Forside | Forrige | Næste

Principper for Klart Skriftsprog

1. Skriv i den aktive stemme. Den aktive stemme eliminerer forvirring ved at tvinge dig til at navngiveskuespilleren i en sætning. Denne konstruktion gør det klart for læseren, der skal udføre pligten.
Den passive stemme gør sætninger længere og rundkørsel. Hvem der er ansvarlig er meget mindre indlysende. Passiveverbs har en form for verbet at være plus den tidligere deltager i et hovedverb.,

er er er var var være været

plus

en af de vigtigste verbet normalt slutter i “da” eller “ed”.

Eksempler på passive verber:

  • var modtaget,
  • overvejes,
  • er blevet valgt.

den passive stemme vender den naturlige, aktive rækkefølge af engelske sætninger. I det følgende passive eksempelmodtager af handlingen kommer før skuespilleren.,

passiv: forordningen blev skrevet af tegneren .
Aktiv: tegneren skrev forordningen .
Passive konstruktioner er forvirrende, når de anvendes i regler. Aktive sætninger skal have skuespillere, men passiveones er komplette uden dem.

materialet vil blive leveret. af hvem?
startdatoen skal afgøres. af hvem?
tallene skal godkendes. af hvem?,

at Sætte skuespiller, før verbet tvinger dig til at være klar over ansvaret.

  • messenger vil levere materialet.
  • entreprenøren bestemmer startdatoen.
  • administratoren skal godkende tallene.

den passive stemme er passende, når skuespilleren er ukendt, ubetydelig eller indlysende.Dette gælder normalt ikke i lovgivningsmæssig tekst.

  • små genstande bliver ofte stjålet.
  • ansøgningerne er blevet sendt.

2. Brug handling verber.,

Undgå ord som disse:

IKKE SIGE, SIGE
overveje overvej
er relevant at gælder
betaling betale
give anerkendelse til genkende
er bekymret med bekymringer

det er De såkaldte “nominalgrupper” — navneord med udsagnsord inde. De er svære at læse og gøre sætninger længere. Action verber er kortere og mere direkte.
3., Brug ” must “i stedet for”skal”.,

skal pålægger en pligt til at handle, men kan forveksles med forudsigelse af den fremtidige indsats
vil forudsiger fremtidige handling
skal pålægger forpligtelse, indikerer en nødvendighed for at handle
å ikke angiver et forbud
skal udledt forpligtelse, men ikke en absolut nødvendighed
kan angiver skøn

for At pålægge en juridisk forpligtelse, skal du bruge “skal.,”
for at forudsige fremtidig handling, brug ” vil.”
sig ikke: guvernøren godkender det.
sig: guvernøren skal godkende det.
eller: guvernøren vil godkende det.
4. Vær direkte. Tal direkte med dine læsere. Brug det imperative humør. Forordninger egner sig til denne stil, isærprocedurer, vejledningsinstruktioner og lister over opgaver.
direktehed undgår den passive stemme:
sig: Sign alle kopier.
sig: Vedhæft en kopi af din 2-2 til din retur.
denne stil resulterer i procedurer, der er kortere, skarpere og lettere at forstå.
5. Brug nutiden., En regulering af fortsat effekt taler fra det tidspunkt, du anvender det, ikke fra det tidspunkt, du udarbejder det, eller når det bliver effektivt. Af denne grund bør du udarbejde regler i nutid. Ved at udarbejde i nutiden undgår du komplicerede og akavede verbformer.
sig ikke: bøden for kørsel uden licens er $10.00.
sig: bøden for kørsel uden licens er $10.00.
6. Skriv positivt. Hvis du nøjagtigt kan udtrykke en ID.enten positivt eller negativt, skal du udtrykke det positivt.,
sig ikke: guvernøren må ikke udpege andre personer end dem, der er kvalificeret af Personalestyringsbureauet.
sig: guvernøren skal udpege en person, der er kvalificeret af Personalestyringsbureauet.
En negativ erklæring kan være klar. Brug det, hvis du advarer læseren.
Gå ikke
ryg ikke
men undgå flere negativer i en sætning.
sig ikke: et demonstrationsprojekt vil ikke blive godkendt, medmindre alle ansøgningskrav er opfyldt.
sig: et demonstrationsprojekt vil kun blive godkendt, hvis ansøgeren opfylder alle krav.,
det er bedre at udtrykke selv en negativ i positiv form.

IKKE SIGE, SIGE
ikke ærlig uærlige
har ikke huske glemt
ikke betale nogen opmærksomhed til ignoreret
ikke forbliver i møde forlod mødet
ikke er i overensstemmelse med
eller
undladt at efterkomme		 overtrådt

7. Undgå brug af undtagelser., Hvis det er muligt, angiv en regel eller Kategori direkte i stedet for at beskrive denne regel eller kategori ved at angive dens undtagelser.
sig ikke: alle personer undtagen dem 18 år eller ældre skal…
sig: hver person under 18 år skal…
du kan dog bruge en undtagelse, hvis den undgår en lang og besværlig liste eller detaljeret beskrivelse. Når du bruger en undtagelse, skal du først angive reglen eller kategorien og derefter angive dens undtagelse.
sig ikke: Alabama, Alaska,… og Wyyoming (en liste over 47 stater) skal rationere…
sige: hver stat undtagen te .as, Ne.me .ico, og Ari .ona skal ration…, (Bemærk, at kategorien” hver stat ” er etableret først og derefter undtagelserne er angivet.)
8. Undgå split infinitives. Den splittede infinitiv fornærmer mange læsere, så undgå det, hvis du kan.
sig ikke: sørg for straks at svare på invitationen.
sig: sørg for at svare hurtigt på invitationen. eller Sig: sørg for at svare på invitationen straks.
9. Brug ental navneord snarere end flertals navneord. I det omfang din mening tillader det, skal du bruge et entydigt substantiv i stedet for et flertalsnavn., Du vil undgå problemet med, om reglen gælder separat for hvert medlem af en klasse eller i fællesskab for klassen som helhed.
lad være med at SIGE: guard vil udstede sikkerhed badges til medarbejdere, der arbejder i Bygning D og Bygning E.
SIGE: guard vil udstede en sikkerhed badge til hver medarbejder, der arbejder i Bygning D, og hver medarbejder, der arbejder i Bygning E.
medmindre du mener,
guard vil udstede en sikkerhed badge til hver medarbejder, der arbejder i både Bygning D og Bygning E. (Der er andre mulige betydninger.)
10. Vær konsekvent. Brug ikke forskellige ord til at betegne de samme ting., Variation af hensyn til variation har ingen plads i regulering skrivning. Brug af et synonym i stedet for at gentage det præcise udtryk, du har til hensigt, forvirrer bare læseren.
sig ikke: hver motorkøretøjsejer skal registrere sin bil hos Bilafdelingen i Metropolitan Police Department.
sig: hver bilejer skal registrere sin bil hos Bilafdelingen i Metropolitan Police Department. brug ikke det samme ord til at betegne forskellige ting.
sig ikke: tanken havde en 200 gallon tank til brændstof.
sig: tanken havde en 200 gallon brændstofbeholder.,
11. Brug parallel struktur. Arranger sætninger, så parallelle ideer ser parallelt ud. Dette er vigtigt, når du bruger en liste.
ikke-parallel konstruktion:
administrationsudvalgets eksekutivsekretær er:

  • at tage minutter af alle møder; (sætning)
  • eksekutivsekretæren besvarer al korrespondance; og (klausul)
  • skrivning af månedlige rapporter. (emne)

Parallel konstruktion:

  • for at tage minutter af alle møder;
  • for at besvare al korrespondance; og
  • for at skrive de månedlige rapporter.

12., Foretrækker enkle ord. Regeringsskrivning skal være værdig, men behøver ikke at være pompøs. Skrivning kan være værdigt, når sproget er enkelt, direkte og stærkt. For at gøre din skrivning klarere og lettere at læse-og dermed mere effektiv-foretrækker det enkle ord.,

IKKE SIGE, SIGE
konstruere, fremstille make
indlede, påbegynde begynd
opsige afslut
udnytte
væsentlig del en stor del
givet en mulighed tillad

13. Udelad unødvendige ord. Brug ikke sammensatte præpositioner og andre ordrige udtryk, når den samme betydning kan formidles med et eller to ord.,22a27ff7″>

IKKE SIGE, SIGE på grund af det faktum, at , eftersom (fordi) henlede deres opmærksomhed på det faktum, at minde dig i den periode af til i mange tilfælde ofte i mange tilfælde undertiden i natur som det faktum, at han ikke var lykkedes ikke spørgsmålet om, hvorvidt om

14., Undgå afskedigelser. Brug ikke ordpar, hvis ordene har samme virkning, eller hvor betydningen af den ene inkluderede den anden.
Eksempler: Ord-par til at undgå

alle

godkend og direkte

ophøre uansvarlige

hver og

fuld

for og direkte

betyder og omfatter

der er nødvendige og ønskelige

15. Brug konkrete ord. Regeringsskrivning vedrører ofte abstrakte emner. Men abstrakte ord kan være vage og åbne for forskelligefortolkninger., Sæt instruktioner i enkle, konkrete ord.

IKKE SIGE, HVIS DU MENER
biler biler
skydevåben rifler
fly helikoptere

16. Brug ikke ord, der modvirker. Ord kan tiltrække eller afvise læsere. Det er muligt at vælge ord i vores skrivning, der ikke gørDet forkerte indtryk eller modvirke vores læsere. Brug ord, som folk reagerer positivt på, snarere end ord, som de harmes over.,IKE

ability achieve benefit guarantee please reasonable reliable service useful you

RATHER THAN THESE WORDS
alibi allege blame complaint
impossible liable oversight unfortunate
waste wrong

17., Undgå navneord sand .ich. Administrativ skrivning bruger for mange navneord klynger-grupper af navneord “klemt” sammen.Undgå disse forvirrende konstruktioner ved at bruge flere præpositioner.
sig ikke: Underground mine workerorker safety protection procedures development.
sige: udvikling af underjordiske procedurer til beskyttelse af minearbejdernes sikkerhed.
eller mere sandsynligt: udvikling af procedurer til beskyttelse af arbejdstagernes sikkerhed i underjordiske miner.
hvilken betydning er beregnet bliver klarere, når denne fire-ords sand .ich er brudt op.
18. Brug ikke kønsspecifik terminologi.,han køn-specifikke job titel:

IKKE SIGE, SIGE
Besætningsmedlem besætningsmedlem
Ordfører Tegneren
Menige mænd Værnepligtigt personel
Brandmand Brandmand
Værkfører Chef
Arbejdstimer arbejdstid
Arbejdskraft Personale, arbejdskraft

Undgå kønsspecifikke pronomen, når antecedent kunne være mand eller kvinde.,
sig ikke: administratoren eller hans udpegede skal udfylde evalueringsformularen.
sig: administratoren eller administratorens udpegede skal udfylde evalueringsformularen.vær forsigtig, når du omskriver for at undgå problemet. De følgende eksempler har ikke nødvendigvis den samme betydning –

  • hver Regional direktør vil annoncere sine anbefalinger på konferencen.
  • de regionale direktører vil meddele deres anbefaling på konferencen.

19. Skriv korte sætninger. Læsbare sætninger er enkle, aktive, bekræftende og deklarative.,
jo mere en sætning afviger fra denne struktur, jo sværere er sætningen at forstå.
lange, løbende sætninger er en grundlæggende svaghed ijuridiske dokumenter.
juridiske dokumenter indeholder ofte betingelser, der resulterer i komplekse sætninger med mange klausuler.
jo mere kompleks sætningen er, desto større er muligheden for vanskeligheder med at bestemme den tilsigtede betydning af sætningen.

løsninger

  • Angiv en ting og kun en ting i hver sætning.
  • Opdel lange sætninger i to eller tre korte sætninger.
  • Fjern alle unødvendige ord., Stræbe efter en simpel sætning med et emne og verb. Eliminer unødvendige modifikatorer.
  • hvis kun en eller to enkle betingelser skal være opfyldt, før en regel gælder, skal du først angive betingelserne og derefter angive reglen.
  • hvis to eller flere komplekse betingelser skal være opfyldt, før en regel gælder, skal du først angive reglen og derefter angive betingelserne.
  • hvis flere betingelser eller underordnede bestemmelser skal være opfyldt, før en regel gælder, skal du bruge en liste.

20. Gør lister klare og logiske i struktur. Notering giver hvidt rum, der adskiller de forskellige betingelser., Notering kan hjælpe digundgå problemerne med tvetydighed forårsaget af ordene “og” og “eller”. Når du lister, skal du bruge følgende regler:

  • brug parallel struktur. (Se eksempel i punkt 11 ovenfor.)
  • liste hvert element, så det gør en komplet tanke, når den læses med den indledende tekst.
  • hvis det indledende sprog for listen er en komplet sætning –
    • Afslut introduktionen med et kolon; og
    • gør hvert element på listen til en separat sætning.,
  • Hvis den indledende sprog for listen er en ufuldstændig sætning —
    • Afslutte indledningen med en dash;
    • Afslut hvert element i listen, bortset fra det sidste punkt, med et semikolon;
    • Efter semikolon i den næste-til-sidste element i listen, skal du skrive “og” eller “eller” som relevant; og
    • Afslut det sidste element på listen med en periode.

21. Brug korte afsnit. En forfatter kan forbedre klarheden i en forordning ved hjælp af korte, kompakte afsnit. Hverafsnit skal beskæftige sig med et enkelt, samlet emne., Lange, komplekse eller tekniske diskussioner bør præsenteres i en række relaterededele.
22. Brug en tjekliste og gennemgå dit udkast til hvert af disse principper separat.

forrige / næste