Electronic Data Interchange (EDI) es el intercambio electrónico de información comercial utilizando un formato estandarizado; un proceso que permite a una empresa enviar información a otra empresa electrónicamente en lugar de en papel. Las entidades comerciales que realizan negocios electrónicamente se denominan socios comerciales.

muchos documentos comerciales se pueden intercambiar mediante EDI, pero los dos más comunes son las órdenes de compra y las facturas., Como mínimo, el EDI sustituye la preparación y el manejo del correo asociado con la comunicación comercial tradicional. Sin embargo, el verdadero poder del EDI es que estandariza la información comunicada en los documentos comerciales, lo que hace posible un intercambio «sin papel».

La factura tradicional ilustra lo que esto puede significar. La mayoría de las empresas crean facturas utilizando un sistema informático, imprimen una copia en papel de la factura y la envían por correo al cliente. Una vez recibida, el cliente marca con frecuencia la factura y la introduce en su propio sistema informático., Todo el proceso no es más que la transferencia de información desde el ordenador del vendedor al ordenador del cliente. El EDI permite minimizar o incluso eliminar los pasos manuales involucrados en esta transferencia.

Las mejoras de proceso que ofrece EDI son significativas y pueden ser dramáticas., Por ejemplo, considere la diferencia entre la orden de compra tradicional en papel y su contraparte electrónica:

un intercambio de documentos tradicional de una orden de compra un intercambio de documentos EDI de una orden de compra
este proceso normalmente toma entre tres y cinco días. este proceso normalmente ocurre durante la noche y puede tomar menos de una hora.,
  • El Comprador toma una decisión de compra, crea la orden de compra y la imprime.
  • El comprador envía por correo la orden de compra al proveedor.
  • EL PROVEEDOR recibe la orden de compra y la ingresa en el sistema de entrada de órdenes.
  • El comprador llama al proveedor para determinar si se ha recibido la orden de compra, o el proveedor envía al comprador un acuse de recibo de la orden.
  • el Comprador hace una decisión de compra, se crea la orden de compra, pero no imprime.,
  • EDI software crea una versión electrónica de la orden de compra y la transmite automáticamente al proveedor.
  • El sistema de entrada de pedidos DEL PROVEEDOR recibe la orden de compra y actualiza el sistema inmediatamente después de recibirla.
  • El sistema de entrada de pedidos del proveedor crea un acuse de recibo y lo transmite para confirmar la recepción.,

orden de compra y facturas a través de ORISS

El sistema online Rapid Invoicing and Supply Solution (ORISS) de Transentric para proveedores que no cumplen con EDI permite a esos proveedores recibir órdenes de compra y enviar facturas a través de un navegador Web.