces réservés-remplacez-les par les directives spécifiques de votre entreprise. De plus, n’hésitez pas à modifier la langue de ce modèle pour qu’il corresponde à la culture de votre entreprise.,
Voici ce qui devrait être inclus dans un manuel de l’employé; notre modèle couvre toutes les politiques importantes d’un manuel de l’employé:
- Bases de l’emploi
- Politiques sur le lieu de travail
- Code de conduite
- Rémunération et développement
- Avantages et avantages
- Heures de travail, Prise de force et vacances
- Démission et de votre manuel, cliquez sur chacune des sections suivantes pour les télécharger séparément.,
En liant ces sections ensemble, vous pouvez créer un manuel complet des employés de l’entreprise. Le modèle complet comprend ces sections ainsi qu’une introduction afin que vous puissiez accueillir de nouveaux employés dans votre entreprise.
Pour soutenir vos efforts encore plus loin, voici notre guide sur ce que chaque section implique et des conseils pour étoffer votre propre manuel des employés correspondant aux exigences de votre entreprise:
Gardez à l’esprit que nos exemples de manuel des employés et des conseils pertinents ne sont pas des documents juridiques et peuvent ne pas prendre, Ni l’auteur ni Workable n’assumeront aucune responsabilité légale pouvant découler de l’utilisation de ces modèles. Veuillez demander à votre avocat d’examiner vos documents de politique finalisés ou votre manuel.
Bases de l’emploi
Cette section est principalement informative et vous aide à établir des définitions de base liées à l’emploi. Cela donnera à vos employés une idée des termes de leur contrat et de la classification de leur emploi. Ils peuvent utiliser cette section comme une ressource pour se replier sur chaque fois qu’ils ont des questions de base.
En outre, c’est un bon endroit pour établir des règles concernant la participation., Vous pouvez également expliquer votre processus de recrutement pour préparer les futurs responsables du recrutement dans votre entreprise.
Voici le contenu de notre modèle de base de l’emploi:
- Types de contrats de travail. Définissez les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que les stagiaires, les apprentis et les autres travailleurs que vous employez.
- L’égalité des chances en matière d’emploi. Ceci est une déclaration nécessaire, non seulement à des fins juridiques, mais aussi pour promouvoir une culture de méritocratie et de respect dans votre lieu de travail.
- processus de Recrutement et sélection. Ici, décrivez les étapes habituelles de votre processus d’embauche., En outre, si vous effectuez souvent des vérifications pré-emploi, définissez l’étape où les gestionnaires d’embauche peuvent ordonner ces vérifications et même comment les gérer. De même, si vous avez un programme de parrainage permanent ou si vous émettez souvent des récompenses de parrainage, c’est un bon endroit pour décrire la procédure et les directives connexes.
- la Fréquentation. Règles de l’État concernant la présence: par exemple, ce que les employés doivent faire lorsqu’ils ne peuvent pas se rendre au travail ou dans quels cas vous pouvez excuser une absence non déclarée.
Politiques du lieu de travail
Cette section décrit ce qu’est et devrait être votre lieu de travail., Il s’agit des conditions dans lesquelles vos employés travaillent. Incluez des politiques telles que la lutte contre le harcèlement et la santé et la sécurité dans votre manuel des employés afin de créer un lieu de travail légal et agréable où vos employés peuvent s’épanouir.
Nous avons conçu un modèle pour vous aider à élaborer votre section des politiques en milieu de travail. Voici les politiques incluses avec des conseils sur la façon de les personnaliser pour votre propre lieu de travail:
- Confidentialité et protection des données. Notre modèle énonce des règles de base sur la protection des informations, mais vous devez le modifier pour tenir compte des lois spécifiques qui s’appliquent à votre entreprise., Mentionnez ces lois et comment vous vous assurez de les respecter, ainsi que ce que vous attendez des employés.
- le Harcèlement et la violence. Le respect envers et envers les collègues est une partie importante d’une vie de travail harmonieuse. Dans cette section, vous pouvez affirmer fermement votre engagement à éliminer le harcèlement et la violence en milieu de travail. Vous définirez également ce qui compte comme harcèlement, ainsi que les répercussions possibles.
- lieu de Travail de la sécurité et de la santé. Cette section présentera les lignes directrices que les employés doivent suivre pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire., Vous pouvez ajouter des mesures que votre entreprise a prises pour se conformer aux lois sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que pour protéger les employés dans les emplois dangereux ou contre les urgences. Notre modèle comprend spécifiquement des sections sur les mesures préventives, la gestion des urgences, le tabagisme et un milieu de travail sans drogue. Vous pouvez également ajouter une politique de santé mentale si votre entreprise a des dispositions pertinentes.
Code de Conduite
Ton Code de Conduite fournit un cadre pour le comportement des employés., Vous décrirez comment vous vous attendez à ce que les employés traitent les autres, qu’ils soient collègues, partenaires, clients ou parties prenantes externes. Il s’agit d’éthique et de confiance – et de créer un espace sûr et professionnel pour tout le monde.
Pour travailler sur votre propre Code de conduite, utilisez notre modèle complet qui comprend les sections suivantes:
- Code vestimentaire. Ici vous pouvez indiquer le code vestimentaire de votre entreprise, même si vous n’en avez pas. Les employés doivent savoir ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas porter. Décrivez autant que possible les exigences; par exemple, que signifie « tenue formelle » pour votre entreprise?,
- Cybersécurité et appareils numériques. Adressez-vous à l’utilisation d’Internet, aux téléphones cellulaires de l’entreprise, aux courriels d’entreprise et à l’utilisation des médias sociaux (professionnels et personnels). Établissez des directives sans être trop restrictives envers les employés; la plupart des gens s’attendent à avoir une certaine liberté dans ces domaines tant qu’ils suivent les directives de sécurité et de protection des données.
- les Conflits d’intérêts. Ici, vous pouvez décrire ce qui constitue un conflit d’intérêts, ce que les employés peuvent faire lorsqu’ils sont confrontés à un, et quelles sont les conséquences pour enfreindre intelligemment les lois pertinentes ou les règles de l’entreprise.,
- Relations avec les employés et fraternisation. Alors que de nombreuses entreprises sont flexibles en ce qui concerne les employés qui deviennent amis ou sortir ensemble, certaines règles sont nécessaires pour éviter les commérages ou les scènes non professionnelles.
- l’Emploi de membres de la famille. Cette section est importante pour éviter les accusations de népotisme et de favoritisme. Donnez des directives spécifiques sur les relations de travail autorisées entre les proches de votre entreprise.
- Visiteurs du lieu de travail. C’est une question de sécurité ainsi que de protection des données et des biens de l’entreprise., Décrivez le processus d’amener les visiteurs dans les locaux de l’entreprise pour vous assurer que les employés sont toujours alertes et responsables.
- Sollicitation et distribution. Dans cette section, vous pouvez faire référence aux tentatives d’étrangers ou d’employés de solliciter ou de distribuer des dépliants, des produits ou des services et à la façon dont les employés peuvent gérer ces cas.
Rémunération et développement
Cette partie explique comment vous payez et récompensez les employés pour leur travail et les aidez à se développer. Grâce à ces politiques, vous montrez que vous appréciez les employés et les motivez à continuer à travailler avec vous.,
Pour travailler à ce sujet, consultez notre modèle de rémunération et de développement, y compris les sections suivantes:
- Statut de la rémunération et paie. Cette partie est principalement importante pour les États-Unis qui ont des lois sur les employés exonérés et non exonérés. Vous pouvez expliquer le cadre juridique et clarifier les règles relatives aux heures supplémentaires. Vous pouvez également mentionner les jours où les employés reçoivent leur salaire ou leur salaire.
- la gestion de la Performance. Cette section aide les employés à comprendre comment leur performance sera évaluée et prépare également les gestionnaires aux tâches de gestion., Vous pouvez mentionner les objectifs des évaluations de performance et la façon dont vous vous attendez à ce que les gestionnaires dirigent leur équipe.
- Formation et perfectionnement des employés. C’est votre chance de mettre en évidence une grande partie de votre stratégie de rétention — en vous assurant que les employés s’améliorent personnellement et professionnellement. Vous pouvez mentionner les possibilités de formation et les budgets d’éducation, le cas échéant.
Avantages et avantages
Avez-vous déjà eu un employé dire quelque chose comme: « Gee, je ne savais pas que nous avions un rabais de gym »? C’est probable: souvent, les employés ne sont pas au courant de l’étendue des avantages et des avantages offerts par votre entreprise., Cette section vous aide à tenir les employés bien informés à ce sujet.
Notre modèle avantages et avantages comprend les sections suivantes (mais ajoutez vos propres avantages et avantages uniques):
- Santé des employés. Cela pourrait être n’importe quoi de l’assurance maladie privée à l’adhésion au gymnase aux programmes de bien-être. Insérez également des explications sur les lois pertinentes telles que la FMLA et le COBRA.
- l’indemnisation des Travailleurs. Décrivez le processus que les employés devraient suivre en cas de blessure au travail et quels avantages vous offrirez. Modifiez notre modèle en fonction des lois applicables dans votre région.
- Travailler de la maison., La capacité de travailler à domicile est un avantage avec une popularité croissante. Indiquez comment les employés peuvent demander le travail à distance et quelles règles ils doivent suivre (par exemple, la cybersécurité à domicile). En outre, décrivez les règles pour les travailleurs à distance en permanence.
- frais de personnel. Mentionnez les dépenses liées au travail que vous couvrirez et le processus de demande de remboursement.
- une voiture de Société. Si vous offrez des voitures de société à titre d’avantage, assurez-vous d’informer les employés de la façon dont vous vous attendez à ce qu’ils se comportent lors de l’utilisation de la voiture et des dépenses que vous compenserez (par exemple, l’essence et les péages.)
- un Parking., De même que l’avantage voiture de société, si vous offrez un parking gratuit au bureau, informez les employés comment gérer leur espace alloué. Si vous avez un nombre limité de places de stationnement à donner, décrivez les critères que vous utilisez pour attribuer ces places.
- Équipement émis par l’entreprise. Si vous donnez de l’équipement aux employés (comme les téléphones, les ordinateurs portables, etc.), informez-les de la façon dont ils devraient s’en occuper. Mentionnez également ce qui se passe lorsque cet équipement est volé ou endommagé.,
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des Heures de Travail, de prise de force et de Vacances
C’est l’une des sections les employés ne se soucient le plus. En rejoignant votre entreprise, ils veulent apprendre comment ils peuvent partager leur temps entre le travail et les loisirs ou les responsabilités hors du travail.
Rédigez vos propres politiques pertinentes à l’aide de notre modèle facile à modifier contenant les sections suivantes:
- Heures de travail et congés payés (PTO). Mentionnez vos heures de travail à l’échelle de l’entreprise et toutes les exceptions., Ensuite, indiquez le nombre de jours de congé payés que vous fournissez aux employés et expliquez le processus de demande de prise de force.
- les jours Fériés. Énumérez tous les jours fériés que votre entreprise observe et expliquez comment vous les compenserez si les employés doivent travailler ces jours-là.
- les congés de maladie. Décrivez ce que la loi vous oblige à offrir aux employés et ajoutez tous les congés de maladie supplémentaires que vous avez décidé d’offrir. Vous pourriez inclure à la fois les définitions de la maladie à court terme et de la maladie à long terme.
- un congé de Deuil., Donnez quelques jours de congé de deuil aux employés qui perdent un être cher — c’est un avantage compatissant qui peut vous aider à établir des relations de confiance avec les employés.
- Devoir de jury et vote. Décrivez la loi concernant le congé pour ces devoirs civiques et quels documents les employés pourraient avoir besoin d’apporter.
- le congé Parental. Cela peut inclure les congés de paternité et de maternité prescrits par la loi ou parrainés par l’entreprise pour les employés qui ont ou adoptent un bébé. Vous pouvez également inclure des avantages concernant les allocations parentales, comme quelques heures de congé pour assister à des réunions scolaires.,
Démission et licenciement des employés
Si quelque chose ne fonctionne pas, les employés doivent avoir une idée de la fin de leur relation de travail avec votre entreprise. Surtout s’il y a un processus disciplinaire impliqué.
Nous avons créé un modèle « Quitter notre entreprise” pour résoudre les problèmes pertinents. Voici un aperçu du contenu:
- Discipline progressive. Passez en revue les étapes de votre processus de discipline progressive et la façon dont vous vous attendez à ce que les gestionnaires le gèrent.
- Démission., Dans les cas où un employé démissionne, il doit savoir quelle devrait être sa période de préavis ainsi que le processus de démission. C’est aussi une bonne occasion d’aborder des questions comme le remboursement des frais de scolarité ou de réinstallation et d’interdire expressément la démission forcée.
- la Résiliation. Spécifiez les lois applicables et votre propre processus interne de licenciement des employés. Mentionnez les conditions d’octroi de l’indemnité de départ et la façon dont vous indemniserez les congés annuels et les congés de maladie restants.
- Références. Ajoutez un petit commentaire sur les références aux employés qui ont démissionné ou ont été licenciés., Par exemple, si un employé a été licencié pour un motif valable, vous avez le droit de refuser de lui fournir des références.
Conclusion
Vous pouvez utiliser la conclusion pour donner un avis sur les révisions futures et demander aux employés de reconnaître qu’ils ont lu le manuel. Voici notre modèle pour le faire.
Fermez cependant votre manuel de l’employé sur une note positive. Réitérez à quel point vous êtes heureux qu’un employé travaille maintenant avec vous et accueillez-le dans votre équipe. Regardez les exemples de manuel des employés pour vous inspirer, mais assurez-vous d’écrire dans le ton et la voix de votre propre entreprise.,
Téléchargez le manuel de l’employé pdf et commencez à construire le vôtre!
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