• Ott Jõgi

  • 12 mai 2015

Baisse de l’efficacité, manque de concentration, pas de lecteur. Sonne comme la fièvre du printemps, vous ne pensez pas? Mais ce sont tous les effets négatifs lorsque vous n’utilisez pas de rapport d’étape.

Ce sont les choses qui arrivent aux entreprises de temps en temps. Il arrive une étape où la productivité tombe profondément en dessous d’un niveau critique. Comme c’est le cas avec notre corps qui a besoin du bon mélange de nutriments pour s’améliorer, nous devrions donner à nos organisations un traitement approprié si nous voulons qu’elles réussissent.,

Cela fait plus de 5 ans que Weekdone a commencé à fournir à des équipes comme la vôtre un logiciel de reporting d’avancement. Avec Weekdone étant gratuit pour les petites équipes et offrant un essai gratuit de deux semaines pour tout le monde, nous essayons vraiment de rendre les rapports d’avancement faciles pour nos clients (vous êtes toujours les bienvenus pour l’essayer ici.)

Weekdone n’est pas si arrogant que d’appeler notre service un « médecin d’entreprise », mais il existe un remède simple pour ceux d’entre vous qui cherchent à économiser votre productivité.

modèle de rapport d’étape., (exemple de modèle)

Les rapports d’avancement sont l’un des meilleurs outils de gestion que vous pouvez utiliser pour relancer la productivité de votre entreprise. Un excellent moyen de l’automatiser est d’utiliser un outil logiciel spécial comme Weekdone. Les informations contenues dans ces rapports aident les employés à suivre leurs progrès tout en observant les objectifs de l’entreprise et de l’équipe.

Cependant, peu de gens connaissent les avantages des rapports d’étape.

Donc, nous allons résoudre ce problème.

Les rapports d’étape utilisés par les équipes encouragent l’engagement et la transparence., Selon l’American Society for Training and Development, avoir un endroit spécifique pour vérifier vos progrès augmente la probabilité d’atteindre un objectif de 95%.

Pour les gestionnaires, les rapports d’étape offrent des informations concrètes sur les contributions de vos employés. Il encourage l’échange d’idées et d’opinions. Honnêtement, c’est une forme très simple de communication bidirectionnelle. Avec quelques lignes directrices et une compréhension de base du format, tout le monde peut déposer un excellent rapport par lui-même.,

Progress Report – The Basics

La base de tout bon rapport d’étape est une « méthodologie PPP », quelque chose que le logiciel Weekdone est construit sur. Cela représente le Progrès, les Plans et les Problèmes. Cela peut sembler trop simpliste, mais il y a un cadre profond caché en dessous.

Comme Cleve Gibbon l’a bien dit, le PPP est « riche en trucs, faible en peluches”. Son opinion est partagée par des gens comme Emi Gal (PDG de Brainient) et Colin Nederkoorn (PDG de Customer.io), qui utilisent tous deux le PPP pour organiser et rationaliser leurs entreprises respectives., Même des entreprises comme Skype, Ebay et Facebook ont profité des avantages du PPP.

Alors, que signifie exactement PPP?

tout d’Abord, il y a des Progrès. Progress répertorie les réalisations des employés, les éléments finis et les tâches fermées. Cette catégorie donne une bonne évaluation de la quantité de travail effectué.

Les plans sont des buts et objectifs immédiats ou à long terme. Tous les points énumérés dans les plans sont des points de progrès potentiels., Cependant, laissez de la place pour des changements et acceptez que vos plans ne soient pas gravés dans le marbre.

Troisièmement, il y a des Problèmes. Les problèmes posent des défis et des pièges. Certaines personnes laissent corriger les erreurs pour la fin, mais il est fortement recommandé de le faire tout au long du projet.

Lorsque vous gardez à l’esprit ces trois choses, vous avez déjà ce qu’il faut pour écrire un rapport simple. Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Weekdone après votre inscription, ces trois catégories sont celles du formulaire de mise à jour hebdomadaire par défaut., En outre, si vous voulez vraiment réussir à communiquer les détails et les nuances des rapports d’étape, vous devez prendre note de trois questions: Qui, Comment et Quoi.

Oms

L’élément clé des rapports d’étape est votre équipe. Michele Puccio, Directeur des ventes d’Arrow, dit qu’ils l’ont aidé à « rester connecté avec l’équipe ». C’est pourquoi vous devez vous concentrer immédiatement sur vos collègues et la dynamique de votre équipe.

Les rapports doivent être concis et ciblés, vous devez donc comprendre ce que vos collègues veulent., Pour vous aider dans cette tâche, posez quelques questions:

  • Comment les lecteurs sont-ils connectés au projet?
  • Connaissent-ils les détails et les objectifs du projet?
  • Les lecteurs sont-ils à l’aise avec le langage technique?

Comment

Ensuite, considérer le ton de l’écriture. Les gestionnaires et les cadres peuvent ne pas comprendre les subtilités du style de conversation des employés. Utilisez des phrases plus longues et compréhensibles, mais essayez également de vous abstenir d’écrire des essais. Idéalement, il devrait y avoir 5-7 mots-clés par phrase.,

Vous pouvez consulter un exemple de rapport pour de plus amples conseils et de l’inspiration. Rappelez-vous que le monde moderne est axé sur les métriques, donc les chiffres sont plus importants que les descriptions.

Au lieu d’écrire « nous devons augmenter la sortie” essayez « nous devons augmenter la sortie de X%”. Les objectifs concrets sont plus inspirants et, en même temps, plus réalisables.,

Qu’est-ce que

La seule erreur que les gens ont tendance à faire lors de la rédaction d’un rapport d’étape est d’éviter complètement d’écrire sur les erreurs. Les rapports d’étape ont pour but d’identifier objectivement les principales difficultés et préoccupations et de les aider en cours de route. Même si le problème a déjà été résolu, il doit être mis par écrit pour éviter de commettre le même genre d’erreur à l’avenir.

Deuxièmement, gardez à l’esprit la pertinence de votre écriture. Expliquez comment chaque élément individuel se connecte et se compare aux progrès.,

Restez simple

Même lorsque les progrès semblent faibles et que les changements sont minimes, continuez à mettre à jour vos rapports. Il permet la transparence à tous les niveaux et peut aider à évaluer les défis afin que vous puissiez planifier vos prochaines actions en conséquence.

Pour revenir à notre entretien avec Michele Puccio, il partage cet exemple de la façon dont le rapport d’avancement influence votre performance:

« En début de semaine, vous décidez d’appeler 5 nouveaux clients. Vous l’écrivez et l’avez sous le nez. À la fin de la semaine, vous appellerez 5 nouveaux clients., Vous avez pris l’engagement, l’avez communiqué au reste de l’équipe et vous devez maintenant l’honorer. »

Les modèles de rapport d’étape sont conçus pour gagner du temps pour tout le monde, il est donc illogique de passer la majeure partie de votre journée de travail à les écrire. Cela peut être facilement facilité par des outils de reporting. De nombreuses équipes utilisent Google docs ou des e-mails pour ce faire.

cela étant dit, il est préférable d’utiliser des outils qui ont été spécifiquement développés avec des rapports d’étape à l’esprit et vous permettent d’automatiser le processus de rédaction d’eux. La disponibilité et l’accessibilité sont essentielles pour un excellent rapport d’étape., Assurez-vous de consulter Weekdone pour rendre votre processus de reporting un jeu d’enfant.

La clé du progrès rapports est la régularité. Les rapports d’étape doivent être faits au moins sur une base mensuelle, bien que chaque semaine soit encouragée. Avec un système de notification intégré dans Weekdone, vous vous assurez que tout le monde se souvient d’envoyer leurs rapports à temps.

Utilisez Weekdone pour les rapports d’avancement hebdomadaires automatisés.

Mise en œuvre des rapports d’étape

1., Assurez-vous d’expliquer les avantages aux employés

Celui-ci semble un peu évident, mais aller de l’avant sans expliquer les avantages sociaux des employés risque l’adhésion des employés plus tard. Vous devez expliquer le « pourquoi » à tout le monde. Certains avantages faciles à vendre comprennent: les employés ayant une voix au sein de l’organisation, et une productivité accrue et se concentrer sur de nouveaux plans. Pour en savoir plus sur la vente des avantages à votre équipe, nous vous recommandons de tirer parti de cette infographie.

2., Assurez-vous que la communication va dans les deux sens

Créer une culture qui permet aux discussions d’avoir lieu des deux côtés et permettre aux membres de l’équipe de fournir des commentaires à leurs supérieurs ainsi que l’inverse. Créer une culture qui encourage la rétroaction car le modèle par défaut améliore la communication globale de l’entreprise et rend les rapports d’avancement plus significatifs pour les employés et les gestionnaires.

3., Passez moins de temps dans les réunions en utilisant les rapports d’étape comme substitut

Utilisez les rapports d’étape (et d’autres idées de logiciels de définition d’objectifs comme OKRs) pour réduire le temps perdu lors des réunions en encourageant les mises à jour fréquentes via le Web et les services mobiles (pour une introduction à OKRs, Si vos réunions de statut restent au même endroit, vous économiserez d’innombrables heures chaque mois en écrivant au lieu de parler.

4., Inscrivez-vous avec un outil en ligne qui vous offre des solutions toutes faites

Cela peut sembler un peu promotionnel, mais les outils en ligne peuvent rendre le processus de mise en œuvre beaucoup plus facile. Les rapports d’avancement peuvent être effectués par courrier électronique, document Word ou feuille de calcul, mais les défis sont beaucoup plus grands et vous risquez de ne pas avoir toutes vos informations dans un seul endroit facilement accessible. Passer au peigne fin Google docs et e-mails est une perte de temps colossale, après tout., L’un des avantages des outils en ligne est qu’ils rappellent automatiquement à votre équipe de remplir son formulaire, de compiler les informations reçues, puis de vous les présenter d’une manière à la fois attrayante et amusante.

Mise en œuvre des rapports d’étape avec un outil

1. Faites en sorte que le rapport d’étape réponde à vos besoins

L’utilisation d’un modèle prêt à l’emploi ne signifie pas que vous devez vous adapter à ses spécifications. En fait, ces outils sont suffisamment flexibles pour répondre à vos normes et besoins. De plus, ils vous fournissent des idées encore meilleures qui auraient pu être manquées autrement.

2., Notez les objectifs et les résultats clés

Avant d’inviter toute votre équipe, assurez-vous d’avoir défini les objectifs. Les objectifs qui doivent être atteints dans une certaine période et les résultats clés qui aident l’équipe à les atteindre. Essayez cette technique de gestion utilisée par LinkedIn, Twitter et Google.

3. Invitez votre équipe

Après avoir configuré toutes les informations cruciales, il est temps d’inviter votre équipe. Envoyez – leur un e-mail automatique pour vous inscrire.

4. Contacter le support produit pour faire une démonstration rapide pour tout le monde

Expliquer ce nouvel outil à tous les membres de l’équipe pourrait être un défi., Surtout quand vous n’êtes pas trop familier avec elle. Pas de soucis, c’est exactement pourquoi les gens du support produit sont là pour. Rappelez-vous, il n’y a pas de question stupide. Il y a seulement stupide réponses. N’ayez pas peur de contacter le support pour obtenir du matériel supplémentaire, une démo ou tout ce qui vous intéresse.