- Un sistema de punto de Venta (POS) permite a las empresas completar compras, registrar datos de ventas y ver informes de rendimiento empresarial.
- Algunos sistemas POS tienen características adicionales como administración de empleados, clientes e inventario.
- Las empresas deben comprar un sistema que se integre fácilmente con sus otras plataformas de negocios, como aplicaciones de contabilidad y marketing.
para completar una transacción de ventas, es probable que su empresa necesite un sistema POS., Hay varios tipos de sistemas POS, cada uno con sus propias características y funcionalidades; por ejemplo, puede obtener una plataforma simple para realizar transacciones de ventas o una que incluya varias capacidades operativas, como la administración de inventario.
el mejor sistema POS para su negocio depende del tamaño de su empresa, industria, presupuesto y las características que necesita. Hay tantos sistemas para elegir. En este artículo, desglosamos lo que hace un sistema POS y qué características necesita estar atento para que elija un sistema que sea perfecto para su negocio y su presupuesto.,
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¿qué es un sistema POS?
un sistema POS consta de dos elementos: software POS y hardware POS. El software POS es una plataforma de tecnología digital que completa las transacciones de compra. El Software puede estar basado en la nube o en servidores locales; sin embargo, el software basado en la nube es más popular entre los propietarios de pequeñas empresas debido a su facilidad de uso, asequibilidad, seguridad y conveniencia., El software basado en la nube le permite acceder a sus datos de ventas desde cualquier dispositivo siempre y cuando tenga una conexión a internet, esto incluso incluye dispositivos fuera del sitio. Aunque el software basado en servidor local ofrece más estabilidad, es más caro y generalmente está orientado a las empresas.
el hardware POS se refiere a los componentes físicos – una tableta, un soporte de tableta, un cajón de efectivo, una impresora de recibos y un lector de tarjetas o un terminal de tarjeta de crédito – necesarios para realizar la transacción de venta., Dependiendo de su industria y presupuesto, puede integrar hardware POS adicional, incluidos escáneres de códigos de barras, pantallas de visualización para clientes, dispositivos de identificación de llamadas, quioscos, dispensadores de monedas, impresoras de cocina, Sistemas de visualización de cocina, tableros de menú digitales, básculas y estuches para tabletas.
los sistemas POS móviles se están convirtiendo en la opción más común para las pequeñas y medianas empresas, especialmente aquellas que necesitan flexibilidad adicional en sus procesos de ventas.
¿cómo funciona un sistema POS?
la función básica de un sistema POS es completar las transacciones de ventas., Sin embargo, Jared Weitz, CEO y fundador de United Capital Source Inc., dichos datos de estas transacciones se pueden utilizar para muchas otras funciones comerciales.
«Cuando un cliente desea completar una transacción, utilizará un sistema POS para ejecutar su pago (tarjeta o efectivo)», dijo Weitz business.com. » el POS generará la transacción y contendrá todos los datos recopilados de ella. Estos datos se pueden almacenar dentro del sistema para el seguimiento de inventario, informes financieros y alojamiento de información del cliente para futuros contactos y referencias.,»
idealmente, su sistema POS tendrá capacidades adicionales en lugar de simplemente grabar ventas. Algunos sistemas POS se integran con otros programas para automatizar las operaciones comerciales y agilizar el intercambio de información. Por ejemplo, algunas soluciones POS se integran perfectamente con plataformas de contabilidad y marketing.
«Los sistemas POS de calidad permiten al propietario de la empresa administrar todos los aspectos de las operaciones con múltiples características y funcionalidades, incluidas las herramientas de informes para ayudar a analizar datos y tomar decisiones comerciales informadas», dijo Annie Legge, directora de marketing de 3S POS., «Al automatizar varias tareas de negocio con, usted será capaz de poner tiempo adicional en otras áreas del negocio.»
¿cuáles son las características clave de un sistema POS?
los sistemas POS tienen características que le ayudarán a administrar mejor su proceso de ventas y mejorar el servicio al cliente.
«un sistema POS es el eje central para la mayoría de las necesidades de su negocio: ventas, inventario, administración de clientes, incluso beneficios para empleados y seguimiento de horas», dijo Weitz. «Un gran componente de un punto de venta es el hecho de que todo puede vivir dentro de un solo lugar.,»
Cuando busque el mejor sistema POS para su negocio, considere un sistema que tenga las siguientes características:
- capacidades de compra: sus empleados pueden usar el sistema POS para escanear o ingresar los artículos que un cliente está comprando, agregar impuestos y calcular el monto total de la venta. El sistema aceptará el pago y generará un recibo.
- Registro de datos de Ventas :el sistema POS registra y almacena los datos de ventas de los clientes en la nube o en el sitio en un servidor local, dependiendo del sistema que elija.,
- Seguimiento y gestión del inventario: puede crear un catálogo de productos o menú en el sistema que utiliza cuando está llamando a los pedidos de los clientes. Los mejores sistemas POS también rastrean el inventario y actualizan automáticamente las cantidades a medida que se venden los artículos. Algunos tienen alertas de stock bajo y funciones de orden de compra.
- Integración de terceros: si utiliza otros programas comerciales para ejecutar su negocio, como software de contabilidad, nómina y marketing por correo electrónico, Desea un sistema POS que se integre a la perfección con aplicaciones de terceros., Esto permite que las diversas aplicaciones compartan información automáticamente, eliminando la necesidad de descargar y cargar manualmente informes, listas de clientes y otros datos.
- informes: el sistema POS puede generar una variedad de informes que le ayudan a medir el rendimiento empresarial y analizar los datos de sus ventas, productos, clientes y empleados.
- Programas de fidelización y gestión de clientes: la mayoría de los sistemas POS tienen herramientas básicas de gestión de clientes que le permiten registrar información de clientes y crear perfiles de clientes que puede usar con fines de marketing., Los programas de lealtad a menudo están disponibles como una función adicional (que cuesta extra) o como una integración.
- Gestión de Empleados :el sistema POS debe permitirle restringir el acceso y las capacidades de los empleados, y registrar las ventas de los empleados. Algunos incluyen funciones de seguimiento de tiempo y programación, pero estas funciones a menudo son complementos o integraciones.
aunque no todas las funciones pueden aplicarse a su negocio o industria, necesitará, como mínimo, capacidades de compra y registro de ventas., Brian Cairns, CEO de ProStrategix Consulting, dijo que la mayoría de las empresas se benefician del seguimiento e integración del inventario.
» beneficia al negocio cuando los sistemas POS tienen control de inventario e interfaz con su software de contabilidad para que pueda registrar automáticamente los ingresos totales, descuentos, devoluciones, costo de los bienes, impuestos sobre las ventas, etc.», dijo Cairns.
Legge dijo que cualquier buen sistema POS le dará acceso a datos valiosos y herramientas de informes para que pueda obtener información sobre las tendencias y el rendimiento general del negocio en relación con sus objetivos.,
«Los módulos incluyen control de stock, Ventas, Gestión de relaciones con clientes, reservas, cuentas y gestión de personal», dijo Legge. «Con este tipo de sistema confiable en su lugar, podrá detectar áreas que están funcionando bien y mejorar aquellas que necesitan más atención. Siguiendo este Proceso, su negocio será más eficiente.»
aunque las capacidades de gestión de empleados y clientes no siempre son características necesarias, Legge dijo que pueden ser extremadamente útiles para fomentar la lealtad a la marca, conectarse con sus clientes y administrar empleados.,
» el sistema le permite conectarse con sus clientes en un nivel completamente nuevo», dijo. «Con los programas de recompensas, las tarjetas de fidelidad de marca y las promociones a través de aplicaciones integradas, hay más espacio para que una relación crezca con sus clientes. Desde el punto de vista de los recursos humanos y el compromiso de los empleados, el sistema adecuado le dará información sobre el rendimiento y la asistencia.»
los costes de un sistema POS
los sistemas POS son una inversión. Entender cómo afectarán el presupuesto es una cuestión de desglosar sus costos.
Hardware
Al igual que cualquier sistema, el hardware POS variará en costos., La mayoría dependerá de lo que quieras y necesites. Algunas piezas de hardware a considerar son un iPad (u otros dispositivos de pantalla táctil), un escáner de código de barras, un cajón de efectivo y una impresora de recibos.
Las pequeñas empresas a menudo pueden salirse con la suya con solo un iPad y recibos digitales. Sin embargo, si tu tienda experimenta un gran volumen de clientes, necesitarás características como recibos físicos y administración de efectivo. Los escáneres de códigos de barras ayudan con inventarios más grandes y fluidos.,
En general, puede esperar gastar desde $300 ($329 para un iPad actual) hasta miles de dólares si su POS es una computadora independiente con todas las campanas y silbatos. Estos precios son por estación.
Software
los costos del Software también varían considerablemente. Las aplicaciones de software más simples generan un recibo por cada venta (generalmente digital). Incluso el software básico generalmente incluye un poco de seguimiento y análisis de ventas, aunque puede ser bastante liviano. El software avanzado es capaz de rastrear su inventario y mantenerlo reabastecido, y proporciona análisis de ventas detallados., Puede unificar los sistemas POS en todas las ubicaciones y tiene soporte omnicanal. Su rango de precios va desde $99 por mes hasta $10,000 por mes para los sistemas más avanzados.
servicios
los servicios incluyen procesamiento de pagos, facturación de contratos y soporte de TI. Puedes encontrar muchos otros servicios de nicho, pero esos son los más comunes. El alcance de los servicios prestados afectará sus costos, pero el procesamiento de pagos es casi siempre el gasto más grande. Es tan variado como cualquier otra cosa, pero normalmente se cobra por transacción. Como ejemplo, Shopify cobra un 2.5 por ciento por el procesamiento de pagos.,
consejos para elegir el mejor sistema POS para su negocio
saber lo que un POS puede hacer y cuánto costará puede ayudarlo a tomar una buena decisión. Estos consejos le ayudarán a poner esas ideas en contexto para elegir el mejor sistema posible.
Traffic
es la primera consideración, porque dicta lo que necesita de su POS. Por lo general, los sistemas menos costosos funcionan un poco más lentos, y eso los hace más adecuados para los minoristas que experimentan una cantidad baja de tráfico. Lo inverso también es cierto.
Número de puntos de venta
¿cuántos puntos de venta necesita?, Son móviles o estacionarios? Las respuestas a estas preguntas determinarán muchas de sus opciones. Los proveedores móviles necesitan hardware sustancialmente diferente de una sola tienda con una caja registradora. Si necesita varias estaciones de ventas, mire los precios agrupados.
características
hay innumerables características a considerar, pero cuatro, en particular, a prestar atención son el procesamiento de pagos, el soporte, el inventario y el análisis. La importancia de las características variará dependiendo de su negocio., Por ejemplo, si tiene algún conocimiento técnico o acceso a servicios de TI, el soporte puede ser menos problemático que una operación de una sola persona. El procesamiento de pagos puede incluir métodos que sus clientes prefieren usar cuando patrocinan su negocio. ¿A veces pagan en efectivo? Todo el tiempo? ¿Algunos clientes pagan con un cheque? Tenga en cuenta las preferencias de sus clientes. Por último, con el inventario, algunas tiendas necesitan una potente integración de gestión de inventario. Algunas empresas no tienen inventario en absoluto.,
sus necesidades variarán con el sistema POS, pero al tomarse el tiempo para evaluar qué características son más importantes para usted y sus clientes, podrá encontrar un sistema POS que se adapte bien a su tienda y que sea fácil de instalar y usar.
preguntas frecuentes del sistema POS
p: ¿puede usar un sistema POS en su teléfono?
A: la respuesta corta: sí. Hay dos maneras diferentes de usar un sistema POS en su teléfono. La primera opción es registrar sus datos de ventas en una aplicación de software POS basada en la nube.,
«Los modernos sistemas POS permiten al propietario de la empresa acceder a datos e informes valiosos a través de cualquier dispositivo con conexión a internet, incluido un teléfono móvil», dijo Legge. «Como los datos del punto de venta se respaldan en el servidor en la nube, el acceso a los datos se puede realizar a través de un portal en un navegador de internet o una aplicación dedicada.»
la segunda opción, que quizás sea más conveniente que la primera, es realizar transacciones de ventas directamente desde su dispositivo móvil., Legge dijo que los proveedores de POS móviles basados en la nube, especialmente los del sector minorista, permiten a los propietarios de pequeñas empresas tener una aplicación POS básica en su dispositivo móvil y recibir pagos a través de un pequeño terminal de tarjeta portátil.
«esto es ideal para minoristas y empresas que tienen más de una ubicación, que viajan para la distribución o venden productos en ferias comerciales, stands y mercados sobre la marcha», agregó Weitz.
p: ¿Cuál es la diferencia entre un sistema POS y una caja registradora?
A: la respuesta corta: una caja registradora es parte de un sistema POS., Sin embargo, el uso de una caja registradora por sí solo es una forma un tanto anticuada de administrar las ventas, ya que la funcionalidad de una caja registradora se limita a calcular las ventas.
«una caja registradora simplemente captura la transacción: precios de compra menos cualquier descuento, etc.», dijo Cairns. «Una caja registradora por sí sola requeriría un sistema más manual donde las ventas se contabilizan al final del día, y descuentos, devoluciones, promociones, etc., se añadiría para equilibrar el efectivo al final del día.»
esta forma de registrar las Ventas requiere que mantenga un sistema separado para la gestión de inventario y la contabilidad., También aumenta la probabilidad de errores, mientras que con un sistema POS, de nuevo, dependiendo de cuál compre, estas funciones pueden automatizarse.
Su presupuesto y el tamaño de su negocio serán los dos factores decisivos más importantes.
«Si tiene una pequeña empresa con unas pocas transacciones y un inventario mínimo, un sistema POS podría ser demasiado caro», dijo Cairns. «Si tiene numerosas transacciones a través de una serie de artículos vendibles, entonces el tiempo ahorrado por el punto de venta probablemente lo pagaría.»
p: ¿Cuál es la diferencia entre un sistema POS y un software POS?,
A: la respuesta corta: el software POS es parte de un sistema POS. El software POS es la plataforma utilizada para completar las transacciones de ventas, además de ayudar a administrar otras integraciones comerciales. Un sistema POS es la combinación de hardware POS (por ejemplo, una tableta, cajón de efectivo, impresora de recibos y lector de tarjetas de crédito) y el software.
al elegir un sistema POS para su negocio, tenga en cuenta sus necesidades comerciales actuales y futuras.,
«Si está construyendo una pequeña empresa, invierta en un punto de venta más avanzado que no solo satisfaga sus necesidades hoy, sino que lo prepare para el éxito en el futuro», dijo Weitz. «Tener que hacer ajustes y compras más grandes más tarde solo lo ralentizará cuando su negocio esté listo para el crecimiento.»
P: ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?
A: la respuesta corta: móvil / tableta, terminal, quiosco de autoservicio en línea (basado en la nube) o, a veces, una combinación de las diferentes opciones., Dado que un sistema POS se compone de software y hardware, el tipo de sistema POS que cree puede variar. Puede tener un sistema basado en la nube (en línea) o un sistema basado en servidor local (in situ).
al elegir el hardware para su sistema, puede elegir un sistema POS móvil/tableta o un sistema de terminal estacionario. Las tabletas / móviles son el tipo de punto de venta más popular y deseado, ya que ofrecen una gran flexibilidad. Un terminal es un sistema todo en uno que tiene tanto software como hardware, aunque «terminal» también describe los combos de computadora/pantalla táctil., Los terminales tienden a ser grandes y voluminosos; sin embargo, recientemente se han introducido versiones más pequeñas y elegantes, que son más deseables que sus contrapartes heredadas.
los quioscos de autoservicio son esencialmente dispositivos todo en uno. Las pequeñas empresas pueden usar un sistema pos de tableta que tiene una configuración de modo de quiosco para que los clientes lo usen. Esto está comúnmente disponible con los sistemas POS de restaurantes, pero también hay algunos sistemas minoristas con esta capacidad.
p: ¿necesita un sistema POS completo o componentes específicos?
A: la respuesta corta: depende de tu negocio., Las empresas muy pequeñas con solo unas pocas ventas solo pueden necesitar una tableta, un lector de tarjetas y una impresora de recibos. La mayoría de las empresas necesitan un lector de tarjetas (o terminal de tarjetas de crédito), una impresora de recibos y una forma de almacenar su dinero en efectivo (un cajón de efectivo). También es probable que necesite un dispositivo para registrar la información (por ejemplo, una tableta o un terminal).
p: ¿Por qué son importantes los sistemas POS?
A: el TPV gestiona físicamente el flujo de caja de su negocio. Si no puedes aceptar dinero, no tienes un negocio. El POS es integral. Tiene que ser fiable y preciso., También puede proporcionar beneficios modernos más allá del almacenamiento de efectivo (como datos y análisis).
Las empresas minoristas pueden necesitar componentes adicionales como escáneres de códigos de barras, pantallas de visualización para clientes y dispensadores de monedas. Los restaurantes o bares Pueden Necesitar quioscos, impresoras de cocina, básculas, etc.