usted es departamento del crédito y de la colección es solamente tan fuerte como su eslabón más débil. Incluso una pequeña mejora en cualquiera de sus cartas tendrá un gran impacto debido al efecto multiplicador. Estás enviando las mismas cartas cientos o miles de veces cada año. Por lo tanto, utilice nuestras plantillas de cartas de cobro para comenzar a recaudar más dinero, antes, a menor costo y sin perder clientes valiosos.
la mayoría de las empresas solo necesitan de tres a cinco cartas de demanda para el pago., Una buena carta no solo puede resultar en el pago, sino también cuando se sigue con una llamada telefónica aumentará las colecciones y en menos tiempo total gastado. Puede descargar estas cinco muestras de cartas de colección para asegurarse de que está utilizando las cartas más efectivas para su negocio. Ahorre tiempo al llegar a la línea de fondo más rápido. Esto permite dedicar más tiempo a otras actividades para prevenir más delincuencia.
estas tres primeras cartas de demanda de muestra se basan en el tiempo, ya que se utilizan en intervalos de tiempo establecidos desde la fecha de factura., La primera carta de cobro es en realidad más una carta de servicio al cliente porque ni siquiera pide un pago, más bien la razón de la falta de pago. La carta de demanda final es probablemente la carta comercial más importante y utilizada con frecuencia cuando llega al rango de fecha de factura de sesenta a noventa días. La carta del IRS está fuera de la caja. Es un último recurso y esto ayuda a evitar los gastos de agencia y / o abogado de cobro.,
estas dos plantillas de cartas de cobro de deudas son situacionales en lugar de basadas en el tiempo, ya que son situaciones especiales que no ocurren de manera regular. La carta de cheque sin fondos es buena para tener a mano por si acaso. Para los acreedores comerciales, los cheques sin fondos son raros. Pero sí suceden y quieres estar listo para ello si y cuando lo haga. La carta de examen de deudores es buena tanto para cobrar un fallo de la corte de reclamos menores como para evitar la corte de reclamos menores con esta amenaza que incluye una orden de arresto contra su deudor si no comparece.,
Si las ventas son el motor, el crédito es el aceite. Sus ganancias dependen de ello. Otra forma de decirlo es: Las Ventas impulsan los ingresos, pero el crédito garantiza las ganancias. Nos gustaría mostrarle cómo: recolectar más dinero, antes, a menor costo y sin perder clientes valiosos. Gracias por mirar. Y la mejor de las suertes convirtiendo deudas en dólares.
detalles de ejemplo de Carta de colección
Primera Carta de colección
Stevens& Ricci ha desarrollado esta plantilla de Carta de primera colección para maximizar su primera tasa de éxito de seguimiento., Utilizando un formato único basado en la psicología del deudor, esta carta ha sido probada en un verdadero entorno de colección comercial durante varios años.
como regla general, en las primeras colecciones, una llamada telefónica es diez veces más efectiva que una carta escrita. Esto se debe principalmente a que en este estado un diálogo bidireccional es mucho más efectivo que la comunicación unidireccional.
pero como muchas reglas en colecciones, hay excepciones. Es posible que tenga que enviar una primera carta de recogida vs., llamar a cuentas de saldos más pequeños porque las cartas se pueden automatizar, mientras que las llamadas telefónicas son manuales y consumen más tiempo
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Carta de demanda Final
Las llamadas telefónicas son mejores en las primeras etapas de la recolección, pero en las etapas posteriores, la palabra escrita en el contexto legal poderoso que el habla. Te mostramos cómo crear una carta de plantilla de cinco partes personalizada para tu negocio.
Use una carta de demanda Final para el pago antes de llevar a su deudor a la corte., Cuando todos los demás intentos de cobro fallan, usted tiene una opción: dejar el asunto (y su dinero) ir, o llevarlo a la corte. Una carta de demanda Final por escrito es recomendada por la mayoría de los tribunales, y requerida por unos pocos, para presentar una demanda.
tenga en cuenta, sin embargo, que no quiere ir a la corte; quiere cobrar el dinero adeudado. Esta carta de demanda muestra vende la necesidad de pagar mientras cumple con los requisitos legales
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carta de Ventaja del IRS
Esta carta de Ventaja del IRS es un avance en las cuentas por cobrar., Esta es la plantilla de carta de cobro más poderosa y puede ayudarlo a cobrar sus cuentas más morosas utilizando el miedo del IRS. Perfectamente legal, y utilizada por abogados y CPAs para cobrar sus propias cuentas por cobrar, esta técnica incorpora tanto principios contables como psicología del deudor.,ver el IRS para obtener la atención del deudor y hacer que teman las ramificaciones de la falta de pago
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Bad Check Letter
Los cheques sin fondos son menos un problema cuando su base de clientes es principalmente comercial en lugar de Basada en el consumidor; pero el potencial siempre está ahí y debe estar preparado para lidiar con cheques sin fondos cuando y si los recibe.,
casi el 90% de los cheques sin fondos se utilizan en cuentas de menos de un año de antigüedad. Desconfíe de los cheques que tengan un número menor a 125 o ningún número impreso en ellos. Verifique la fecha y no deposite un cheque que esté postdatado; puede ser defendible bajo los Estatutos de cheques sin fondos.
nunca solicite un cheque con fecha posterior en respuesta a un cliente que » no tendrá el cheque durante dos semanas.,»En muchos estados, las disposiciones penales con respecto a los cheques sin fondos no se aplican a los cheques post-fechados
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Carta de examen de deudores
cuando llegue al punto en el que sienta que un fallo es incobrable, hay una última estrategia que puede probar. Utilice la Orden de Examen del deudor como un punto de presión, explicando lo que tendrá que pasar y cómo podría resultar una orden de arresto.,
- infórmele a su deudor del fallo que si no paga, le hará entrega legal de una orden de Examen del deudor para que comparezca ante la corte y muestre copias y estados de todas las propiedades, acciones, bonos, notas, cuentas bancarias, bienes raíces, ira, pensiones, estados financieros, declaraciones de impuestos, seguros, pólizas y títulos de vehículos.
- envíe por correo o fax la carta de recolección corporativa o individual junto con la lista de detalles de activos.,
- seguimiento con una llamada telefónica
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consejos de audio de la carta de colección
a continuación se muestra un resumen de audio de Ben Ricci dando consejos generales sobre las muestras de cartas de colección anteriores
https://stevensricci.com/wp-content/uploads/2015/05/3-Coll-Ltr-Series.mp3
transcripción
la primera carta de colección
echando un vistazo aquí a la primera muestra de carta de colección. La primera carta de recogida es realmente una función de servicio al cliente. En las primeras etapas de las colecciones, Es realmente más servicio al cliente que en las últimas etapas., Si vas a usar una carta de primera colección, y no todo el mundo lo hace, hubo momentos en los que nunca usé una carta de primera colección, siempre hice una llamada telefónica para el primer contacto. Ahora, hay algunas excepciones, por supuesto, si usted tiene un alto volumen o problemas de personal. Pero si vas a usar una primera carta de colección, he encontrado que este formato y la muestra que se proporciona en el libro de trabajo, así como en el disco del programa como un archivo de Word, son muy efectivos.
esta primera plantilla de carta de colección es muy efectiva. Diez veces más efectivo que la carta de dunning promedio., Este es un diálogo bidireccional en contraposición a la comunicación unidireccional. Y lo que debe o no debe hacer está establecido para ti, pero básicamente, es solo una letra suave y esponjosa, no es nada realmente pesado o acusatorio ni nada por el estilo. Simplemente pide una razón de falta de pago de una manera muy profesional y amigable. Solía obtener muchos de estos de vuelta con la casilla de verificación adecuada en la parte inferior e identifica exactamente cuál es el problema y le permite centrarse en resolver la solución., Y siento que si vas a usar la primera carta de colección deberías al menos probar esta y posiblemente modificarla para que se ajuste a tus necesidades.
La Carta de demanda Final
ahora, pasando a esta carta de demanda de muestra para el pago. Esto es después de que hayas hecho algunas llamadas, tenido algunas paradas, y es hora de ponerse serio. Es como dibujar una línea en la arena y estás preparando esto para las colecciones anticipadas. Ahora, una carta de demanda final es realmente mucho más efectiva por escrito en términos de llamar a alguien y verbalizar una demanda final., Es mejor poner esto por escrito porque, en esta etapa del juego, la palabra escrita es mucho más poderosa que el habla. Ahora, esta carta de colección que se proporciona aquí como una muestra que he desarrollado y utilizado durante años y años y años y siento que es sobre eficaz como cualquiera. Así que siéntase libre de adoptar el lenguaje de aquí a su propia carta de éste o simplemente copiar y usarlo como está y modificarlo.
es una carta excelente. Resuelve la necesidad de pagar y también cumple con los requisitos legales previos a la demanda que se requieren en la mayoría de los tribunales de reclamos menores y Tribunales de Justicia., Tiene todos los elementos necesarios: la apertura firme, el lenguaje pesado que sacas de tus propios documentos, ya sea un contrato o una orden de trabajo. Tiene una buena demanda de pago fuerte y tiene una consecuencia y un cierre. Y también los deja fuera. Si nos fijamos en el último párrafo donde usted les está diciendo todas estas cosas desagradables que vas a hacer a ellos si no pagan, pero luego les da la oportunidad de evitar estas cosas desagradables como, «no vamos a informar a las principales agencias de crédito y afectar a su calificación crediticia de negocio si usted paga esta factura.»y cosas de esa naturaleza., Y es una letra muy bien redondeada y efectiva.
arriba en la parte superior de la esquina derecha, Quiero señalar este elemento de fax registrado recibo. Si usted envía este correo certificado es más caro y consume mucho tiempo y es administrativamente solo más trabajo y dinero. Pero si envía esto a través de su máquina de fax y luego sigue adelante e imprime la confirmación de que la carta real fue, y grapa a la carta, que es igualmente demostrable en la corte si necesita probar que recibieron la carta de demanda final., Y así que siempre había preferido 99 de 100 veces que lo enviaría recibo de fax grabado en lugar de poner el correo certificado en la esquina superior derecha.
Carta de cheque sin fondos
ahora, pasando a la carta de cheque sin fondos. No todo el mundo se ve afectado por cheques sin fondos. Conseguiría tal vez dos o tres al año como gerente de crédito para un negocio comercial. Es bueno tener una carta de cheque en mal estado a mano en caso de que suceda. Naturalmente, lo primero que vas a hacer es que vas a llamar a tu cliente y vas a preguntar si hubo un problema con el depósito., Muchas veces te dicen: «Bueno, ya sabes, no hicimos un depósito a tiempo y simplemente seguimos adelante y lo volvemos a enviar por segunda vez.»Muchas de las veces que se hará cargo del problema. Pero tenga en cuenta que el 90% de los cheques sin fondos se obtienen en cuentas que tienen menos de un año de antigüedad. Y muchas veces se puede saber porque el cheque será un cheque temporal o habrá una indicación de numeración en el cheque en sí. Y usted sabe que usted puede tener un problema y que puede ser parte de la razón para el cheque devuelto.,
Además, no pida un cheque con fecha posterior, puede ser defendible bajo los Estatutos de cheques sin fondos. Y al tratar con los cheques sin fondos después de llamar al cliente, es posible que desee verificar con el banco y verificar los fondos y asegurarse de que si lo vuelve a enviar por segunda vez, esta vez va a ser buenos fondos. Y si eso no funciona, o si lo depositas por segunda vez y vuelve de nuevo, usa la carta que se presenta aquí para ti. Verá en esta carta que hace referencia a todos los hechos: el número del cheque, la cantidad., Desea poner su cargo de Finanzas allí, así como su tarifa de servicio, que es el cargo bancario que está pasando a través de ellos. Y hace una buena demanda fuerte.
Necesita que estas variables de estado se conecten allí antes de que pueda enviar esta cosa y que sea precisa y correcta. Las siguientes páginas en el libro de trabajo, se llama resumen de las leyes de cheques sin fondos del Estado, esto es por estado. Todos los días que tiene que esperar antes de que pueda enviar la carta y que tiene que ser puesto en la carta, así como los Estatutos penales, ya que escribir un cheque sin fondos es un asunto penal., Y es interesante notar que si un cliente escribe un cheque sin fondos y se declara en bancarrota, eso no es excusable bajo la bancarrota. Todavía puede perseguir la cantidad de ese cheque sin fondos directamente de la persona personal a pesar de que son una corporación declarando en bancarrota. Es una estatua totalmente diferente y es un asunto criminal del estado.
La Carta de cobro del IRS
el siguiente punto aquí: carta de cobro del IRS. En la escala de Niza a nuclear, esto es nuclear., Esta es la carta de recolección de servicio pesado, la carta de recolección de fuerza industrial, esto es lo que desea usar justo antes de cancelar la cuenta, usar un abogado o ir a una agencia de recolección. Básicamente, su pérdida se convierte en la ganancia de su cliente. Cuando llegue al punto en el que sienta que una deuda no es cobrable, con la cantidad no es lo suficientemente grande como para justificar una acción adicional, puede hacer un último intento de recolección interna antes de cancelarla o patearla a una agencia.,
básicamente le informa a su cliente que, a su elección, lo que le da una salida si no lo hace, reportará la deuda descargada al IRS como ingreso de cancelación de deuda. En otras palabras, la pérdida de su empresa se convierte en la ganancia de su cliente y, como tal, se puede informar al IRS en el formulario 1099 miscellaneous O C como ingreso para el deudor. Tenga en cuenta que el deudor debe ser solvente y hay algunos detalles con esta técnica., De hecho, esta técnica ha sido considerada controvertida por aquellos que no la entendían o la consideraban más una función contable que una función de cobro.
damas y caballeros, quiero decirles, en mi opinión, hay una gran diferencia entre cobros, legales y contables. Son tres especialidades separadas. Colecciones colecciones., Lo que sucede con esta técnica una vez que haces tu proceso de cobro, si funciona te pagan, bien, todo el mundo gana, si no, reenvías la información a Contabilidad y les dejas averiguar si van a presentar el 1099c eso es todo. Ese es un departamento totalmente diferente y no está dentro del ámbito de las colecciones. Su trabajo es crear un sentido de urgencia y esta carta y esta técnica es excelente.
ha sido aprobado por un abogado corporativo, por no decir que usted no querría tener lo mismo hecho de su lado., Y también he entrevistado a dos agentes de campo del IRS para asegurarme de que esta técnica es legal y prudente y no va a volver como una violación. Y el representante de campo del IRS me dijo que puede usar esta técnica siempre y cuando no use el IRS para amenazar, intimidar o inducir el pago. Y nada de eso está pasando aquí, solo tienes que tener cuidado porque la parte más efectiva de esta técnica es la llamada telefónica de seguimiento.,
y obviamente, está configurando toda esta técnica de recolección para insinuar que pueden ser auditados por el IRS si no llenan el 1099, porque si lo envía al espacio en blanco, obviamente puede desencadenar una bandera roja. Pero solo tienes que ser un poco cuidadoso en cómo dices eso. Pero lo que sugeriría es probar esta técnica, divertirse un poco con ella, usarla. Muchos de mis clientes y asistentes a mis seminarios, pruebe esto y tengo una fuerte tasa de éxito., La gente me dice que probaron esto y funcionó o mejoró sus recuperaciones de porcentaje de colección avanzada. Así que dale una oportunidad y diviértete con ella.
Una vez más, he dicho esto antes, las colecciones son todo acerca de la innovación, la creatividad. Si nos fijamos en la segunda página de la W9, en realidad la primera página de la W9, donde dice sanciones por no proporcionar número de identificación fiscal. Si no proporciona su TIN correcto a un solicitante, que es usted enviando esta carta de cobro a su cliente, está sujeto a una multa de 5 50 por cada falla., Y también hay una multa de 5 500 si proporcionan información falsa. ¿Por qué no trabajar eso en su técnica de colección cuando usted hace la llamada después de la carta. Esa es una técnica de colección muy poderosa, espero que lo intentes e incluso lo lleves al siguiente nivel, puede que tengas más éxito que yo. Y espero que lo seas.
La Carta de demanda final
la siguiente diapositiva: Carta de demanda de la Agencia de cobro. La mayoría de las agencias de cobro le proporcionarán de forma gratuita una carta de cobro en su membrete que dirige el pago directamente a usted., Se envía por correo, lo enviarán por fax o por correo al deudor, normalmente lo enviarán por correo. Y va a dirigir el dinero a usted. Si no pagan dice que irá directo a cobranzas. Así que pregunte a su agencia actual para este servicio, tiene un impacto carta de abogado. En mi opinión, es tan eficaz como una carta de abogado si se hace correctamente y se lo envían directamente a usted y si funciona no le costó nada.
entender el valor de nuestro proceso de cartas de cobro
hacer una venta es genial, pero una venta no es una victoria hasta que se recoja el dinero., El problema es que las cuentas por cobrar están creciendo más rápido que las ventas, y perseguir a los deudores morosos es una carrera contra el tiempo. Cuanto más tiempo una cuenta no se paga, menos probable es que usted cobre el pago. Cada día que pasa es un día más cerca de convertirse en nada más que un golpe directo a las ganancias en la línea de gastos de deuda incobrable de su balance.
para completar una venta, debe recoger el dinero. Para cobrar el dinero, necesita un buen proceso de cobranza. Estas cinco guías y sus respectivas Muestras/Plantillas de cartas de colección están diseñadas para ayudarlo a hacerlo., Pero nadie conoce su negocio de la manera en que lo hace, por lo que depende de usted posicionar cada letra para representar su negocio de la manera correcta.
sin clientes satisfechos, no habría nadie para comprar sus productos y servicios. Ten esto en cuenta cuando te comuniques con tus clientes. Sin embargo, también debe tener en cuenta que un cliente no es un cliente hasta que el dinero esté en el banco.
ningún propietario de negocio debería tener que pasar tanto tiempo haciendo que un cliente pague por un producto o servicio que proporcionó a ese cliente., Usted necesita pasar menos tiempo persiguiendo a los deudores morosos y más tiempo recibiendo el pago. Cuando Ben se dio cuenta de que esto también era cierto para él y su compañía, no vio otra opción que encontrar una solución.
estaba cansado de pasar tanto tiempo haciendo intentos inútiles de conseguir lo que legítimamente le pertenecía. Ben proporciona un servicio y espera que se le pague por ese servicio, como cualquiera lo haría. Perseguir a los deudores morosos era una tarea inútil y frustrante, pero no quería pagar a una agencia de cobranza o a un abogado para que lo hiciera por él. Quería hacerlo él mismo., Sin embargo, no había una solución lo suficientemente agresiva para manejar esa tarea, por lo que decidió crear una.
fue entonces cuando desarrolló este sistema a prueba de balas que ha demostrado ser un completo cambio de juego en el mundo de las colecciones. Por primera vez, las empresas están recibiendo el pago de sus deudores más obstinados, y en la mitad de la cantidad de tiempo, que solía tomar. Finalmente están recibiendo una recompensa por su esfuerzo.
El tiempo es dinero, y el tiempo es su activo más valioso. ¿Por qué no pasar menos tiempo en sus colecciones y más tiempo con su familia y haciendo las cosas que disfruta?, Permítanos ayudarlo a recolectar más dinero a un ritmo más rápido y a un costo más bajo, sin perder clientes valiosos. Comience ahora mismo descargando cada uno de estos tutoriales de guía de cartas y cartas de muestra hoy.