Kotona | Edellinen | Seuraava
Periaatteet Selkeä Kirjoittaminen
1. Kirjoita aktiivisella äänellä. Aktiivinen ääni poistaa hämmennystä pakottamalla sinut nimeen näyttelijä lauseessa. Tämä rakenne tekee lukijalle selväksi, kenen on tehtävä työ.
passiivinen ääni tekee lauseista pidempiä ja kiertoliittymiä. Kuka on vastuussa, on paljon vähemmän selvää. Passiveverbeillä on verbin muoto, joka on plus pääverbin aiempi partisiippi.,
| am | ei | on | ei | olivat | on | ollut |
lisäksi
pääverbi yleensä päättyy ”fi” tai ”ed”.
Esimerkkejä passiivinen verbejä:
- sai
- pidetään
- on valittu.
passiivinen ääni kääntää englanninkielisten lauseiden luonnollisen, aktiivisen järjestyksen. Seuraavassa passiivisessa esimerkissätoiminnasta vastaa näyttelijä.,
passiivinen: sääntely oli valmistelijan kirjoittama.
Active: the drafter kirjoitti asetuksen .
passiiviset konstruktiot ovat säännöissä käytettyinä hämmentäviä. Aktiivisilla lauseilla pitää olla toimijoita, mutta passiveonit ovat täydellisiä ilman niitä.
| materiaali toimitetaan. | kenen toimesta? |
| lähtöpäivästä päätetään. | kenen toimesta? |
| luvut on hyväksyttävä. | kenen toimesta?, |
Laittaminen näyttelijä, ennen kuin verbi pakottaa olemaan selvillä siitä vastuuta.
- viestinviejä toimittaa materiaalin.
- urakoitsija päättää aloituspäivä.
- hallinnoijan on hyväksyttävä luvut.
passiivi on sopiva, kun näyttelijä on tuntematon, merkityksetön, tai ilmeinen.Tätä ei yleensä sovelleta säädöstekstissä.
- pieniä esineitä varastetaan usein.
- hakemukset on postitettu.
2. Käytä toimintaverbejä.,
Vältä sanoja kuten tämä:
| ÄLÄ SANO | SANOA |
|---|---|
| pohtia | harkita |
| sovelletaan | koskee |
| tee maksu | maksaa |
| antaa tunnustusta | tunnistaa |
| koskee | koskee |
Niitä kutsutaan ”lisäpalveluista” — substantiivit ja verbit sisällä. Niitä on vaikea lukea ja tehdä lauseista pidempiä. Toimintaverbit ovat lyhyempiä ja suorempia.
3., Käytä ” On ”sijasta ” on”.,
| on | asetetaan velvoite toimia, mutta voidaan sekoittaa ennustaminen tulevaa toimintaa |
| ei | ennustaa tulevaa toimintaa |
| on | asetetaan velvoite, ilmaisee välttämättömyys toimia |
| ei | ilmaisee kiellon |
| olisi | päättelee velvollisuutta, mutta ei ehdoton välttämättömyys |
| toukokuu | osoittaa harkintansa mukaan toimia |
määrätä oikeudellinen velvoite, käytä ”on.,”
ennustaa tulevaa toimintaa, käytä ” will.”
älä sano: kuvernööri hyväksyy sen.
sano: kuvernöörin on hyväksyttävä se.
tai: kuvernööri hyväksyy sen.
4. Ole suora. Puhu suoraan lukijoillesi. Käytä välttämätöntä mielialaa. Säännöt sopivat tähän tyyliin, erityisesti menettelyihin, miten-ohjeet, ja luettelot velvollisuuksista.
suoruus välttää passiivisen äänen:
sano: allekirjoita kaikki kopiot.
sano: Liitä paluuseesi kopio W-2: sta.
Tämä tyyli johtaa menettelyihin, jotka ovat lyhyempiä, rapeampia ja helpommin ymmärrettäviä.
5. Käytä preesens-aikamuotoa., Jatkuvan vaikutuksen asetus kertoo siitä, milloin sitä sovelletaan, ei siitä, milloin se laaditaan tai milloin se tulee voimaan. Tästä syystä asetusluonnoksia kannattaa tehdä preesensissä. Laatimalla preesensissä, voit välttää monimutkainen ja hankala verbien.
älä sano: sakon ajokortitta ajamisesta tulee olla 10,00 dollaria.
sano: sakot ilman ajokorttia ajamisesta ovat 10,00 dollaria.
6. Kirjoita positiivisesti. Jos voit ilmaista ajatuksen tarkasti joko positiivisesti tai negatiivisesti, ilmaise se positiivisesti.,
Älä sano: maaherra ei saa nimittää muita kuin Henkilöstöhallintoviraston päteviä henkilöitä.
sano: kuvernöörin on nimitettävä henkilö, jolla on Henkilöstöhallintoviraston pätevyys.
kielteinen lausunto voi olla selvä. Käytä sitä, jos varoitat lukijaa.
DON ’t WALK
DON’ t SMOKE
mutta vältä useita negatiiveja yhdessä lauseessa.
älä sano: esittelyhanketta ei hyväksytä, ellei kaikki hakuvaatimukset täyty.
sano: esittelyhanke hyväksytään vain, jos hakija täyttää kaikki vaatimukset.,
on parempi ilmaista jopa negatiivinen positiivisessa muodossa.
| ÄLÄ SANO | SANOA |
|---|---|
| ole rehellinen | epärehellinen |
| ei muista | unohtanut |
| ei kiinnitä mitään huomiota | huomiotta |
| ei jää kokouksessa | vasen kokous |
| ei ole noudattanut tai laiminlyönyt |
rikkonut |
7. Vältä poikkeuksia., Jos mahdollista, ilmoita sääntö tai luokka suoraan sen sijaan, että kuvailet kyseistä sääntöä tai luokkaa, ilmoittamalla sen poikkeukset.
älä sano: kaikkien muiden paitsi 18 vuotta täyttäneiden on…
sano: jokaisen alle 18-vuotiaan on…
voit kuitenkin käyttää poikkeusta, jos siinä vältetään pitkä ja hankala luettelo tai yksityiskohtainen kuvaus. Kun käytät poikkeusta, ilmoita sääntö tai luokka ensin sitten ilmoittaa poikkeuksen.
DON ’ t SAY: Alabama, Alaska,… ja Wyomingin (luettelo 47 osavaltiosta) täytyy säännöstellä…
SAY: jokainen osavaltio paitsi Texas, New Mexico ja Arizona must ration…, (Huomaa, että ensin määritetään Luokka ”kukin valtio” ja sitten ilmoitetaan poikkeukset.)
8. Vältä Split infinitives. Jaettu infinitiivi loukkaa monia lukijoita, joten vältä sitä, jos voit.
älä sano: muista heti vastata kutsuun.
sano: muista vastata nopeasti kutsuun. tai sano: muista vastata kutsuun nopeasti.
9. Käytä yksikössä olevaa substantiivia eikä monikossa olevaa substantiivia. Siinä määrin kuin merkityksesi sallii, käytä yksikössä olevaa substantiivia monikossa olevan substantiivin sijaan., Välttyy ongelmalta, koskeeko sääntö erikseen jokaista luokan jäsentä vai yhdessä koko luokkaa.
ÄLÄ SANO: vartija antaa turvallisuuden merkit työntekijöille, jotka työskentelevät Rakennus D ja Rakennus E.
SANOA: vartija antaa kulkuluvan, jotta jokainen työntekijä, joka toimii Rakennus D ja jokainen työntekijä, joka työskentelee Rakennus-E.
ellet tarkoita
vartija antaa kulkuluvan, jotta jokainen työntekijä, joka toimii sekä D-Rakennus ja Rakennuksen E. (olemassa muita mahdollisia merkityksiä.)
10. Ole johdonmukainen. Älä käytä eri sanoja tarkoittamaan samoja asioita., Vaihtelu vaihtelun vuoksi ei kuulu sääntelyn kirjoittamiseen. Käyttämällä synonyymiä sen sijaan, että toistaisit tarkan termin, jonka aiot, hämmentää vain lukijaa.
älä sano: jokaisen moottoriajoneuvon omistajan on rekisteröitävä autonsa pääkaupunkiseudun poliisilaitoksen Auto-osastolle.
sano: jokaisen autonomistajan on rekisteröitävä autonsa Metropolitan Police departementin Auto-osastolle.
älä käytä samaa sanaa tarkoittamaan eri asioita.
DON ’ t SAY: tankissa oli 200-litrainen polttoainetankki.
SAY: säiliössä oli 200 litran polttoainesäiliö.,
11. Käytä rinnakkaista rakennetta. Järjestä lauseet niin, että rinnakkaiset ideat näyttävät samansuuntaisilta. Tämä on tärkeää, kun käytät luetteloa.
Nonparallel rakentaminen:
tehtävät Johdon Sihteeri Hallinnollinen Komitea ovat:
- ottamaan minuuttia ja kaikki kokoukset; (lause)
- Johdon Sihteeri vastauksia kaikki kirjeenvaihto; ja (lauseke)
- Kirjoittaminen kuukausittain raportteja. (aihe)
Rinnakkainen rakentaminen:
- ottamaan minuuttia ja kaikki kokoukset;
- vastata kaikkiin kirjeenvaihto; ja
- kirjoittaa kuukausittain raportit.
12., Suosi yksinkertaisia sanoja. Hallituksen kirjoittelun pitäisi olla arvokasta, mutta sen ei tarvitse olla mahtipontista. Kirjoittaminen voi olla arvokasta, kun kieli on yksinkertaista, suoraa ja vahvaa. Jotta kirjoituksesi olisi selkeämpi ja helpompi lukea-ja siten tehokkaampi-suosi yksinkertaista sanaa.,
| ÄLÄ SANO | SANOA |
|---|---|
| rakentaa, valmistaa | tehdä |
| aloittaa, alkaa | begin |
| päättyy | päättyy |
| käyttää | käyttää |
| huomattava osa | suuri osa |
| varattava tilaisuus | anna |
13. Unohda tarpeettomat sanat. Älä käytä yhdistettyjä prepositioita ja muita wordy-ilmaisuja, kun sama merkitys voidaan välittää yhdellä tai kahdella sanalla.,22a27ff7″>
14., Vältä irtisanomisia. Älä käytä sanapareja, jos sanoilla on sama vaikutus tai jos toisen merkitys sisälsi toisen.
Esimerkkejä: Sana paria välttää,
kaikki
luvan ja suoria
lopeta
jokainen
täyden
tilaa ja suora
tarkoittaa ja sisältää
tarpeen ja toivottavaa,
15. Käytä konkreettisia sanoja. Hallituksen kirjoittelu koskee usein abstrakteja aiheita. Abstraktit sanat voivat kuitenkin olla epämääräisiä ja avoimia erilaisille tulkinnoille., Laita ohjeet yksinkertaisiin, konkreettisiin sanoihin.
| ÄLÄ SANO | JOS TARKOITAT, |
|---|---|
| ajoneuvot | autojen |
| aseiden | kiväärit |
| ilma | helikoptereita |
16. Älä käytä sanoja, jotka suututtavat. Sanat voivat houkutella tai karkottaa lukijoita. On mahdollista valita kirjoituksessamme sanoja, jotka eivät tee väärää vaikutelmaa tai suututa lukijoitamme. Käytä sanoja, joihin ihmiset suhtautuvat suopeasti, eivätkä sanoja, joita he paheksuvat.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Vältä substantiivileipiä. Hallinnollisessa kirjoituksessa käytetään liikaa substantiiviklustereita — substantiivien ryhmiä ”sandwiched” yhdessä.Vältä näitä hämmentäviä konstruktioita käyttämällä enemmän prepositioita.
älä sano: Underground mine worker safety protection procedures development.
SAY: Development of underground procedures for the protection of the safety of mine workers.
tai todennäköisemmin: kehitetään menettelyt maanalaisten kaivosten työntekijöiden turvallisuuden suojelemiseksi.
mikä merkitys on tarkoitus selkeyttää, kun tämä nelisanainen voileipä hajoaa.
18. Älä käytä sukupuolisidonnaista terminologiaa.,hän sukupuoleen työnimike:
| ÄLÄ SANO | SANOA |
|---|---|
| Matruusi | Miehistön jäsen |
| Valmistelija | Laatijan |
| Värvätty miehet | Värvätty henkilöstö |
| Palomies | Palomies |
| Työnjohtaja | Ohjaaja |
| Manhours | työaika |
| Työvoiman | Henkilöstö, työvoima |
Vältä sukupuoleen liittyviä pronomini, kun edeltäjä voi olla mies tai nainen.,
älä sano: ylläpitäjän tai hänen suunnittelijansa on täytettävä arviointilomake.
sano: hallinnoijan tai Hallinnoijan suunnittelijan on täytettävä arviointilomake.
ole varovainen, kun uudelleenkirjoitat ongelman välttämiseksi. Seuraavilla esimerkeillä ei välttämättä ole samaa merkitystä —
- kukin aluejohtaja ilmoittaa suosituksistaan konferenssissa.
- maakuntajohtajat julkistavat suosituksensa konferenssissa.
19. Kirjoita lyhyitä lauseita. Luettavat lauseet ovat yksinkertaisia, aktiivisia, myöntäviä ja toteavia.,
mitä enemmän lause poikkeaa tästä rakenteesta, sitä vaikeampi lause on ymmärtää.
pitkät, run-on-lauseet ovat perusheikkous laillisissa asiakirjoissa.
oikeudellisissa asiakirjoissa on usein ehtoja, jotka johtavat monimutkaisiin lauseisiin, joissa on monia lausekkeita.
mitä monimutkaisempi lause on, sitä suurempi on vaikeuden mahdollisuus määrittää lauseen aiottu merkitys.
ratkaisut
- kertovat yhden asian ja jokaisessa lauseessa vain yhden asian.
- jakaa pitkät lauseet kahteen tai kolmeen lyhyeen lauseeseen.
- Poista kaikki tarpeettomat sanat., Pyri yksinkertaiseen lauseeseen, jossa on subjekti ja verbi. Poista tarpeettomat muokkaajat.
- Jos vain yhden tai kahden yksinkertaisen ehdon on täytyttävä ennen kuin sääntöä sovelletaan, ilmoittakaa ensin ehdot ja ilmoittakaa sitten sääntö.
- Jos kahden tai useamman monitahoisen ehdon on täytyttävä ennen kuin sääntöä sovelletaan, ilmoitetaan sääntö ensin ja ilmoitetaan sen jälkeen ehdot.
- Jos useiden edellytysten tai toissijaisten säännösten on täytyttävä ennen kuin sääntöä sovelletaan, käytä luetteloa.
20. Tee luettelot selkeä ja looginen rakenteeltaan. Listaus tarjoaa valkoista tilaa, joka erottaa eri olosuhteet., Listaaminen voi auttaa sinua poistamaan sanojen ”ja” ja ”tai”aiheuttamat epäselvyysongelmat. Kun luet, käytä seuraavia sääntöjä:
- käytä rinnakkaista rakennetta. (KS.esimerkki edellä 11 kohdasta.)
- Luettelo kunkin kohteen niin, että se tekee täydellisen ajatellut, kun lukea johdanto.
- Jos johdanto kieli-luettelosta on täydellinen lause —
- End käyttöönotto paksusuolen; ja
- Tee jokaisen kohteen luettelosta erillinen lause.,
- Jos johdanto kieli-luettelo on epätäydellinen virke —
- End käyttöönotto viiva;
- Lopussa kunkin kohteen luettelossa, paitsi viimeinen erä puolipisteellä;
- Jälkeen puolipiste vuonna next-to-viimeinen kohde luettelosta, kirjoita ”ja” tai ”tai” tarvittaessa; ja
- Lopeta viimeinen kohde luettelosta ajan.
21. Käytä lyhyitä kappaleita. Kirjoittaja voi parantaa sääntelyn selkeyttä käyttämällä lyhyitä, kompakteja kappaleita. Kunkin alan olisi käsiteltävä yhtä yhtenäistä aihetta., Pitkälliset, monimutkaiset tai TEKNISET keskustelut olisi esitettävä useina eri osa-alueina.
22. Käytä tarkistuslistaa ja tarkistaa luonnoksen kunkin näistä periaatteista erikseen.
Previous / Next