- Ott Jõgi
- 12 de mayo de 2015
eficiencia de caída, falta de enfoque, sin unidad. Suena a fiebre primaveral, ¿no crees? Pero estos son todos los efectos negativos cuando no está utilizando un informe de progreso.
estas son las cosas que le pasan a las empresas de vez en cuando. Llega una etapa en la que la productividad cae muy por debajo de un nivel crítico. Como es el caso de nuestros cuerpos que necesitan la mezcla correcta de nutrientes para mejorar, debemos dar a nuestras organizaciones el tratamiento adecuado si queremos que tengan éxito.,
han pasado más de 5 años desde que Weekdone comenzó a proporcionar a equipos como el suyo un software de informes de progreso. Con Weekdone siendo gratis para equipos pequeños y ofreciendo una prueba gratuita de dos semanas para todos, realmente tratamos de hacer que los informes de progreso sean fáciles para nuestros clientes (siempre puedes probarlo aquí.)
Weekdone no es tan arrogante como para llamar a nuestro servicio un «médico de la compañía», pero hay una cura simple para aquellos de ustedes que buscan ahorrar su productividad.
plantilla de informe de progreso., (plantilla de ejemplo)
Los informes de progreso son una de las mejores herramientas de gestión que puede utilizar para impulsar la productividad de su empresa. Una gran manera de automatizarlo es usar una herramienta de software especial como Weekdone. La información de estos informes ayuda a los empleados a realizar un seguimiento de su progreso mientras observan los objetivos de la empresa y del equipo.
sin Embargo, no muchos están familiarizados con los beneficios de los informes de progreso.
por lo tanto, vamos a arreglar eso.
Los informes de progreso utilizados por los equipos fomentan el compromiso y la transparencia., Según la American Society for Training and Development, tener un lugar específico para verificar su progreso aumenta la probabilidad de alcanzar una meta en un 95%.
para los gerentes, los informes de progreso ofrecen información concreta sobre las contribuciones de sus empleados. Fomenta el intercambio de ideas y opiniones. A decir verdad, es una forma muy simple de comunicación bidireccional. Con algunas pautas y una comprensión básica del formato, todos pueden presentar un excelente informe por su cuenta.,
Informe de progreso – lo básico
La base de todo buen informe de progreso es una «metodología PPP», algo en lo que se basa el software Weekdone. Esto significa progreso, planes y problemas. Puede parecer demasiado simplista, pero hay un marco profundo escondido debajo.
como Cleve Gibbon acertadamente lo puso, PPP es «rico en cosas, bajo en pelusa». Su opinión es compartida por personas como Emi Gal (CEO de Brainient) y Colin Nederkoorn (CEO de Customer.io), que utilizan la PPP para organizar y racionalizar sus respectivas empresas., Incluso empresas como Skype, Ebay y Facebook se dieron cuenta de los beneficios de PPP.
Entonces, ¿qué significa PPP exactamente?
lo Primero de todo, no hay Progreso. El progreso enumera los logros de los empleados, los elementos terminados y las tareas cerradas. Esta categoría da una buena evaluación de cuánto trabajo se ha hecho.
Los planes son metas y objetivos inmediatos o a largo plazo. Todos los elementos enumerados en los planes son posibles elementos de progreso., Sin embargo, deje espacio para los cambios y acepte que sus planes no están grabados en piedra.
tercero, hay problemas. Los problemas plantean desafíos y escollos. Algunas personas dejan los errores de corrección para el final, pero es muy recomendable hacer esto durante todo el proyecto.
Cuando tienes en cuenta estas tres cosas, ya tienes lo que se necesita para escribir un informe simple. La primera vez que inicia sesión en Weekdone después de registrarse, estas tres categorías son las que se encuentran en el formulario de actualización de estado semanal predeterminado., Además, si realmente desea tener éxito en la comunicación de los detalles y matices de los informes de progreso, debe tomar nota de tres preguntas: Quién, cómo y qué.
Que
La parte clave de los informes de progreso es su equipo. Michele Puccio, Director de ventas de Arrow, dice que lo ayudaron a»mantenerse conectado con el equipo». Esta es la razón por la que su enfoque inmediato debe estar en sus colegas y la dinámica del equipo.
Los informes deben ser concisos y centrados, por lo que debe entender lo que quieren sus colegas., Para ayudarte con esta tarea, haz algunas preguntas:
- ¿Cómo están conectados los lectores con el proyecto?
- ¿conocen los detalles y objetivos del proyecto?
- ¿Los lectores se sienten cómodos con el lenguaje técnico?
Cómo
a continuación, considere el tono de la escritura. Los gerentes y ejecutivos pueden no entender las complejidades del estilo conversacional de los empleados. Use oraciones más largas y comprensibles, pero también trate de abstenerse de escribir ensayos. Idealmente, debería haber 5-7 palabras clave por frase.,
Usted puede ver en un informe de ejemplo para otras pautas y la inspiración. Recuerde que el mundo moderno se basa en las métricas, por lo que las cifras son más importantes que las descripciones.
en lugar de escribir «necesitamos aumentar la salida «intente» necesitamos aumentar la salida X%». Los objetivos concretos son más inspiradores y, al mismo tiempo, más alcanzables.,
lo que
el único error que las personas tienden a cometer al escribir un informe de progreso es evitar escribir sobre errores por completo. El propósito de los informes sobre la marcha de los trabajos es identificar objetivamente las principales dificultades y preocupaciones y ayudarles en el camino. Incluso si el problema ya se ha abordado, es necesario ponerlo por escrito para ayudar a evitar cometer el mismo tipo de error en el futuro.
en Segundo lugar, tenga en cuenta la relevancia de su escritura. Explique cómo cada elemento individual se conecta y se compara con el progreso.,
manténgalo Simple
incluso cuando el progreso parezca pequeño y los cambios sean mínimos, siga actualizando sus informes. Permite la transparencia en todos los niveles y puede ayudar a evaluar los desafíos para que pueda planificar sus próximas acciones en consecuencia.
volviendo a nuestra entrevista con Michele Puccio, Comparte este ejemplo de cómo el informe de progreso influye en su rendimiento:
» al comienzo de la semana, decide llamar a 5 nuevos clientes. Lo escribes y lo tienes bajo tus narices. Al final de la semana, llamarás a 5 nuevos clientes., Usted ha hecho el compromiso, se lo comunicó al resto del equipo, y ahora tiene que honrar esto.»
Las plantillas de informes de progreso están hechas para ahorrar tiempo a todos, por lo que es ilógico dedicar la mayor parte de su día laboral a escribirlas. Esto puede ser fácilmente ayudado por herramientas de informes. Muchos equipos utilizan Google docs o correos electrónicos para hacer esto.
dicho esto, es mejor utilizar herramientas que fueron desarrolladas específicamente con informes de progreso en mente y le permiten automatizar el proceso de escritura de los mismos. La disponibilidad y la accesibilidad son clave para un excelente informe de progreso., Asegúrese de revisar Weekdone para hacer que su proceso de informes sea muy fácil.
La clave para el progreso de los informes es la regularidad. Los informes sobre la marcha de los trabajos deben presentarse al menos mensualmente, aunque se recomienda hacerlo semanalmente. Con un sistema de notificación integrado en Weekdone, se asegura de que todos recuerden enviar sus informes a tiempo.
el Uso Weekdone para automatizada de informes de progreso semanales.
Implementing Progress Reports
1., Asegúrese de explicar los beneficios a los empleados
Este parece un poco obvio, pero seguir adelante sin explicar los beneficios de los empleados arriesga la aceptación de los empleados más adelante. Tienes que explicar los ‘por qué’ a todo el mundo. Algunos beneficios fáciles de vender incluyen: empleados que tienen una voz dentro de la organización, y mayor productividad y enfoque en nuevos planes. Para obtener más información sobre cómo vender los beneficios a su equipo, le recomendamos que utilice esta infografía.
2., Asegúrese de que la comunicación vaya en ambos sentidos
cree una cultura que permita que las discusiones se lleven a cabo desde ambos lados y permita a los miembros del equipo proporcionar comentarios a sus superiores, así como al revés. Crear una cultura que fomente la retroalimentación, ya que el modelo predeterminado mejora la comunicación general de la empresa y hace que los informes de progreso sean más significativos tanto para los empleados como para los gerentes.
3., Pase menos tiempo en las reuniones utilizando informes de progreso como sustituto
Use informes de progreso (y otras ideas de software para establecer objetivos como OKRs) para disminuir la cantidad de tiempo perdido en las reuniones alentando la actualización frecuente a través de la web y los servicios basados en dispositivos móviles (para una introducción a OKRs, este sitio proporciona una visión general completa). Si sus reuniones de estado se mantienen en un solo lugar, ahorrará innumerables horas cada mes escribiendo en lugar de hablar.
4., Regístrese con una herramienta en línea que le ofrece soluciones listas para usar
puede sonar un poco promocional, pero las herramientas en línea pueden hacer que el proceso de implementación sea mucho más fácil. Los informes de progreso se pueden hacer por correo electrónico, documento de word u hoja de cálculo, pero los desafíos son mucho mayores y corre el riesgo de no tener toda su información en un lugar fácilmente accesible. Peinar a través de Google docs y correos electrónicos es una pérdida de tiempo colosal, después de todo., Una de las ventajas que tienen las herramientas en línea es que automáticamente recuerdan a su equipo que llene su formulario, compile la información recibida y luego se la presente de una manera atractiva y divertida.
implementación de informes de progreso con una herramienta
1. Hacer que el informe de progreso satisfaga sus necesidades
usar una plantilla ya hecha no significa que tenga que ajustarse a sus especificaciones. En realidad, estas herramientas son lo suficientemente flexibles para satisfacer sus estándares y necesidades. Lo que es más, le proporcionan ideas aún mejores que podrían haberse perdido de otra manera.
2., Anote objetivos y resultados clave
antes de invitar a todo su equipo, asegúrese de haber establecido objetivos. Los objetivos que deben alcanzarse en un determinado período y los resultados clave que ayudan al equipo a alcanzarlos. Prueba esta técnica de gestión utilizada por LinkedIn, Twitter y Google.
3. Invite a su equipo
después de haber configurado toda la información crucial, es hora de invitar a su equipo. Envíales un correo electrónico automático para registrarte.
4. Ponerse en contacto con el soporte del producto para dar una demostración rápida para todos
explicar esta nueva herramienta a todos los miembros del equipo podría ser un desafío., Especialmente cuando no estás muy familiarizado con él. No se preocupe, es exactamente por eso que las personas de soporte de productos están aquí. Recuerde, no hay tal cosa como una pregunta tonta. Sólo hay respuestas tontas. No tenga miedo de ponerse en contacto con el soporte para materiales adicionales, demostración o lo que esté en su mente.