Vous êtes le service de crédit et de recouvrement est aussi fort que votre maillon le plus faible. Même une PETITE amélioration dans l’une de vos lettres aura un impact énorme en raison de l’effet multiplicateur. Vous envoyez les mêmes lettres des centaines ou des milliers de fois chaque année. Utilisez donc nos modèles de lettre de collecte pour commencer à collecter plus d’argent, plus tôt, à moindre coût et sans perdre de précieux clients.
La plupart des entreprises n’ont besoin que de trois à cinq lettres de demande pour le paiement., Une bonne lettre peut non seulement entraîner un paiement, mais aussi lorsqu’il est suivi d’un appel téléphonique augmentera les collections et en moins de temps global passé. Vous pouvez télécharger ces cinq échantillons de lettres de collection pour vous assurer que vous utilisez les lettres les plus efficaces pour votre entreprise. Gagnez du temps en atteignant la ligne de fond plus rapidement. Cela permet de consacrer plus de temps à d’autres activités pour prévenir davantage de délinquance.
Ces trois premiers exemples de lettres de demande sont basés sur le temps en ce sens qu’ils sont utilisés à des plages horaires définies à partir de la date de facture., La première lettre de collecte est en fait plus une lettre de service à la clientèle car elle ne demande même pas de paiement, mais plutôt la raison du non-paiement. La lettre de demande finale est probablement la lettre commerciale la plus importante et la plus fréquemment utilisée lorsque vous atteignez la plage de dates de facture de soixante à quatre-vingt-dix jours. La lettre IRS est en dehors de la boîte. C’est un dernier recours et cela permet d’éviter les frais d’agence et / ou d’avocat de recouvrement.,
Ces deux modèles de lettre de recouvrement de créances sont situationnels par opposition au temps en ce sens qu’il s’agit de situations spéciales qui ne se produisent pas régulièrement. La mauvaise lettre de chèque est bonne à avoir sous la main juste au cas où. Pour les créanciers commerciaux, les mauvais chèques sont rares. Mais ils se produisent et vous voulez être prêt pour elle si et quand il le fait. La lettre d’examen des débiteurs est bonne à la fois pour recueillir un jugement de la cour des petites créances et mieux encore éviter la cour des petites créances avec cette menace qui comprend un mandat d’arrêt contre votre débiteur s’ils ne comparaissent pas.,
Si les ventes sont le moteur, le crédit est l’huile. Vos bénéfices en dépendent. Une autre façon de dire ceci est: les ventes génèrent des revenus, mais le crédit assure des bénéfices. Nous aimerions vous montrer comment: Collecter plus d’argent, plus rapidement, à moindre coût, et sans perdre de clients. Merci pour regarder. Et bonne chance pour transformer les dettes en Dollars.
Détails de l’échantillon de lettre de collection
Première Lettre de collection
Stevens & Ricci a développé ce premier modèle de Lettre de collection pour maximiser votre premier taux de réussite de suivi., Utilisant un format unique basé sur la psychologie du débiteur, cette lettre a été testée dans un véritable environnement de collecte commerciale pendant plusieurs années.
en règle générale, dans les premières collections, un appel téléphonique est dix fois plus efficace qu’une lettre écrite. C’est principalement parce que dans cet État, un dialogue bidirectionnel est beaucoup plus efficace que la communication à sens unique.
Mais, comme beaucoup de règles dans les collections, il y a des exceptions. Vous devrez peut-être envoyer une première lettre de collecte vs., appeler pour des comptes plus petits soldes parce que les lettres peuvent être automatisées alors que les appels téléphoniques sont manuels et prennent plus de temps
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Lettre de demande finale
Les appels téléphoniques sont meilleurs dans les premiers stades de la collecte, mais discours. Voici comment créer un modèle de lettre personnalisé en cinq parties pour votre entreprise.
Utilisez une lettre de demande finale de paiement avant de traduire votre débiteur en justice., Lorsque toutes les autres tentatives de collecte échouent, vous avez le choix: soit laisser l’affaire (et votre argent) aller, soit la porter devant les tribunaux. Une lettre de mise en demeure finale écrite est recommandée par la plupart des tribunaux, et requise par quelques-uns, pour intenter une poursuite.
Gardez à l’esprit, cependant, que vous ne voulez pas aller au tribunal; vous voulez percevoir les sommes dues. Cet exemple de lettre de demande vend la nécessité de payer tout en remplissant les exigences légales
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IRS Advantage Letter
Cette lettre IRS Advantage est une percée dans les comptes débiteurs., C’est le modèle de lettre de collection le plus puissant et peut vous aider à collecter vos comptes les plus délinquants en utilisant la peur de l’IRS. Parfaitement légale, et utilisée par les avocats et les CPAS pour recouvrer leurs propres créances, cette technique intègre à la fois les principes comptables et la psychologie du débiteur.,l’IRS pour attirer l’attention du débiteur et lui faire craindre les ramifications du non-paiement
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Les mauvais chèques sont moins un problème lorsque votre base de clients est principalement commerciale plutôt que basée sur les consommateurs; mais le potentiel est toujours là et vous devez être prêt à faire face aux mauvais chèques quand et si vous les recevez.,
Près de 90% des mauvais chèques sont tirés sur des comptes de moins d’un an. Méfiez-vous des chèques qui ont un numéro inférieur à 125 ou aucun numéro imprimé dessus. Vérifiez la date et ne déposez pas de chèque postdaté – il peut être défendable en vertu des lois sur les mauvais chèques.
Ne demandez jamais un chèque postdaté en réponse à un client qui « n’aura pas le chèque pendant deux semaines.,” Dans de nombreux États, les dispositions pénales concernant les mauvais chèques ne s’appliquent pas aux chèques postdatés
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Lettre d’examen des débiteurs
Lorsque vous atteignez le point où vous sentez qu’un jugement est irrécouvrable, il y a une dernière stratégie que vous pouvez essayer. Utilisez l’ordre d’examen du débiteur comme point de pression, expliquant ce qu’il devra subir et comment un mandat d’arrêt pourrait en résulter.,
- Informez votre débiteur judiciaire que s’il ne paie pas, vous lui signifierez une ordonnance d’examen du débiteur pour comparaître devant le tribunal pour montrer des copies et des relevés de tous les biens, actions, obligations, billets, comptes bancaires, biens immobiliers, IRA, pensions, états financiers, déclarations de revenus, assurances, polices et titres de véhicules.
- Envoyez par la poste ou par télécopieur la lettre de recouvrement de l’entreprise ou de l’individu ainsi que la liste détaillée des actifs.,
- Suivi d’un appel téléphonique
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Conseils audio de la Lettre de collection
Voici un aperçu audio par Ben Ricci donnant des conseils généraux sur les exemples de lettres de collection ci-dessus
https://stevensricci.com/wp-content/uploads/2015/05/3-Coll-Ltr-Series.mp3remière lettre de collection
Jetez un coup d’œil ici au premier exemple de lettre de collection. La première lettre de collecte est vraiment une fonction de service à la clientèle. Dans les premières étapes des collections, c’est vraiment plus de service à la clientèle que dans les dernières étapes., Si vous allez utiliser une première lettre de collecte, et tout le monde ne le fait pas, il y avait des moments où je n’ai jamais utilisé une première lettre de collecte, j’ai toujours fait un appel téléphonique pour le premier contact. Maintenant, il y a quelques exceptions bien sûr si vous avez des problèmes de volume ou de dotation élevés. Mais si vous allez utiliser une première lettre de collection, j’ai trouvé ce format et l’échantillon qui est fourni dans le classeur ainsi que sur le disque du programme en tant que fichier Word pour être très efficace.
Ce premier modèle de lettre de collection est très efficace. Dix fois plus efficace que la lettre de rappel moyenne., Il s’agit ici d’un dialogue bidirectionnel par opposition à une communication à sens unique. Et ce qu’il devrait ou ne devrait pas faire est présenté pour vous, mais fondamentalement, c’est juste une lettre légère et moelleuse, ce n’est rien de vraiment lourd ou accusatoire ou quelque chose comme ça. Il demande simplement une raison de non-paiement d’une manière très professionnelle et amicale. J’avais l’habitude d’en récupérer beaucoup avec la case à cocher appropriée en bas et elle identifie exactement le problème et vous permet de vous concentrer sur la résolution de la solution., Et je pense que si vous allez utiliser la première lettre de collection, vous devriez au moins essayer celle-ci et éventuellement la modifier pour répondre à vos besoins.
La lettre de demande finale
Maintenant, passons à cet exemple de lettre de demande de paiement. C’est après avoir passé quelques appels, eu quelques stands, et il est temps de devenir sérieux. C’est en quelque sorte tracer une ligne dans le sable et vous configurez cela pour les collections anticipées. Maintenant, une lettre de demande finale est vraiment beaucoup plus efficace dans l’écriture en termes d’appeler quelqu’un et de verbaliser une demande finale., Vous feriez mieux de mettre cela par écrit parce que, à ce stade du jeu, le mot écrit est beaucoup plus puissant que la parole. Maintenant, cette lettre de collection qui est fournie ici comme un échantillon que j’ai développé et utilisé au fil des années et des années et des années et je pense que c’est efficace comme tout. Alors n’hésitez pas à adopter la langue ici à votre propre lettre de celle-ci ou simplement à la copier et à l’utiliser telle quelle et à la modifier.
C’est une excellente lettre. Il résout le besoin de payer et il répond également aux exigences légales de pré-procès qui sont requises dans la plupart des tribunaux des petites créances et des tribunaux de justice., Il a tous les éléments nécessaires: l’ouverture ferme, le langage lourd que vous tirez de vos propres documents que ce soit un contrat ou un ordre de travail. Il a une bonne demande de paiement forte et a une conséquence et une fermeture. Et il laisse aussi une. Si vous regardez le dernier paragraphe où vous leur dites toutes ces choses désagréables que vous allez leur faire s’ils ne paient pas, mais cela leur donne une chance d’éviter ces choses désagréables comme: « Nous n’allons pas vous signaler aux principaux bureaux de crédit et affecter votre cote de crédit si vous payez cette facture.” et les choses de cette nature., Et c’est une lettre très bien arrondie et efficace.
En haut dans le coin droit, je tiens à souligner cet élément de télécopie enregistré reçu. Si vous envoyez ce courrier certifié c’est plus cher et prend du temps et il est administrativement juste plus de travail et d’argent. Mais si vous envoyez cela via votre télécopieur et ensuite vous allez de l’avant et imprimer la confirmation que la lettre réelle est allé, et agrafer à la lettre, qui est tout aussi prouvable au tribunal si vous devez prouver qu’ils ont reçu la lettre de demande finale., Et donc j’avais toujours préféré 99 sur 100 fois que je l’envoyais reçu fax enregistré par opposition à mettre le courrier certifié dans le coin supérieur droit.
Mauvaise Lettre de Vérification
Maintenant, de passer à la mauvaise lettre de vérification. Tout le monde n’est pas affecté par de mauvais contrôles. J’obtiendrais peut-être deux ou trois par an en tant que gestionnaire de crédit pour une entreprise commerciale. Il est bon d’avoir une mauvaise lettre de chèque en main juste au cas où cela se produirait. Naturellement, la première chose que vous allez faire est que vous allez appeler votre client et vous allez demander s’il y avait un problème avec le dépôt., Souvent, ils vous diront: « Eh bien, vous savez, nous n’avons pas fait de dépôt à temps et allons-y et soumettez-le à nouveau pour la deuxième fois. »Un grand nombre de fois qui va prendre soin du problème. Mais gardez à l’esprit que 90% de mauvais chèques tirés sur les comptes de moins d’un an. Et beaucoup de fois, vous pouvez le dire parce que le chèque sera un chèque temporaire ou il y aura une indication de numérotation sur le chèque lui-même. Et vous savez que vous pouvez avoir un problème et cela peut faire partie de la raison du chèque rebondi.,
De plus, ne demandez pas de chèque postdaté, il peut être défendable en vertu des lois sur les mauvais chèques. Et pour faire face aux mauvais chèques après avoir appelé le client, vous voudrez peut-être vérifier auprès de la banque et vérifier les fonds et vous assurer que si vous le soumettez à nouveau pour la deuxième fois, ce sera de bons fonds cette fois. Et si cela ne fonctionne pas, ou si vous le déposez pour la deuxième fois et qu’il revient à nouveau, utilisez la lettre qui est présentée ici pour vous. Vous verrez dans cette lettre qu’elle fait référence à tous les faits: le numéro de chèque, le montant., Vous voulez y mettre vos frais financiers ainsi que vos frais de service, qui sont les frais bancaires que vous leur transmettez. Et cela fait une bonne demande forte.
Vous avez besoin de ces variables d’état pour les brancher avant de pouvoir envoyer cette chose et qu’elle soit précise et correcte. Les pages suivantes dans le classeur, cela s’appelle Résumé des lois de mauvais contrôle de l’État, c’est par état. Tous les jours que vous devez attendre avant de pouvoir envoyer la lettre et qui doit être mis dans la lettre ainsi que les statuts criminels tels qu’ils s’appliquent parce que la rédaction d’un mauvais contrôle est une affaire pénale., Et il est intéressant de noter que si un client écrit un mauvais chèque et qu’il fait faillite, ce n’est pas excusable en vertu de la faillite. Vous pouvez toujours poursuivre le montant de ce mauvais chèque directement de la personne personnelle, même si elles sont une société de dépôt de faillite. C’est une statue totalement différente et c’est une affaire criminelle d’État.
La lettre de collection IRS
L’élément suivant ici: Lettre de collection IRS. Sur l’échelle de nice au nucléaire, c’est du nucléaire., Ceci est la lettre de collection heavy duty – la lettre de collection de force industrielle – c’est ce que vous voulez utiliser juste avant d’écrire le compte, utiliser un avocat, ou aller à une agence de recouvrement. Fondamentalement, votre perte devient le gain de votre client. Lorsque vous atteignez le point où vous sentez qu’une dette n’est pas recouvrable, avec le montant n’est pas assez grand pour justifier d’autres mesures, vous pouvez faire une dernière tentative de recouvrement interne avant de l’annuler ou de la donner à une agence.,
Vous informez essentiellement votre client que vous serez à votre choix–ce qui vous donne une sortie si vous ne passez pas avec elle–signaler la dette déchargée à l’IRS comme revenu d’annulation de la dette. En d’autres termes, la perte de votre entreprise devient le gain de votre client et en tant que tel peut être déclaré à l’IRS sur le formulaire 1099 divers ou C comme revenu au débiteur. Notez que le débiteur doit être solvable et il y a quelques détails avec cette technique., En fait, cette technique a été considérée comme controversée par ceux qui ne comprenaient pas la technique ou la considéraient plus comme une fonction comptable que comme une fonction de collecte.
Mesdames et messieurs, je tiens à vous dire, à mon avis, qu’il y a une énorme différence entre les collections, juridique et comptable. Ce sont trois spécialités distinctes. Les collections sont des collections., Ce qui se passe avec cette technique une fois que vous faites votre processus de collecte, si cela fonctionne, vous êtes payé, bien, tout le monde gagne, sinon, vous transmettez les informations à la comptabilité et laissez-les comprendre s’ils vont déposer le 1099c c’est tout. C’est un département totalement différent et ce n’est pas dans le domaine des collections. Votre travail consiste à créer un sentiment d’urgence et cette lettre et cette technique sont excellentes.
Il a été approuvé par un avocat d’entreprise, pour ne pas dire que vous ne voudriez pas que la même chose soit faite de votre côté., Et j’ai également interviewé deux agents de terrain de l’IRS pour m’assurer que cette technique est à la fois légale et prudente et qu’elle ne reviendra pas comme une violation. Et le représentant sur le terrain de l’IRS m’a dit que vous pouvez utiliser cette technique tant que vous n’utilisez pas l’IRS pour menacer, intimider ou induire un paiement. Et rien de tout cela ne se passe ici, il vous suffit d’être prudent car la partie la plus efficace de cette technique est l’appel téléphonique de suivi.,
Et évidemment, vous configurez toute cette technique de collecte de manière à insinuer qu’ils peuvent être audités par l’IRS s’ils ne remplissent pas le 1099, car si vous envoyez cela en blanc, cela peut évidemment déclencher un drapeau rouge. Mais vous devez juste faire un peu attention à la façon dont vous dites cela. Mais ce que je suggère, c’est d’essayer cette technique, de s’amuser un peu, de l’utiliser. Beaucoup de mes clients et participants à mes séminaires essaient cela et j’ai un fort taux de réussite., Les gens me disent qu’ils ont essayé cela et que cela a fonctionné ou que cela a amélioré leur pourcentage de recouvrement avancé. Afin de lui donner un essai et avoir du plaisir avec elle.
Encore une fois, je l’ai déjà dit, les collections sont tout au sujet de l’innovation, de la créativité. Si vous regardez la deuxième page du W9, en fait la première page du W9, où il est dit pénalités défaut de fournir le numéro d’identification fiscale. Si vous ne fournissez pas votre NIF correct à un demandeur, qui envoie cette lettre de collecte à votre client, vous êtes assujetti à une pénalité de 50 $pour chaque défaut., Et il y a aussi une pénalité de 500 if s’ils fournissent de fausses informations. Pourquoi ne pas travailler cela dans votre technique de collecte lorsque vous faites le rappel après la lettre. C’est une technique de collection très puissante, j’espère que vous essayez cela et même le prendre au niveau suivant, vous pouvez être plus de succès que je l’étais avec elle. Et j’espère que vous êtes.
La Lettre de Demande Finale
La diapositive suivante: Lettre de Demande de l’Agence de Recouvrement. La plupart des agences de recouvrement vous fourniront gratuitement une lettre de recouvrement sur leur papier à en-tête qui indique que le paiement vous sera directement adressé., Il envoie un courrier, ils le télécopient ou le postent au débiteur, généralement ils le postent. Et il va directement de l’argent pour vous. S’ils ne paient pas, il dit que ça ira directement dans les collections. Alors demandez à votre agence actuelle pour ce service, il a un impact de lettre d’avocat. À mon avis, c’est aussi efficace qu’une lettre d’avocat si c’est fait correctement et qu’ils vous l’envoient directement et si cela fonctionne, cela ne vous a rien coûté.
Comprendre La Valeur De Notre Processus De Lettre De collecte
Faire une vente est génial, mais une vente n’est pas une victoire tant que l’argent n’est pas collecté., Le problème est que les comptes débiteurs croissent plus vite que les ventes, et chasser les débiteurs en souffrance est une course contre la montre. Plus un compte est impayé, moins vous êtes susceptible de percevoir le paiement. Chaque jour qui passe est un jour de moins à devenir rien d’autre qu’un coup direct à profit sur les créances irrécouvrables ligne de votre bilan.
Pour conclure une vente, vous devez collecter l’argent. Pour collecter l’argent, vous avez besoin d’un bon processus de collecte. Ces cinq guides et leurs échantillons/modèles de lettre de collection respectifs sont conçus pour vous aider à le faire., Mais personne ne connaît votre entreprise comme vous le faites, il est donc à vous de positionner chaque lettre pour représenter votre entreprise de la bonne façon.
Sans clients satisfaits, il n’y aurait personne pour acheter vos produits et services. Gardez cela à l’esprit lorsque vous communiquez avec vos clients. Cependant, vous devez également garder à l’esprit qu’un client n’est pas un client jusqu’à ce que l’argent est à la banque.
Aucun propriétaire d’entreprise ne devrait avoir à passer autant de temps à faire payer un client pour un produit ou un service qu’il a fourni à ce client., Vous devez passer moins de temps à traquer les débiteurs délinquants et plus de temps à être payé. Quand Ben a réalisé que cela était également vrai pour lui-même et son entreprise, il n’a pas vu d’autre choix que de trouver une solution.
Il était fatigué de passer tant de temps à faire des tentatives futiles pour obtenir ce qui lui appartenait légitimement. Ben fournit un service et il s’attend à être payé pour ce service, comme n’importe qui le ferait. Traquer les débiteurs délinquants était une tâche futile et frustrante, mais il ne voulait pas payer une agence de recouvrement ou un avocat pour le faire pour lui. Il voulait le faire lui-même., Il n’y avait pas de solution assez agressive pour gérer cette tâche, cependant, alors il a décidé d’en créer une.
C’est alors qu’il a développé ce système pare-balles qui s’est avéré être un changeur de jeu complet dans le monde des collections. Pour la première fois, les entreprises reçoivent des paiements de leurs débiteurs les plus obstinés, et en deux fois moins de temps, cela prenait. Ils reçoivent enfin une récompense pour leurs efforts.
le Temps est de l’argent, et le temps est votre bien le plus précieux. Pourquoi ne pas passer moins de temps sur vos collections et plus de temps avec votre famille et faire les choses que vous aimez?, Laissez-nous vous aider à collecter plus d’argent à un rythme plus rapide et à moindre coût, sans perdre de précieux clients. Commencez dès maintenant en téléchargeant chacun de ces tutoriels de guide de lettre et des exemples de lettres aujourd’hui.