Manchmal laufen die Dinge nicht nach Plan. Werkzeuge brechen, Drähte werden gekreuzt, die besten Pläne fallen auseinander.
Und bei diesen Gelegenheiten hilft es, genau zu wissen, was passiert ist-also passiert es nicht wieder.
Momente wie diese sind, wenn wir uns bei Buffer einem einfachen, aber bemerkenswert effektiven Prozess zuwenden: Den 5 Whys.,
Es ist so, wie es sich anhört: Eine Diskussion über das unerwartete Ereignis oder die unerwartete Herausforderung, die einem Gedankengang zu seiner logischen Schlussfolgerung folgt, indem sie fragt: „Warum?“fünf Mal, um an die Wurzel dessen zu gelangen, was passiert ist.
Aber es ist auch viel tiefer als das. Werfen wir einen Blick auf den Ursprung und die Geschichte dieses einzigartigen Prozesses und ich erzähle Ihnen ein wenig darüber, wie es für uns in unserem Remote—Team bei Buffer funktioniert-und wie es auch für Sie funktionieren könnte.,
Der Ursprung der 5 Whys
Die 5 Whys-Technik wurde innerhalb der Toyota Motor Corporation als kritischer Bestandteil ihres Problemlösungstrainings entwickelt und verfeinert.
Taiichi Ohno, der Architekt des Toyota-Produktionssystems in den 1950er Jahren, beschreibt die Methode in seinem Buch Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production als “ Grundlage des wissenschaftlichen Ansatzes von Toyota . . . wenn Sie fünfmal wiederholen, warum, wird die Art des Problems sowie seine Lösung klar.,“
Ohno ermutigte sein Team, sich mit jedem aufgetretenen Problem zu befassen, bis sie die Ursache gefunden hatten. „Beobachten Sie die Produktionsfläche ohne Vorurteile“, rät er. „Fragen Sie fünfmal nach dem Warum.“
Hier ist ein Beispiel Toyota bietet ein Potenzial 5 Whys, die in einem ihrer Werke verwendet werden könnten.
Heute wird die Methode weit über Toyota hinaus verwendet und ist besonders beliebt in der Welt der schlanken Entwicklung., Vieles, was wir bei Buffer bei der Implementierung der 5 Whys wissen, stammt von Eric Ries, dem Lean-Startup, der in diesen beiden Beiträgen erstaunliche Arbeit leistet und die 5 Whys beschreibt.
Wie der 5 Whys-Prozess funktioniert
Bei unserem Start führen wir ein „5 Whys“ aus, nachdem etwas Unerwartetes aufgetreten ist—und das bedeutet, dass wir sie häufig ausführen! Wir behalten einen „5 Whys“ – Ordner im Dropbox Paper-Konto unseres Teams, und der Ordner enthält mehr als 20 Notes-Dateien und-Dateien (ganz zu schweigen von den 5 Whys-Dokumenten, die möglicherweise nicht in den Ordner kategorisiert sind)., „Brände“ unterschiedlicher Größe sind unvermeidlich—und wahrscheinlich die einzige Konstante im Leben eines Startups.
Wir haben diese Diskussionen in allen Facetten des Lebens geführt, vom Engineering über das Glück bis hin zum Marketing und mehr, und derselbe Prozess gilt, unabhängig davon, ob das Problem technisch oder menschlicher ist. So erklärt Eric Ries:
“ Five Whys beinhaltet die Abhaltung von Meetings unmittelbar nach der Lösung von Problemen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist., Diese Probleme können alles sein: Entwicklungsfehler, Site-Ausfälle, Marketingprogrammfehler oder sogar interne verpasste Zeitpläne. Jedes Mal, wenn etwas Unerwartetes passiert, könnten wir eine Ursachenanalyse durchführen.“
Es ist wichtig zu beachten, dass der Zweck der 5 whys nicht darin besteht, die Schuld zu geben, sondern die Ursache dafür aufzudecken, warum etwas Unerwartetes aufgetreten ist. Darüber hinaus hilft es einem Team, kleine inkrementelle Schritte zu erstellen, damit das gleiche Problem (für niemanden) nicht erneut auftritt.
Twittern ?,
Bei Buffer entstand die Gewohnheit, 5 Whys durchzuführen, aus dem Engineering-Team. So beschreibt unser ehemaliger CTO Sunil Sadasivan die Änderungen, die sich daraus ergeben haben, dass diese routinemäßig Teil unserer Arbeitsweise sind:
„Was mir daran wirklich gefällt, ist, dass wir uns Sorgen über Probleme machen können, wenn sie auftreten, und es hilft uns, sicherzustellen, dass sie nicht wieder auftreten. Gleichzeitig müssen wir uns nicht um Probleme kümmern, die nicht aufgetreten sind. Ich vertraue jetzt darauf, wenn etwas auftaucht, das wir nicht vorausgesehen haben, werden wir ein 5-Warum durchführen und daraus lernen., Wir lassen die 5 Whys diktieren, welche Dokumentation wir benötigen oder welche Anpassungen wir in unserem On-Boarding-Prozess vornehmen müssen.“
Möchten Sie es selbst ausprobieren?
Die 5 wichtigsten Schritte zu den 5 Whys
Schritt 1: Laden Sie alle von dem Problem betroffenen Personen ein
Sobald das Problem oder die Situation identifiziert ist (und alle unmittelbaren Bedenken behandelt werden), laden Sie alle Personen im Team ein, die betroffen waren oder das Problem bemerkt haben, in ein 5-Whys-Meeting einzubeziehen. Als Remote-Team halten wir unsere über Zoom.,
Schritt 2: Wählen Sie einen 5 Whys Master für das Meeting aus
Der 5 Whys Master führt die Diskussion, fragt die 5 whys und weist die Verantwortung für die Lösungen zu, die die Gruppe entwickelt. Der Rest der Beteiligten wird diese Fragen beantworten und diskutieren.
Nach unserer Erfahrung kann jeder ein 5 Whys Master sein — es gibt keine besonderen Qualifikationen, und es muss nicht der Leiter des Projekts oder der Urheber des Problems sein. Wir haben auch festgestellt, dass es eine gute Idee für den 5 Whys Master ist, sich Notizen für das Meeting zu machen, es sei denn, er oder sie möchte dies jemand anderem zuweisen.,
Schritt 3: Fragen Sie“ warum “ fünfmal
Graben Sie mindestens fünf Ebenen tief in das Problem mit fünf Ebenen von „Warum.“Dies scheint der einfachste Teil zu sein, kann aber tatsächlich etwas schwierig werden! Die richtige Frage zu bekommen, das erste Warum, scheint der Schlüssel zu sein.
Wenn wir unsere 5 Whys durchführen, kann es sich natürlich und fast vorteilhaft anfühlen, alle möglichen Wege zu gehen und wirklich umfassend zu sein. Dies kann jedoch den Umfang der erforderlichen Lern-und Korrekturmaßnahmen erweitern., Dies soll ein „schlanker“ Prozess sein, bei dem die Auswahl eines Pfades es uns ermöglicht, genau die Menge an Korrekturmaßnahmen durchzuführen, die zur Lösung eines Problems erforderlich sind.
Wir müssen uns oft sagen, dass wir nur einen auswählen und damit gehen müssen. Wenn das gleiche Problem erneut auftritt, können wir eine andere Route auswählen.
Gemeinsam arbeiten wir jedes dieser fünf Whys durch und entdecken umsetzbare Schritte, die unternommen wurden oder werden.,
Schritt 4: Verantwortung für Lösungen zuweisen
Am Ende der Übung gehen wir jede Frage-Antwort-Paarung durch und finden fünf verwandte „Korrekturmaßnahmen“, über die wir uns alle einig sind. Der Master weist verschiedenen Diskussionsteilnehmern die Verantwortung für die Lösungen zu.
Schritt 5: Senden Sie dem gesamten Team eine E-Mail mit den Ergebnissen
Nach jedem 5-Warum-Prozess schreibt jemand, der an dem Meeting beteiligt ist, auf, was in der klarsten und klarsten Sprache wie möglich besprochen wurde., Dann fügen wir es einem Papierordner hinzu und senden—in einem der wichtigsten Schritte des gesamten Prozesses-eine E-Mail an das gesamte Team mit den Ergebnissen.
Dies ist sinnvoll und nicht nur für ein Unternehmen wie Buffer, das sich auf Transparenz konzentriert. Es ist sehr nützlich für alle in Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und alle Schritte zu verstehen, die Sie als Ergebnis eines 5-Warum unternehmen.,
Eric Ries erklärt, warum die E-Mail so wichtig ist:
Der Vorteil, dass diese Informationen weit verbreitet sind, besteht darin, dass sie jedem einen Einblick in die Arten von Problemen geben, mit denen das Team konfrontiert ist, aber auch einen Einblick, wie diese Probleme angegangen werden. Und wenn die Analyse luftdicht ist, ist es für alle ziemlich einfach zu verstehen, warum sich das Team etwas Zeit nimmt, um in die Problemprävention zu investieren, anstatt in neue Funktionen. Wenn es andererseits einen Feuersturm entzündet – das sind auch gute Nachrichten., Jetzt wissen Sie, dass Sie ein Problem haben: Entweder ist die Analyse nicht luftdicht und Sie müssen sie erneut durchführen, oder Ihr Unternehmen versteht nicht, warum das, was Sie tun, wichtig ist. Finden Sie heraus, in welcher dieser Situationen Sie sich befinden, und beheben Sie es.
Setzen Sie alles zusammen und der Prozess sieht so aus:
Einige echte 5 Whys Beispiele
Um die 5 Whys von theoretisch zu tatsächlich zu nehmen, hier ist ein Blick auf ein paar Momente in Puffers Geschichte, die für eine 5 Whys Sitzung aufgerufen haben.,
Anfang 2014 hatten wir einen kurzen systemweiten Ausfall. Hier ist ein Blick auf die 5 Whys das Team durchgeführt:
Und die Korrekturmaßnahmen, die resultierten:
Hier ist ein Beispiel aus der Welt des Kunden. Einer unserer Glückshelden wollte verstehen, wie er das Problem eines Kunden besser hätte lösen können, also führte er ein modifiziertes 5 Whys als Reflexion durch und teilte es mit dem Team.,
Ich habe so viel gelernt, wenn ich diese Beispiele betrachte und Teil von 5 Whys-Prozessen bin. Es war großartig, die Gewohnheit zu entwickeln, immer dann zu reflektieren, wenn etwas Unerwartetes passiert, und inkrementelle Schritte zu unternehmen, damit wir das nächste Mal ändern, was passiert.,
Die 5 Whys im täglichen Leben
Obwohl die 5 Whys am häufigsten für die Herstellung / Entwicklung verwendet wird, habe ich festgestellt, dass sie auch für das tägliche Leben in jeder Situation geeignet ist, in der man ein tieferes Verständnis suchen könnte—eines Problems, einer Herausforderung oder sogar einer Motivation hinter einer Aktion.
Diese schnelle Grafik von Beginn des Glücks liefert ein großartiges Beispiel:
Seit ich von den 5 Whys erfahren habe, frage ich mich: „Warum?“viel öfter.,
Über zu Ihnen
Welche Art von Prozess verwenden Sie, um unerwartete Situationen oder Herausforderungen in Ihrer Arbeit oder Ihrem Leben an die Wurzel zu bringen? Haben Sie jemals versucht, die 5 Warum?