Hvad er en personalehåndbog?

en medarbejderhåndbog er et dokument, der kommunikerer din virksomheds mission, politikker og forventninger. Arbejdsgivere giver dette til medarbejderne for at afklare deres rettigheder og ansvar, mens de er ansat i virksomheden.

for at hjælpe dig med at opbygge den bedste medarbejderhåndbog har vi lavet en skabelon, der giver dig et forspring med at oprette dit eget dokument. Do .nload den fulde medarbejderhåndbog skabelon i .,doc-og pdf-format ved at klikke på linkene nederst på denne side.ord i parentes er pladsholdere-erstatte dem med din virksomheds specifikke retningslinjer. Du er også velkommen til at ændre denne skabelons sprog, så det passer til din virksomheds kultur.,

Her er hvad der skal medtages i en medarbejderhåndbog; vores skabelon dækker alle vigtige politik i en medarbejder manual:

  • Beskæftigelse Grundlæggende
  • Arbejdspladsens Politik
  • Code of Conduct
  • Erstatning og udvikling
  • Fordele og Frynsegoder
  • Arbejdstid, PTO og Ferie
  • Medarbejder afsked og Afslutning

Hvis du har brug for til at arbejde kun på specifikke dele af din håndbog, skal du klikke på hver af de følgende afsnit for at hente dem separat.,

Ved at binde disse sektioner sammen kan du opbygge en komplet håndbog for virksomhedens medarbejdere. Den fulde skabelon indeholder disse sektioner plus en introduktion, så du kan byde nye medarbejdere velkommen til din virksomhed.

for at støtte din indsats yderligere, her er vores guide til, hvad hvert afsnit indebærer, og tips til at konkretisere din egen medarbejderhåndbog, der matcher din virksomheds krav:

Husk, at vores eksempler på medarbejderhåndbog og relevant rådgivning ikke er juridiske dokumenter og muligvis ikke tager hensyn til alle relevante lokale eller nationale love., Hverken forfatteren eller brugbar påtager sig noget juridisk ansvar, der måtte opstå ved brugen af disse skabeloner. Bed din advokat om at gennemgå dine afsluttede politiske dokumenter eller Håndbog.

Grundlæggende om Beskæftigelse

dette afsnit er for det meste informativt og hjælper dig med at etablere grundlæggende beskæftigelsesrelaterede definitioner. Det giver dine medarbejdere en ID.om, hvad betingelserne for deres kontrakt og jobklassificering er. De kan bruge dette afsnit som en ressource til at falde tilbage på, når de har grundlæggende spørgsmål.

Dette er også et godt sted at udarbejde regler for deltagelse., Du kan også forklare din rekrutteringsproces for at forberede fremtidige ansættelsesledere i din virksomhed.

Her er indholdet af vores Beskæftigelsesgrundlæggende skabelon:

  • ansættelseskontrakt typer. Definer fuldtids-og deltidsansatte, og også praktikanter, lærlinge og andre arbejdstagere, du ansætter.
  • lige muligheder beskæftigelse. Dette er en nødvendig erklæring, ikke kun til juridiske formål, men også for at fremme en kultur af meritokrati og respekt på din arbejdsplads.
  • rekrutterings-og udvælgelsesprocessen. Her skitsere de sædvanlige trin i din ansættelsesproces., Også, hvis du ofte foretage pre-beskæftigelse kontrol, definere scenen ansættelse ledere kan bestille disse checks og endda hvordan man håndterer dem. Ligeledes, hvis du har et permanent henvisningsprogram, eller hvis du ofte udsteder henvisningsbelønninger, er dette et godt sted at skitsere proceduren og relaterede retningslinjer.
  • fremmøde. Statens regler for deltagelse: for eksempel, hvad medarbejdere skal gøre, når de ikke kan komme til at arbejde, eller i hvilke tilfælde du kan undskylde urapporteret fravær.

arbejdspladspolitikker

dette afsnit beskriver, hvordan din arbejdsplads er og skal være., Det handler om de forhold, dine medarbejdere arbejder i. Medtag politikker som anti-chikane og sundhed og sikkerhed i din medarbejderhåndbog for at opbygge en lovlig og behagelig arbejdsplads, hvor dine medarbejdere kan trives.

Vi har lavet en skabelon til at hjælpe dig med at opbygge din arbejdsplads politikker sektion. Her er de politikker, der følger med tip til, hvordan du tilpasser dem til din egen arbejdsplads:

  • fortrolighed og databeskyttelse. Vores skabelon indeholder grundlæggende regler om beskyttelse af oplysninger, men du skal ændre dem for at tage højde for eventuelle specifikke love, der gælder for din virksomhed., Nævn disse love, og hvordan du sikrer, at du overholder dem, samt hvad du forventer, at medarbejderne skal gøre.
  • chikane og vold. Respekt for og fra kolleger er en vigtig del af et harmonisk arbejdsliv. I dette afsnit kan du FAST angive dit engagement i at eliminere chikane og vold på arbejdspladsen. Du vil også definere, hvad der tæller som chikane, samt skitsere mulige konsekvenser.
  • sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Dette afsnit indeholder retningslinjer, som medarbejderne skal følge for at sikre en sund og sikker arbejdsplads., Du kan tilføje handlinger, som din virksomhed har truffet for at overholde arbejdsmiljølovgivningen, samt beskytte medarbejdere i farlige job eller fra nødsituationer. Vores skabelon indeholder specifikt afsnit om forebyggende indsats, nødstyring, rygning og en stoffri arbejdsplads. Du kan også tilføje en mental sundhedspolitik, hvis din virksomhed har relevante bestemmelser.

adfærdskodeks

din adfærdskodeks giver en ramme for medarbejdernes adfærd., Du vil skitsere, hvordan du forventer, at medarbejdere behandler andre, uanset om de er kolleger, partnere, kunder eller eksterne interessenter. Det handler om etik og tillid – og om at opbygge et sikkert og professionelt rum for alle.

for at arbejde på din egen adfærdskodeks skal du bruge vores komplette skabelon, der indeholder følgende afsnit:

  • Dress code. Her kan du angive din virksomheds kjolekode-selvom du ikke har en. Medarbejdere skal vide, hvad de kan eller ikke kan bære. Beskriv krav så meget som muligt; for eksempel, hvad betyder ‘formel påklædning’ for din virksomhed?,cybersikkerhed og digitale enheder. Adresse internetbrug, virksomhedens mobiltelefoner, virksomhedens e-mail og sociale medier Brug (både virksomhedernes og personlige). Udsæt retningslinjer uden at være alt for restriktive over for medarbejdere; de fleste forventer at have en vis frihed i disse spørgsmål, så længe de følger sikkerheds-og databeskyttelsesretningslinjer.
  • interessekonflikt. Her kan du beskrive, hvad der udgør interessekonflikt, hvad medarbejdere kan gøre, når de står over for en, og hvad konsekvenserne er for bevidst at bryde relevante love eller virksomhedsregler.,
  • medarbejderforhold og fraternisering. Mens mange virksomheder er fleksible, når det kommer til, at medarbejdere bliver venner eller dating, nogle regler er nødvendige for at undgå sladder eller uprofessionelle scener.
  • beskæftigelse af pårørende. Dette afsnit er vigtigt for at undgå beskyldninger om nepotisme og favorisering. Giv specifikke retningslinjer for arbejdsforhold, der er tilladt mellem pårørende i din virksomhed.
  • besøgende på arbejdspladsen. Dette er et spørgsmål om sikkerhed samt beskyttelse af data og virksomhedsejendomme., Skitsere processen med at bringe besøgende på virksomhedens lokaler for at sikre, at medarbejderne altid er opmærksomme og ansvarlige.
  • opfordring og distribution. I dette afsnit kan du henvise til forsøg fra udenforstående eller ansatte på at anmode om eller distribuere flyers, produkter eller tjenester, og hvordan medarbejdere kan håndtere disse sager.

kompensation og udvikling

denne del forklarer, hvordan du betaler og belønner medarbejdere for deres arbejde og hjælper dem med at udvikle sig. Gennem disse politikker viser du, at du værdsætter medarbejdere og motiverer dem til at fortsætte med at arbejde med dig.,

for at arbejde på dette, se vores kompensations-og udviklingsskabelon, herunder disse afsnit:

  • Kompensationsstatus og lønningsliste. Denne del er hovedsageligt vigtig for USA, der har love om fritagne og ikke-fritagne medarbejdere. Du kan forklare de juridiske rammer og præcisere reglerne for overarbejde. Du kan også nævne på hvilke dage medarbejdere modtager deres løn eller løn.
  • Performance management. Dette afsnit hjælper medarbejderne med at forstå, hvordan deres præstationer vil blive evalueret, og forbereder også ledere til ledelsesopgaver., Du kan nævne målene for performance Revie .s, og hvordan du forventer, at ledere skal lede deres team.
  • uddannelse og udvikling af medarbejdere. Dette er din chance for at fremhæve en stor del af din fastholdelsesstrategi — at sikre, at medarbejderne forbedrer sig personligt og professionelt. Du kan nævne uddannelsesmuligheder og uddannelsesbudgetter, hvis nogen.

fordele og frynsegoder

Har du nogensinde haft en medarbejder sige noget i retning af: “Gee, jeg vidste ikke, vi havde en gym Rabat”? Det er sandsynligt: ofte er medarbejderne ikke opmærksomme på det fulde omfang af fordele og frynsegoder, som din virksomhed tilbyder., Dette afsnit hjælper dig med at holde medarbejderne velinformerede i denne sag.

vores fordele og frynsegoder skabelon indeholder følgende afsnit (men gør tilføje dine egne unikke fordele og frynsegoder):

  • medarbejder sundhed. Dette kunne være alt fra privat sygesikring til gym medlemskab til wellellness-programmer. Indsæt også forklaringer på relevante love som FMLA og COBRA.
  • aflønning af arbejdstagere. Skitsere processen medarbejdere skal følge, hvis de er skadet på arbejdet, og hvilke fordele du vil tilbyde. Rediger vores skabelon baseret på gældende love i dit område.
  • arbejde hjemmefra., Evnen til at arbejde hjemmefra er en fordel med stigende popularitet. Angiv, hvordan medarbejderne kan bede om fjernarbejde, og hvilke regler de skal følge (for eksempel cybersikkerhed derhjemme). Skits rulesr også regler for permanent fjernarbejdere.
  • medarbejderudgifter. Nævn hvilke arbejdsrelaterede udgifter du vil dække, og hvad processen med at kræve refusion er.
  • firmabil. Hvis du tilbyder firmabiler som en fordel, skal du sørge for at informere medarbejderne om, hvordan du forventer, at de skal opføre sig, når du bruger bilen, og hvilke udgifter du kompenserer (f.eks.)
  • parkering., På samme måde som firmabilfordelen, hvis du tilbyder gratis parkering på kontoret, skal du informere medarbejderne om, hvordan de skal styre deres tildelte plads. Hvis du har et begrænset antal parkeringspladser, du skal give ud, skal du skitsere de kriterier, du bruger til at allokere disse rum.
  • selskab udstedt udstyr. Hvis du giver udstyr til medarbejdere (som telefoner, bærbare computere osv.), informere dem om, hvordan de skal tage sig af det. Nævn også, hvad der sker, når udstyret bliver stjålet eller beskadiget.,

relateret: Personaleydelser: en vejledning om fælles og bedste fordele

arbejdstid, PTO og ferie

Dette er en af de sektioner, som medarbejderne vil bekymre sig mest om. Når du tilmelder dig din virksomhed, de ønsker at lære, hvordan de kan opdele deres tid mellem arbejde og fritid eller out-of-workork ansvar.

Udarbejd dine egne relevante politikker ved at bruge vores skabelon, der er let at ændre, og som indeholder disse afsnit:

  • arbejdstid og betalt fritid (PTO). Nævn din virksomhedsomfattende arbejdstid og eventuelle undtagelser., Angiv derefter antallet af betalte fridage, du giver medarbejdere, og forklar processen for at anmode om PTO.
  • Ferie. Liste over alle helligdage, som din virksomhed observerer, og forklar, hvordan du kompenserer dem, hvis medarbejderne har brug for at arbejde i disse dage.
  • sygefravær. Skitsere, hvad loven forpligter dig til at tilbyde medarbejdere og tilføje eventuelle ekstra sygefravær fordele, du har besluttet at tilbyde. Du kan inkludere både definitionerne af kortvarig og langvarig sygdom.
  • dødsfald orlov., Giv et par dages dødsfald til medarbejdere, der mister en elsket — dette er en medfølende frynsegode, der kan hjælpe dig med at etablere tillidsfulde forhold til medarbejderne.
  • Jury pligt og afstemning. Beskriv loven om orlov til disse borgerlige pligter, og hvilke dokumenter medarbejdere muligvis skal medbringe.
  • forældreorlov. Dette kan omfatte faderskab og barselsorlov mandat ved lov eller firma-sponsoreret for medarbejdere, der har eller adopterer en baby. Du kan også medtage fordele vedrørende forældretillæg, som et par timer til at deltage i skolemøder.,

medarbejdernes fratræden og opsigelse

Hvis noget ikke fungerer, skal medarbejderne have en ID.om, hvordan deres ansættelsesforhold med din virksomhed vil ende. Især hvis der er en disciplinær proces involveret.

vi oprettede en skabelon “forlader vores firma” for at løse relevante problemer. Her er en oversigt over indholdet:

  • progressiv disciplin. Gå over trinene i din progressive disciplin proces og hvordan du forventer ledere til at håndtere det.
  • fratræden., I tilfælde, hvor en medarbejder fratræder, skal de Vide, hvad deres opsigelsesperiode burde være, samt fratrædelsesprocessen. Dette er også en god mulighed for at tackle spørgsmål som undervisning eller refusion af flytning og udtrykkeligt forbyde tvungen fratræden.
  • opsigelse. Angiv gældende love og din egen interne proces med opsigelse af medarbejdere. Nævn betingelserne for at yde fratrædelsesgodtgørelse, og hvordan du kompenserer resterende ferie og sygefravær.
  • referencer. Tilføj en lille kommentar om at give henvisninger til medarbejdere, der fratræder eller blev opsagt., For eksempel, hvis en medarbejder blev opsagt for årsag, har du ret til at nægte at give dem referencer.

konklusion

Du kan bruge konklusionen til at give meddelelse om fremtidige revisioner og bede medarbejderne om at anerkende, at de læser håndbogen. Her er vores skabelon til at gøre det.

Luk dog din medarbejderhåndbog på en positiv note. Gentag hvor glad du er, at en medarbejder nu arbejder sammen med dig og byder Dem velkommen på dit team. Se eksempler på medarbejderhåndbog til inspiration, men sørg for at skrive i din egen virksomheds tone og stemme.,

do !nload medarbejderhåndbogen pdf og begynde at bygge din!

yderligere læsning