• Ott Jgigi

  • 12 maj 2015

faldende effektivitet, manglende fokus, intet drev. Lyder som forårsfeber, synes du ikke? Men disse er alle de negative virkninger, når du ikke bruger en statusrapport.

Dette er de ting, der sker med virksomheder fra tid til anden. Der kommer et stadium, hvor produktiviteten falder dybt ned under et kritisk niveau. Som det er tilfældet med vores kroppe, der har brug for den rigtige blanding af næringsstoffer for at blive bedre, bør vi give vores organisationer ordentlig behandling, hvis vi ønsker, at de skal lykkes.,

Det har været over 5 år siden, Weekdone begyndte at give teams som din med statusrapporter software. Da Weekeekdone er gratis for små teams og tilbyder en to ugers gratis prøveperiode for alle, forsøger vi virkelig at gøre fremskridtsrapportering let for vores kunder (du er altid velkommen til at prøve det her.)

Weekeekdone er ikke så arrogant at kalde vores service en ‘virksomhedslæge’, men der er en simpel kur derude for dem af jer, der ønsker at spare din produktivitet.

statusrapport skabelon., (eksempelskabelon)

statusrapporter er et af de bedste styringsværktøjer, du kan bruge til at kickstarte din virksomheds produktivitet. En god måde at automatisere det på er at bruge et specielt soft .areværktøj som Weekeekdone. Oplysningerne i disse rapporter hjælper medarbejderne med at spore deres fremskridt, mens de observerer både virksomhedens og teamets mål.

men ikke mange er bekendt med fordelene ved fremskridtsrapportering.

så vi skal rette det.

statusrapporter, der bruges af teams, tilskynder til engagement og gennemsigtighed., Ifølge American Society for Training and Development øger sandsynligheden for at nå et mål med 95% at have et bestemt sted at kontrollere dine fremskridt.

for ledere giver statusrapporter konkrete oplysninger om dine medarbejderes bidrag. Det tilskynder til udveksling af ideer og meninger. Sandfærdigt er det en meget enkel form for tovejskommunikation. Med nogle retningslinjer og grundlæggende forståelse af formatet kan alle indsende en fremragende rapport på egen hånd.,

Progress Report – det grundlæggende

grundlaget for enhver god statusrapport er en “PPP metode”, noget Weekeekdone soft .are er bygget på. Det står for fremskridt, planer og problemer. Det kan virke alt for forenklet, men der er en dyb ramme skjult nedenunder.

som Cleve Gibbon passende udtrykte det, er PPP “rig på ting, lav i fluff”. Hans mening deles af dem som Emi Gal (CEO for Brainient) og Colin Nederkoorn (CEO for Customer.io), som begge bruger PPP til at organisere og strømline deres respektive virksomheder., Selv virksomheder som Skype, Ebay og Facebook hentede fordelene ved PPP.

så hvad betyder PPP nøjagtigt?

Først og fremmest, at der er Fremskridt. Fremskridt lister medarbejderens resultater, færdige emner, og lukkede opgaver. Denne kategori giver en god vurdering af, hvor meget arbejde der er gjort.

planer er umiddelbare eller langsigtede mål og målsætninger. Alle de punkter, der er anført under planer, er potentielle fremskridt., Lad dog plads til ændringer og accepter, at dine planer ikke er sat i sten.

for det tredje er der problemer. Problemer lægge ud udfordringer og faldgruber. Nogle mennesker forlader korrigeringsfejl til sidst, men det anbefales stærkt at gøre dette gennem hele projektet.

Når du husker disse tre ting, har du allerede det, der kræves for at skrive en simpel rapport. Når du først logger ind Weekeekdone efter tilmelding, disse tre kategorier er dem i standard ugentlig statusopdatering formular., Hvis du virkelig ønsker at få succes med at kommunikere detaljer og nuancer i statusrapporter, skal du desuden notere dig tre spørgsmål: Hvem, hvordan og hvad.

hvem

den vigtigste del af statusrapporter er dit team. Michele Puccio, salgsdirektør for arro., siger, at de hjalp ham med at “holde kontakten med teamet”. Derfor skal dit umiddelbare fokus være på dine kolleger og teamdynamik.

rapporter skal være koncise og fokuserede, så du bør forstå, hvad dine kolleger ønsker., For at hjælpe dig selv med denne opgave skal du stille et par spørgsmål:

  • Hvordan er læserne forbundet med projektet?
  • kender de detaljerne og målene for projektet?
  • er læserne komfortable med teknisk sprog?

hvordan

dernæst overveje tonen i skrivning. Ledere og ledere forstår muligvis ikke vanskelighederne ved medarbejdernes konversationsstil. Brug længere, forståelige sætninger, men prøv også at afstå fra at skrive essays. Ideelt set bør der være 5-7 søgeord pr.,

Du kan se på et eksempel på en rapport for yderligere retningslinjer og inspiration. Husk, at den moderne verden er metrics-drevet, så tal er vigtigere end beskrivelser.

i stedet for at skrive “vi er nødt til at øge output” prøv “vi er nødt til at øge output med%%”. Konkrete mål er mere inspirerende og, på samme tid, mere opnåelige.,

hvad

den ene fejl, folk har tendens til at gøre, når de skriver en statusrapport, undgår at skrive om fejl helt. Formålet med fremskridtsrapporterne er objektivt at identificere vigtige vanskeligheder og bekymringer og hjælpe dem undervejs. Selv hvis problemet allerede var løst, skal det skrives for at undgå at begå den samme slags fejl i fremtiden.

for det andet skal du huske relevansen af din skrivning. Forklar, hvordan hvert enkelt element forbinder og sammenligner med fremskridt.,

Keep It Simple

selv når fremskridt synes små og ændringer er minimal, holde opdatere dine rapporter. Det muliggør gennemsigtighed på alle niveauer og kan hjælpe med at vurdere udfordringer, så du kan planlægge dine næste handlinger i overensstemmelse hermed.

Gå tilbage til vores interview med Michele Puccio, han deler dette eksempel på, hvordan statusrapport påvirke din præstation:

“I begyndelsen af ugen, du beslutter dig for at ringe til 5 nye kunder. Du skriver det ned og har det under næsen. Ved udgangen af ugen ringer du til 5 nye kunder., Du har forpligtet dig, meddelt det til resten af holdet, og nu skal du ære dette.”

statusrapport skabeloner er lavet for at spare tid for alle, så det er ulogisk at tilbringe det meste af din arbejdsdag på at skrive dem. Dette kan let hjælpes af rapporteringsværktøjer. Mange teams bruger Google docs eller e-mails til at gøre dette.

Når det er sagt, er det bedre at bruge værktøjer, der specifikt blev udviklet med statusrapporter i tankerne og giver dig mulighed for at automatisere processen med at skrive dem. Tilgængelighed og tilgængelighed er nøglen til en fremragende statusrapport., Sørg for at tjekke Weekeekdone for at gøre din rapporteringsproces til en leg.

nøglen til fremskridt rapporter er regelmæssighed. Statusrapporter skal gøres mindst på månedsbasis, selvom ugentlige opfordres. Med et meddelelsessystem integreret i Weekeekdone sikrer du, at alle husker at sende deres rapporter i tide.

brug Weekeekdone til automatiserede ugentlige statusrapporter.

gennemførelse af statusrapporter

1., Sørg for at forklare fordele for medarbejderne

denne synes lidt indlysende, men at gå videre uden at forklare medarbejderfordele risikerer medarbejdernes buy-in senere. Du skal forklare ‘whhys’ til alle. Nogle nemme fordele at sælge inkluderer: medarbejdere, der har en stemme i organisationen, og øget produktivitet og fokus på nye planer. For at finde ud af mere om at sælge fordelene til dit team, anbefaler vi at tegne fra denne infographic.

2., Sørg for, at kommunikation går begge veje

Opret en kultur, der gør det muligt at afholde diskussioner fra begge sider og give teammedlemmer mulighed for at give feedback til deres overordnede såvel som omvendt. At skabe en kultur, der tilskynder til feedback som standardmodel, forbedrer den samlede virksomhedskommunikation og gør fremskridtsrapporter mere meningsfulde for både medarbejdere og ledere.

3., Bruge mindre tid på møder, ved hjælp af statusrapporter som en erstatning

Brug statusrapporter (og andre målsætning software ideer som OKRs) for at reducere mængden af spildtid ved møder, ved at tilskynde til hyppig opdatering via web og mobile-baserede tjenester (for en introduktion til OKRs dette websted indeholder en omfattende oversigt). Hvis dine statusmøder forbliver et sted, sparer du utallige timer hver måned ved at skrive i stedet for at tale.

4., Tilmeld dig et online-værktøj, der tilbyder dig færdige løsninger

det lyder måske lidt salgsfremmende, men online-værktøjer kan gøre implementeringsprocessen så meget lettere. Statusrapportering kan ske via e-mail, wordord-dokument eller regneark, men udfordringerne er langt større, og du risikerer ikke at have alle dine oplysninger på et let tilgængeligt sted. Kæmning gennem Google Dokumenter og e-mails er et kolossalt spild af tid, trods alt., En af fordelene online værktøjer har er, at de automatisk minde dit team til at udfylde deres formular, kompilere de modtagne oplysninger, og derefter præsentere det til dig på en måde, der er både tiltalende og sjov.

implementering af statusrapporter med et værktøj

1. Få statusrapporten til at imødekomme dine behov

brug af en færdiglavet skabelon betyder ikke, at du skal tilpasse dig dens specifikationer. Faktisk er disse værktøjer fleksible nok til at opfylde dine standarder og behov. Hvad mere er, de giver dig endnu bedre ideer, der ellers kunne have været savnet.

2., Skriv mål og nøgleresultater

før du inviterer hele dit team, skal du sørge for at have oprettet mål. De mål, der skal nås i en bestemt periode, og de vigtigste resultater, der hjælper holdet med at nå disse. Prøv denne ledelsesteknik, der bruges af LinkedIn, t .itter og Google.

3. Inviter dit team

Når du har konfigureret alle vigtige oplysninger, er det tid til at invitere dit team. Send dem en automatisk e-mail for at tilmelde dig.

4. Kontakt produktsupport for at give en hurtig demo for alle

det kan være en udfordring at forklare dette nye værktøj til alle på teamet., Især når du ikke er for bekendt med det. Ingen bekymringer, det er præcis, hvorfor produkt support folk er her for. Husk, der er ikke sådan noget som et dumt spørgsmål. Der er kun dumme svar. Vær ikke bange for at kontakte supporten for yderligere materialer, demo eller hvad der er i tankerne.