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principios de escritura clara
1. Escribe en la voz activa. La voz activa elimina la confusión al obligarle a nombrar al actor en una oración. Esta construcción deja claro al lector quién debe realizar el deber.
La Voz pasiva hace oraciones más largas y Rotonda. Quién es responsable es mucho menos obvio. Los pasiveverbs tienen una forma del verbo to be Más El participio pasado de un verbo principal.,
| soy | es | son | fue | fueron | a | estado |
además
un verbo principal suele terminar en «es» o «ed».
Ejemplos de verbos pasivos:
- recepción
- está siendo considerado,
- se ha seleccionado.
La Voz pasiva invierte el orden natural y activo de las oraciones en inglés. En el siguiente ejemplo pasivo, el emisor de la acción viene antes que el actor.,
Pasivo: El reglamento fue escrito por el redactor .activo: el redactor escribió el Reglamento .
Las construcciones pasivas son confusas cuando se usan en regulaciones. Las oraciones activas deben tener actores, pero los pasiveones están completos sin ellos.
| El material será entregado. | ¿Por quién? |
| la fecha de inicio está por decidir. | ¿Por quién? |
| Las cifras deben ser aprobados. | ¿Por quién?, |
poner el actor antes que el verbo te obliga a ser claro sobre la responsabilidad.
- El Mensajero entregará el material.
- El contratista decidirá la fecha de inicio.
- El administrador debe aprobar las figuras.
La Voz pasiva es apropiada cuando el actor es Desconocido, sin importancia u obvio.Esto no suele aplicarse en el texto reglamentario.
- a menudo se roban objetos pequeños.
- Las aplicaciones han sido enviadas por correo.
2. Usa verbos de acción.,
Evite palabras como esta:
| NO digas | DECIR |
|---|---|
| tener en cuenta | considerar |
| es aplicable a | se aplica a |
| hacer el pago | pago |
| dar reconocimiento a | reconocer |
| se preocupa | preocupaciones |
son llamados «nominales» — sustantivos con verbos en el interior. Son difíciles de leer y hacen que las oraciones sean más largas. Los verbos de acción son más cortos y más directos.3., Utilice «debe» en lugar de «Deberá».,
| se | impone la obligación de actuar, pero puede ser confundido con la predicción de la acción futura |
| se | predice el futuro de la acción |
| debe | impone la obligación, indica la necesidad de actuar |
| no debe | indica una prohibición |
| debe | deduce la obligación, pero no absoluta necesidad |
| mayo | indica la discreción para actuar |
Para imponer una obligación legal, uso «debe.,»
to predict future action, use » will.»no digas: El Gobernador lo aprobará.diga: el gobernador debe aprobarlo.
OR: el gobernador lo aprobará.
4. Sé directo. Habla directamente con tus lectores. Usa el estado de ánimo imperativo. Las regulaciones se prestan a este estilo, especialmente los Procedimientos, las instrucciones prácticas y las listas de deberes.
Directness evita la voz pasiva:
di: firma todas las copias.diga: adjunte una copia de su W-2 a su declaración.
este estilo resulta en procedimientos que son más cortos, más nítidos y más fáciles de entender.
5. Usa el tiempo presente., Reglamento de efecto continuo habla como de la hora de aplicarlo, no a partir del momento en que el proyecto o cuando se hace efectiva. Por esta razón, debe redactar los reglamentos en tiempo presente. Al redactar en tiempo presente, evitarás formas verbales complicadas e incómodas.
no diga: la multa por conducir sin licencia será de $10.00.diga: la multa por conducir sin licencia es de $10.00.
6. Escribe positivamente. Si puede expresar con precisión una idea, ya sea positiva o negativamente, expresarla positivamente.,no diga: el gobernador no puede nombrar a personas que no sean las calificadas por la Agencia de administración de personal.diga: el gobernador debe nombrar a una persona calificada por la Agencia de administración de personal.
Una declaración negativa puede ser clara. Úsalo si estás advirtiendo al lector.no camines no fumes pero evita varios negativos en una oración.no diga: un proyecto de demostración no será aprobado a menos que se cumplan todos los requisitos de la solicitud.un proyecto de demostración será aprobado solo si el solicitante cumple con todos los requisitos.,
Es mejor expresar incluso un negativo en forma positiva.
| NO digas | DECIR |
|---|---|
| no es honesto | deshonesto |
| no recuerdo | olvidó |
| no prestar atención alguna a | ignorado |
| no permanecen en la reunión | salió de la reunión |
| no cumplir con o no se pudo cumplir con |
violado |
7. Evite el uso de excepciones., De ser posible, indique una regla o categoría directamente en lugar de describir esa regla o categoría indicando sus excepciones.
no diga: todas las personas excepto las de 18 años o más deben…
decir: cada persona menor de 18 años de edad debe…
sin embargo, puede usar una excepción si evita una lista larga y engorrosa o una descripción elaborada. Cuando utilice una excepción, indique primero la regla o categoría y, a continuación, indique su excepción.no digas: Alabama, Alaska,… y Wyoming (una lista de 47 estados) debe racionar… diga: cada estado excepto Texas, Nuevo México y Arizona debe racionar…, (Tenga en cuenta que la categoría «cada Estado» se establece primero y luego se indican las excepciones.)
8. Evite dividir infinitivos. El infinitivo dividido ofende a muchos lectores, así que evítalo si puedes.
no diga: asegúrese de responder rápidamente a la invitación.
diga: asegúrese de responder rápidamente a la invitación. o diga: asegúrese de responder a la invitación con prontitud.
9. Use el sustantivo singular en lugar del sustantivo plural. En la medida en que su significado lo permita, use un sustantivo singular en lugar de un sustantivo plural., Evitará el problema de si la regla se aplica por separado a cada miembro de una clase o conjuntamente a la clase en su conjunto.
no diga: el guardia emitirá insignias de seguridad a los empleados que trabajan en el edificio D y el edificio E.
diga: el guardia emitirá una insignia de seguridad a cada empleado que trabaja en el edificio D y a cada empleado que trabaja en el edificio E.
a menos que quiera decir
El guardia emitirá una insignia de seguridad a cada empleado que trabaja tanto en el edificio D como en el edificio E. (hay otros significados posibles.)
10. Sé consistente. No uses palabras diferentes para denotar las mismas cosas., La variación por el bien de la variación no tiene lugar en la escritura de la regulación. Usar un sinónimo en lugar de repetir el término preciso que pretende solo confunde al lector. no diga: cada propietario de un vehículo motorizado debe registrar su automóvil en la División de automóviles del Departamento de Policía Metropolitana. diga: cada propietario de automóvil debe registrar su automóvil en la División de automóviles del Departamento de Policía Metropolitana.
No use la misma palabra para denotar cosas diferentes.no digas: el tanque tenía un tanque de 200 galones para combustible. el tanque tenía un contenedor de combustible de 200 galones.,11. Utilice la estructura paralela. Organiza oraciones para que las ideas paralelas parezcan paralelas. Esto es importante cuando se utiliza una lista.construcción no paralela: las funciones del Secretario Ejecutivo del Comité Administrativo son:
- levantar actas de todas las sesiones; (frase)
- El Secretario Ejecutivo responde a toda la correspondencia; y (cláusula)
- redacción de informes mensuales. (tema)
construcción paralela:
- para tomar actas de todas las reuniones;
- Para responder a toda la correspondencia; y
- Para escribir los informes mensuales.
12., Prefiero palabras simples. La escritura del gobierno debe ser digna, pero no tiene que ser pomposa. La escritura puede ser digna cuando el lenguaje es simple, directo y fuerte. Para que su escritura sea más clara y fácil de leer, y por lo tanto más efectiva, prefiera la palabra simple.,
| NO digas | DECIR |
|---|---|
| construir, fabricar | hacer |
| iniciar, iniciar | begin |
| cancelar | final |
| utilizar | uso |
| parte sustancial | gran parte |
| oportunidad | permite |
13. Omita palabras innecesarias. No utilice preposiciones compuestas y otras expresiones verbosas cuando el mismo significado se puede transmitir con una o dos palabras.,22a27ff7″>
14., Evitar redundancias. No use pares de palabras, si las palabras tienen el mismo efecto o donde el significado de una incluye la otra.
Ejemplos: Pares de palabras para evitar
cualquier y todos los
autorizar y directo
el cese y desista
cada
la plena y completa
orden y directo
significa e incluye
es necesario y deseable
15. Usa palabras concretas. La escritura gubernamental a menudo se refiere a temas abstractos. Pero las palabras abstractas pueden ser vagas y estar abiertas a diferentes interpretaciones., Ponga las instrucciones en palabras simples y concretas.
| NO digas | SI TE refieres |
|---|---|
| vehículos | automóviles |
| armas de fuego | rifles |
| aeronaves | helicópteros |
16. No uses palabras que te antagonicen. Las palabras pueden atraer o repeler a los lectores. Es posible elegir palabras en nuestra escritura que no causen la impresión equivocada o antagonicen a nuestros lectores. Use palabras a las que la gente reaccione favorablemente en lugar de palabras que les ofendan.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Evita los sándwiches sustantivos. La escritura administrativa usa demasiados grupos de sustantivos groups grupos de sustantivos «intercalados» juntos.Evite estas construcciones confusas usando más preposiciones.
no diga: desarrollo de procedimientos de protección de seguridad para Trabajadores Mineros subterráneos.
SAY: desarrollo de procedimientos subterráneos para la protección de la seguridad de los trabajadores mineros.
OR MORE LIKELY: Development of procedures for the protection of the safety of workers in underground mines.
Qué significado se pretende se hace más claro cuando este sándwich de cuatro palabras se rompe.18. No uses terminología específica de género.,él específicas de género, título del trabajo:
| NO digas | DECIR |
|---|---|
| Tripulante | miembro de la Tripulación |
| Delineante | Redactor |
| Los hombres alistados | personal Alistado |
| Bombero | Bombero |
| Capataz | Supervisor |
| horas de trabajo | Horas trabajadas |
| Personal | Personal, mano de obra |
Evite el género-específicos pronombre cuando el antecedente puede ser masculino o femenino.,
no diga: el administrador o su designado debe completar el formulario de evaluación.diga: el administrador o la persona designada por el administrador debe completar el formulario de evaluación.tenga cuidado al reescribir para evitar el problema. Los siguientes ejemplos no tienen necesariamente el mismo significado
- Cada Director Regional anunciará sus recomendaciones en la conferencia.
- los Directores Regionales anunciarán su recomendación en la conferencia.
19. Escribe oraciones cortas. Las oraciones legibles son simples, activas, afirmativas y declarativas.,cuanto más se desvía una oración de esta estructura, más difícil es entender la oración.las oraciones largas y continuas son una debilidad básica en los documentos legales.
Los documentos legales a menudo contienen condiciones que resultan en oraciones complejas con muchas cláusulas.cuanto más compleja es la oración, mayor es la posibilidad de dificultad para determinar el significado pretendido de la oración.
soluciones
- indique una cosa y solo una cosa en cada oración.
- Divide las oraciones largas en dos o tres oraciones cortas.
- Eliminar todas las palabras innecesarias., Esfuérzate por una oración simple con un sujeto y un verbo. Elimina los modificadores innecesarios.
- Si solo se deben cumplir una o dos condiciones simples antes de que se aplique una regla, indique primero las condiciones y luego la regla.
- si se deben cumplir dos o más condiciones complejas antes de que se aplique una regla, indique primero la regla y luego las condiciones.
- si se deben cumplir varias condiciones o disposiciones subordinadas antes de que se aplique una regla, utilice una lista.
20. Haga que las listas sean claras y lógicas en su estructura. Listing proporciona un espacio en blanco que separa las diversas condiciones., Enumerar puede ayudarle a evitar los problemas de ambigüedad causados por las palabras «y» y «o». Cuando enumere, use las siguientes reglas:
- Use estructura paralela. (Véase el ejemplo del punto 11 Supra.)
- enumere cada elemento para que haga un pensamiento completo cuando se lea con el texto introductorio.
- si el lenguaje introductorio de la lista es una oración completa End
- termine la introducción con dos puntos; y
- haga que cada elemento de la lista sea una oración separada.,
- si el lenguaje introductorio de la lista es una oración incompleta End
- termine la introducción con un guión;
- termine cada elemento de la lista excepto el último elemento con un punto y coma;
- Después del punto y coma en el penúltimo elemento de la lista, escriba «y» o «o» según corresponda; y
- termine el último elemento de la lista con un punto.
21. Usa párrafos cortos. Un escritor puede mejorar la claridad de un Reglamento mediante el uso de párrafos cortos y compactos. Cada párrafo debe tratar un tema único y Unificado., Las discusiones largas, complejas o técnicas deben presentarse en una serie de párrafos relacionados.22. Utilice una lista de verificación y revise su borrador para cada uno de estos principios por separado.
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