• Ott Jõgi

  • 12. Toukokuuta 2015

Laskevat tehokkuutta, ei keskitytä, ei-asema. Kuulostaa kevätkuumeelta. Mutta nämä ovat kaikki kielteisiä vaikutuksia, kun et käytä tilannekatsaus.

näitä asioita tapahtuu yrityksille aika ajoin. Tulee vaihe, jolloin tuottavuus laskee syvälle kriittisen tason alapuolelle. Kuten kehomme tarvitsevat oikean sekoituksen ravinteita parantuakseen, meidän pitäisi antaa organisaatioillemme asianmukaista hoitoa, jos haluamme niiden onnistuvan.,

on kulunut yli 5 vuotta siitä, kun Weekdone alkoi tarjota sinun kaltaisillesi tiimeille progress reporting-ohjelmistoa. Kanssa Weekdone on ilmainen pienille tiimeille ja tarjoaa kahden viikon ilmaisen kokeilujakson kaikille, me todella yrittää tehdä edistymisen raportointi helpoksi asiakkaillemme (olet aina tervetullut kokeilla sitä täällä.)

Weekdone ei ole niin ylimielinen kuin soittaa palvelun ”yritys” lääkäri, mutta siihen on yksinkertainen parannuskeino niille teistä, jotka haluavat tallentaa tuottavuutta.

Edistymiskertomusmalli., (esimerkkimalli)

edistymisraportit ovat yksi parhaista hallintavälineistä, joita voit käyttää yrityksen tuottavuuden nostamiseen. Hyvä tapa automatisoida se on käyttää erityistä ohjelmistotyökalua, kuten Weekdone. Näiden raporttien tiedot auttavat työntekijöitä seuraamaan heidän edistymistään seuraten samalla sekä yrityksen että joukkueen tavoitteita.

harva kuitenkaan tuntee edistymisraportoinnin hyötyjä.

So, we ’ re going to fix that.

työryhmien käyttämät edistymiskertomukset kannustavat sitoutumiseen ja avoimuuteen., Mukaan American Society for Koulutus ja Kehittäminen, ottaa erityinen paikka tarkistaa edistymistä lisää todennäköisyyttä kokouksen tavoite 95%.

esimiehille tilanneselvitykset tarjoavat konkreettista tietoa työntekijöiden maksuosuuksista. Se kannustaa vaihtamaan ajatuksia ja mielipiteitä. Totuudenmukaisesti se on hyvin yksinkertainen kaksisuuntaisen viestinnän muoto. Joillakin ohjeilla ja formaatin perusymmärryksellä jokainen voi tehdä erinomaisen raportin itse.,

Progress Report – Perusteet

perusta jokaisen hyvä tilannekatsaus on ”PPP menetelmät”, jotain Weekdone-ohjelmisto on rakennettu. Tämä tarkoittaa edistystä, suunnitelmia ja ongelmia. Se voi tuntua liian yksinkertaiselta, mutta sen alle on piilotettu syvä kehys.

kuten Cleve Gibbon osuvasti asian ilmaisi, PPP on ”runsaasti tavaraa, vähän pöyhiä”. Hänen mielestään on jaettu tykkää Emi Gal (TOIMITUSJOHTAJA Brainient) ja Colin Nederkoorn (TOIMITUSJOHTAJA Asiakkaalle.io), jotka molemmat käyttävät PPP järjestää ja tehostaa niiden yritysten., Jopa yritykset, kuten Skype, Ebay, ja Facebook piristyi etuja PPP.

niin, mitä PPP tarkalleen tarkoittaa?

Ensinnäkin, siellä on Edistystä. Progress listaa työntekijän saavutukset, valmiit esineet ja suljetut tehtävät. Tämä luokka antaa hyvän arvion siitä, kuinka paljon työtä on tehty.

suunnitelmat ovat välittömiä tai pitkän aikavälin tavoitteita. Kaikki suunnitelmissa luetellut asiat ovat mahdollisia edistysaskelia., Jätä kuitenkin tilaa muutoksille ja hyväksy, että suunnitelmasi eivät ole kiveen hakattuja.

kolmantena on ongelmia. Ongelmat asettavat haasteita ja sudenkuoppia. Jotkut jättävät virheiden korjaamisen viimeiseksi, mutta on erittäin suositeltavaa tehdä tämä koko projektin ajan.

kun pidät mielessä nämä kolme asiaa, sinulla on jo se, mitä yksinkertaisen raportin kirjoittaminen vaatii. Kun kirjaudut ensimmäisen kerran Weekdoneen rekisteröitymisen jälkeen, nämä kolme luokkaa ovat ne, jotka ovat oletuksena viikoittaisessa tilapäivityslomakkeessa., Lisäksi, jos todella haluat menestyä, kommunikoida yksityiskohtia ja vivahteita raportteja, sinun on otettava huomioon kolme kysymystä: Kuka, Miten ja Mitä.

kuka

edistymisraporttien keskeinen osa on tiimisi. Arrown myyntijohtaja Michele Puccio kertoo, että he auttoivat häntä ”pysymään yhteydessä tiimiin”. Siksi sinun pitäisi keskittyä heti kollegoihisi ja tiimidynamiikkaan.

raporttien pitää olla ytimekkäitä ja keskittyneitä, joten kannattaa ymmärtää, mitä kollegat haluavat., Auttaa itseäsi tässä tehtävässä, kysyä muutamia kysymyksiä:

  • Miten lukijat liitetty projektiin?
  • tietävätkö he projektin yksityiskohdat ja tavoitteet?
  • viihtyvätkö lukijat teknisessä kielenkäytössä?

miten

seuraavaksi pohditaan kirjoituksen sävyä. Johtajat ja johtajat eivät välttämättä ymmärrä työntekijöiden keskustelutyylin koukeroita. Käytä pidempiä, ymmärrettäviä lauseita, mutta yritä myös pidättäytyä kirjoittamasta esseitä. Ihannetapauksessa pitäisi olla 5-7 avainsanaa per lause.,

katso esimerkkiraportti tarkempia ohjeita ja inspiraatiota. Muista, että nykymaailma on mittarivetoinen, joten luvut ovat kuvauksia tärkeämpiä.

sen Sijaan, että kirjoittaa ”meidän täytyy lisätä output” kokeilla ”meidän täytyy lisätä tuotanto X%”. Konkreettiset tavoitteet ovat innostavampia ja samalla saavutettavissa olevia.,

Mitä

yksi virhe ihmiset yleensä tekevät, kun kirjoittaa kertomus on välttää kirjallisesti virheitä kokonaan. Edistymiskertomusten tarkoituksena on tunnistaa objektiivisesti keskeiset ongelmat ja huolenaiheet ja auttaa niitä matkan varrella. Vaikka ongelma oli jo käsitelty, se on laittaa osaksi kirjallisesti auttaa välttää tekemästä samanlaista virhettä tulevaisuudessa.

toiseksi, pidä mielessä kirjoituksesi merkitys. Selitä, miten jokainen yksittäinen kohde yhdistää ja Vertaa edistymistä.,

pidä se yksinkertaisena

silloinkin, kun edistyminen tuntuu pieneltä ja muutokset ovat vähäisiä, pidä raporttisi ajan tasalla. Se mahdollistaa avoimuuden kaikilla tasoilla ja voi auttaa arvioimaan haasteita, jotta voit suunnitella seuraavat toimet sen mukaisesti.

Mene takaisin meidän haastattelussa Michele Puccio, hän jakaa tämän esimerkki siitä, miten tilannekatsaus vaikuttaa oman suorituskyky:

”alussa viikolla, päätät soittaa 5 uusia asiakkaita. Kirjoita se ylös ja pidä se nenäsi alla. Loppuviikosta soitat 5 uudelle asiakkaalle., Olet tehnyt sitoumuksen, välittänyt sen muulle joukkueelle, ja nyt sinun on kunnioitettava tätä.”

Edistymisraporttimallit tehdään säästämään aikaa kaikille, joten on epäloogista käyttää suurin osa työpäivästä niiden kirjoittamiseen. Tätä voidaan helposti auttaa raportointivälineillä. Monet tiimit käyttävät tähän Google Docsia tai sähköposteja.

tämä on sanottu, se on parempi käyttää työkaluja, jotka on erityisesti kehitetty kertomukset mielessä ja avulla voit automatisoida kirjoittaa ne. Saatavuus ja saavutettavuus ovat avainasemassa erinomaisessa edistymiskertomuksessa., Muista tarkistaa Weekdone tehdä raportointiprosessi tuulta.

avain kertomukset on säännöllisyys. Edistymisraportteja on tehtävä vähintään kuukausittain, vaikka viikoittain kannustetaan. Weekdoneen integroidulla ilmoitusjärjestelmällä varmistat, että kaikki muistavat lähettää raporttinsa ajoissa.

Käyttää Weekdone automaattisen viikoittaista edistymisestä.

Täytäntöönpanon Edistymisestä

1., Varmista selittää etuudet työntekijöille

Tämä näyttää hieman ilmeiseltä, mutta menemällä eteenpäin selittämättä työsuhde-etuja riskeeraa työntekijän sisäänosto myöhemmin. Sinun täytyy selittää ”whys” kaikille. Joitakin helppoja hyödyt myydä ovat: työntekijät, joilla on ääni-organisaation sisällä, ja nosti tuottavuutta ja keskittyä uusia suunnitelmia. Saadaksesi lisätietoja etujen myymisestä tiimillesi, suosittelemme piirtämistä tästä infografiasta.

2., Varmista, että viestintä toimii molempiin suuntiin

Luoda kulttuuri, joka mahdollistaa keskustelut pidetään molemmin puolin ja anna tiimin jäsenet antavat palautetta esimiehilleen sekä toisinpäin. Tehdä kulttuuri, joka kannustaa palautetta, koska oletuksena malli parantaa yleistä yrityksen viestintää ja tekee edistymisestä mielekkäämpää työntekijöiden ja johtajien keskuudessa.

3., Viettää vähemmän aikaa kokouksissa, käyttämällä kertomukset korvikkeena

Käytä kertomukset (ja muiden tavoitteiden asettaminen ohjelmisto ajatuksia, kuten OKRs) vähentää aikaa hukkaan kokouksissa kannustamalla usein päivittää kautta web-ja mobiili-pohjaisia palveluja (johdatus OKRs, tämä sivusto tarjoaa kattavan yleiskuvan). Jos tilatapaamiset pysyvät yhdessä paikassa, säästät lukemattomia tunteja joka kuukausi kirjoittamalla puhumisen sijaan.

4., Rekisteröidy Online-työkalu, joka tarjoaa sinulle valmiita ratkaisuja

se voi kuulostaa hieman myynninedistämistä, mutta online-työkalut voivat tehdä täytäntöönpanoprosessin niin paljon helpompaa. Edistymisen raportointi voidaan tehdä sähköpostitse, word-asiakirjaan tai taulukkolaskenta, mutta haasteita on paljon suurempi, ja olet vaarassa ei ottaa kaikki tiedot yhteen, helposti saatavilla, paikka. Google Docsin ja sähköpostien läpikäyminen on loppujen lopuksi valtavaa ajanhukkaa., Yksi eduista online-työkaluja on se, että ne automaattisesti muistuttaa teidän joukkue täyttää niiden muoto, koottava vastaanotetut tiedot, ja sitten esittää sen tavalla, joka on sekä houkutteleva ja hauskaa.

edistymisraporttien täytäntöönpano työkalulla

1. Tehdä tilannekatsaus tarpeisiisi

Käyttämällä valmista mallia ei tarkoita, että sinun täytyy säätää sen tekniset tiedot. Itse asiassa nämä työkalut ovat riittävän joustavia, jotta ne täyttävät standardisi ja tarpeesi. Lisäksi ne tarjoavat sinulle vielä parempia ideoita, joita olisi muuten voinut jäädä kaipaamaan.

2., Kirjoita tavoitteet ja keskeiset tulokset

ennen kuin kutsut koko tiimisi, varmista, että olet asettanut tavoitteet. Tavoitteet, jotka on saavutettava tietyssä ajassa, ja keskeiset tulokset, jotka auttavat joukkuetta saavuttamaan nämä. Kokeile tätä LinkedInin, Twitterin ja Googlen käyttämää hallintatekniikkaa.

3. Kutsu tiimisi

kun olet perustanut kaikki ratkaisevat tiedot, on aika kutsua tiimisi. Lähetä heille automaattinen sähköposti rekisteröityä.

4. Yhteyttä tuotetukeen antaa nopea demo kaikille

Selittää, tämä uusi työkalu jokainen joukkue voi olla haaste., Varsinkin, kun se ei ole sinulle kovin tuttua. Ei hätää, juuri siksi tuotetukihenkilöt ovat täällä. Muista, että tyhmää kysymystä ei ole olemassakaan. On vain tyhmiä vastauksia. Älä pelkää ottaa yhteyttä tukeen lisämateriaaleja, demo tai mitä on mielessäsi.