Nogle gange går tingene ikke efter planen. Værktøj går i stykker, ledninger krydses, de bedst lagde planer falder fra hinanden.

og ved disse lejligheder hjælper det med at vide præcis, hvad der skete—så det sker ikke igen.øjeblikke som disse er, når vi ved Buffer vender os til en enkel, men bemærkelsesværdig effektiv proces: 5 Whhys.,

det er ligesom det lyder: en diskussion af den uventede begivenhed eller udfordring, der følger et tankegang til sin logiske konklusion ved at spørge ” Hvorfor?”fem gange for at komme til roden af, hvad der skete .

men det er også meget dybere end det også. Lad os se på oprindelsen og historien til denne unikke proces, og jeg vil fortælle dig lidt om, hvordan det fungerer for os på vores fjernteam hos Buffer—og hvordan det også kunne fungere for dig.,

oprindelsen af 5 ys

5 techniquehys-teknikken blev udviklet og finjusteret inden for Toyota Motor Corporation som en kritisk komponent i dens problemløsningstræning.

Taiichi Ohno, arkitekten for Toyota Production System i 1950 ‘ erne, beskriver metoden i sin bog Toyota Production System: ud over storskala produktion som “grundlaget for Toyotas videnskabelige tilgang . . . ved at gentage hvorfor fem gange bliver problemets art såvel som dets løsning klar.,”

Ohno opfordrede sit hold til at grave i hvert problem, der opstod, indtil de fandt grundårsagen. “Overhold produktionsgulvet uden forudforståelser,” vil han råde. “Spørg’ hvorfor ‘ fem gange om enhver sag.”

Her er et eksempel Toyota tilbyder en potentiel 5 Whhys, der kan bruges på en af deres planter.

i dag bruges metoden langt ud over Toyota, og den er især populær i verden af magert udvikling., Meget af det, vi ved på Buffer i implementeringen af 5 Whhys er kommet fra Lean startups Eric Ries, der gør et fantastisk stykke arbejde, der beskriver 5 Hvorfor er i disse to indlæg.

sådan fungerer 5 processhys-processen

Ved vores opstart udfører vi en “5 5hys”, efter at der er sket noget uventet—og det betyder, at vi udfører dem meget! Vi har en “5 Whhys” – mappe i vores teams Dropbo.Paper-konto, og mappen har 20+ notes-filer og tæller (for ikke at nævne de 5 docshys-dokumenter, der muligvis ikke kategoriseres i mappen)., ‘Brande’ i forskellige størrelser er uundgåelige—og sandsynligvis den eneste konstant i en opstarts liv.

Vi har afholdt disse diskussioner i alle facetter af Buffer, fra teknik til lykke til markedsføring og mere, og den samme proces gælder, uanset om problemet er teknisk eller mere menneskeligt baseret. Sådan forklarer Eric Ries:

“fem Whhys involverer at holde møder umiddelbart efter løsningen af problemer, som virksomheden står overfor., Disse problemer kan være alt: udviklingsfejl, sideafbrydelser, marketingprogramfejl eller endda interne ubesvarede tidsplaner. Hver gang der sker noget uventet, kan vi lave en grundårsagsanalyse.”

det er vigtigt at bemærke, at formålet med 5 whhys ikke er at placere skylden, men snarere at afdække årsagen til, hvorfor der opstod noget uventet. Derudover hjælper det et team med at skabe små trinvise trin, så det samme problem ikke sker igen (for nogen).

t ?eet dette ?,

Ved Buffer stammer vanen med at udføre 5 Whhys fra ingeniørholdet. Her er hvordan vores tidligere CTO Sunil Sadasivan beskriver de ændringer, som har resulteret i at gøre disse en rutinemæssig del af, hvordan vi arbejder:

“, Hvad jeg virkelig godt kan lide ved dette er, at det giver os mulighed for at bekymre sig om problemer, når de sker, og det hjælper os til at arbejde hen imod at sikre, at de ikke vil ske igen. På samme tid, det lader os ikke behøver at bekymre sig om problemer, der ikke er sket. Jeg stoler nu på, at hvis der kommer noget op, som vi ikke forudså, vil vi gennemføre en 5 whhys og lære af det., Vi lader de 5 whhys diktere, hvilken dokumentation Vi har brug for på plads eller justeringer for at gøre i vores on-boarding proces.”

vil du prøve det selv?

De 5 vigtigste skridt til den 5 Whys

Trin 1: Invitere alle, der er berørt af problemet

Så snart det problem eller den situation, der er identificeret (og alle umiddelbare bekymring er behandlet med), invitere nogen på holdet, der blev påvirket, og lagde mærke til spørgsmålet for at være involveret i en 5 Whys møde. Som et fjernhold holder vi vores via .oom.,

Trin 2: Vælg en 5 masterhys master til mødet

5 masterhys master vil lede diskussionen, spørge 5 whhys og tildele ansvar for de løsninger, gruppen kommer med. Resten af de involverede vil besvare disse spørgsmål og diskutere.

efter vores erfaring kan enhver være en 5 masterhys — mester-der er ingen særlige kvalifikationer, og det behøver ikke at være leder af projektet eller ophavsmanden til problemet. Vi har også fundet ud af, at det er en god ide for 5 masterhys master at notere til mødet, medmindre han eller hun gerne vil tildele en anden til dette.,

Trin 3: Spørg “hvorfor” fem gange

grave mindst fem niveauer dybt ind i problemet med fem niveauer af “whhys.”Dette virker som den enkleste del, men kan faktisk blive lidt vanskelig! At få det rigtige spørgsmål til at begynde med, det første whyhy, ser ud til at være nøglen.

Når vi udfører vores 5 Whhys, kan det føles naturligt og næsten gavnligt at gå ned på alle potentielle stier og være virkelig omfattende. Dette kan dog udvide omfanget af, hvor meget læring og korrigerende handlinger der skal ske., Dette er ment som en ‘lean’ proces, hvor valg af en sti giver os mulighed for at udføre netop den mængde korrigerende handlinger, der er nødvendige for at løse et problem.

Vi er ofte nødt til at fortælle os selv, at vi bare skal vælge en og gå med den. Hvis det samme problem ser ud til at forekomme igen, kan vi gøre en anden ved at vælge den anden rute.

sammen arbejder vi gennem hver af disse fem whhys og opdager handlingsmæssige trin, der er blevet eller vil blive taget.,

Trin 4: Tildel ansvar for løsninger

i slutningen af øvelsen gennemgår vi hver PHY-spørgsmål-og-svar-parring og kommer med fem relaterede “korrigerende handlinger”, som vi alle er enige om. Skibsføreren tildeler ansvaret for løsningerne til forskellige deltagere i diskussionen.

Trin 5: Email hele holdet resultaterne

efter hver 5 Whhys proces, vil nogen involveret i mødet skrive ned, hvad der blev diskuteret i den klareste, plainest sprog som muligt., Derefter tilføjer vi det til en Papirmappe og—i et af de vigtigste trin i hele processen—e-mailer hele teamet med resultaterne.

dette giver mening at gøre, og ikke kun for et firma som Buffer, der fokuserer på gennemsigtighed. Det er super nyttigt for alle på dit team at holde sig i løkken og forstå alle trin, du tager som følge af en 5 Whhys.,

Eric Ries forklarer, hvorfor e-mailen er så vigtig:

fordelen ved at dele denne information bredt er, at den giver alle indsigt i, hvilke slags problemer teamet står overfor, men også indsigt i, hvordan disse problemer løses. Og hvis analysen er lufttæt, gør det det temmelig let for alle at forstå, hvorfor teamet tager lidt tid på at investere i problemforebyggelse i stedet for nye funktioner. Hvis det på den anden side antænder en ildstorm – det er også gode nyheder., Nu ved du, at du har et problem: enten er analysen ikke lufttæt, og du skal gøre det igen, eller din virksomhed forstår ikke, hvorfor det, du laver, er vigtigt. Find ud af, hvilke af disse situationer du er i, og fi it det.

at Sætte det hele sammen, og den proces ser ud som dette:

Nogle real-life 5 Whys eksempler

for At tage den 5 Whys fra de teoretiske til de faktiske, her er et kig på et par øjeblikke i Buffer ‘ s historie, der har opfordret til en 5 Whys møde.,

i begyndelsen af 2014 havde vi et kort systembredt udfald. Her er et kig på de 5 Whys holdet har udført:

Og de korrigerende foranstaltninger, der resulterede:

Her er et eksempel fra kunden lykke i verden. En af vores Lykke Helte ønskede at forstå, hvordan han kunne have håndteret en kundes problem bedre, så han udført en modificeret 5 Whys som en refleksion og delte det med holdet.,

jeg har lært så meget af at se på disse eksempler og være en del af 5 Whys processer. Det har været dejligt at udvikle en vane med at reflektere når som helst noget uventet sker og tage trinvise skridt, så vi ændrer hvad der sker næste gang.,

Den 5 Whys i dagligdagen

Selv om den 5 Whys er mest brugt til fremstilling/udvikling bruge, jeg har fundet, at det også er ganske relevant for det daglige liv i enhver situation, hvor man kan søge dybere forståelse af et problem, en udfordring eller endda en motivation bag en handling.

Denne hurtig grafik fra Starten af, at Lykke giver et godt eksempel:

lige siden læring om 5 Whys, finder jeg mig selv i at spørge “hvorfor?”meget oftere.,

Over til dig

hvilken slags proces bruger du til at komme til roden af uventede situationer eller udfordringer i dit arbejde eller liv? Har du nogensinde prøvet 5 Whhys?