Home | Předchozí | Další,
Zásady Jasné Psaní,
1. Napište aktivní hlas. Aktivní hlas eliminuje zmatek tím, že vás nutí jmenovatherec ve větě. Tato konstrukce dává čtenáři jasně najevo, kdo má tuto povinnost plnit.
pasivní hlas dělá věty delší a kruhový objezd. Kdo je zodpovědný, je mnohem méně zřejmý. Pasiveverbs mají formu slovesa být Plus minulé participle hlavního slovesa.,
| jsem |
plus
hlavní sloveso obvykle končí v „cs“ nebo „ed“.
příklady pasivních sloves:
- byl přijat,
- je zvažován,
- byl vybrán.
pasivní hlas zvrátí přirozené, aktivní pořadí anglických vět. V následujícím pasivním příkladu je tadyžijce akce přichází před hercem.,
pasivní: nařízení bylo napsáno navrhovatelem .
aktivní: navrhovatel napsal nařízení .
pasivní konstrukce jsou při použití v předpisech matoucí. Aktivní věty musí mít herce, ale pasivní jsou bez nich kompletní.
| materiál bude dodán. | kým? |
| datum zahájení je třeba rozhodnout. | kým? |
| čísla musí být schválena. | kým?, |
uvedení herce před sloveso vás nutí mít jasno o odpovědnosti.
- posel dodá materiál.
- dodavatel rozhodne o datu zahájení.
- správce musí čísla schválit.
pasivní hlas je vhodný, když je herec Neznámý, nedůležitý nebo zřejmý.To se obvykle nevztahuje na regulační text.
- drobné předměty se často kradou.
- žádosti byly zaslány poštou.
2. Použijte akční slovesa.,
Vyhněte se slova jako tato:
| neříkej | ŘEKNĚME, že |
|---|---|
| pozornost | za |
| se vztahuje na | se vztahuje na |
| platby | zaplatit |
| uznání | rozpoznat |
| se týká | zájmy |
říká se Jim „nominals“ — podstatná jména u sloves uvnitř. Jsou těžké číst a dělat věty déle. Akční slovesa jsou kratší a přímější.
3., Použijte „musí“ místo „musí“.,
| musí | ukládá povinnost jednat, ale může být zaměňována s předpovědí budoucí akce |
| předpovídá budoucí akce | |
| musí | ukládá povinnost, indikuje nutnost jednat |
| ne | označuje zákaz |
| vyvozuje povinnost, ale není absolutní nutností | |
| květen | označuje uvážení jednat |
uložit právní povinnost, použijte „musí.,“
Chcete-li předpovědět budoucí akci, použijte “ vůli.“
neříkejte: guvernér to schválí.
řekněte: guvernér to musí schválit.
nebo: guvernér to schválí.
4. Buďte přímí. Promluvte si přímo se svými čtenáři. Použijte naléhavou náladu. Předpisy se hodí zejména k tomuto styluprocedury, pokyny a seznamy povinností.
přímost se vyhýbá pasivnímu hlasu:
řekněte: podepište všechny kopie.
řekněte: Připojte kopii vašeho W-2 k návratu.
tento styl má za následek postupy, které jsou kratší, ostřejší a srozumitelnější.
5. Použijte přítomný čas., Regulace pokračujícího účinku hovoří o době, kdy jej použijete, nikoli o době, kdy jej navrhnete nebo kdy bude účinný. Z tohoto důvodu byste měli v přítomném čase navrhnout předpisy. Vypracováním v přítomném čase se vyhnete komplikovaným a nepříjemným slovesným formám.
neříkej: pokuta za řízení bez řidičského průkazu musí být $10.00.
říci: pokuta za řízení bez řidičského průkazu je $10.00.
6. Psát pozitivně. Pokud můžete přesně vyjádřit myšlenku buď pozitivně nebo negativně, vyjádřete ji pozitivně.,
neříkejte: guvernér nesmí jmenovat jiné osoby než osoby kvalifikované Agenturou pro personální řízení.
říci: guvernér musí jmenovat osobu kvalifikovanou Agenturou pro personální řízení.
negativní prohlášení může být jasné. Použijte jej, pokud upozorňujete čtenáře.
nechoďte
nekuřte
ale vyhněte se několika negativům v jedné větě.
neříkejte: demonstrační projekt nebude schválen, pokud nebudou splněny všechny požadavky na aplikaci.
říci: demonstrační projekt bude schválen pouze v případě, že žadatel splňuje všechny požadavky.,
je lepší vyjádřit i negativní v pozitivní formě.
| neříkej | ŘEKNĚME, že |
|---|---|
| ne upřímný | nečestné |
| nepamatoval | zapomněl jsem |
| nevěnoval žádnou pozornost | ignorován |
| ne zůstat na setkání | setkání |
| nejsou v souladu s nebo nepodařilo v souladu s |
porušil |
7. Vyhněte se použití výjimek., Pokud je to možné, uveďte pravidlo nebo kategorii přímo, než abyste popsali toto pravidlo nebo kategorii uvedením jeho výjimek.
neříkej: všechny osoby kromě těch 18 let nebo starší musí…
říci: každá osoba mladší 18 let musí…
výjimku však můžete použít, pokud se vyhnete dlouhému a těžkopádnému seznamu nebo propracovanému popisu. Když použijete výjimku, nejprve uveďte pravidlo nebo kategorii a poté uveďte jeho výjimku.
neříkej: Alabama, Aljaška,… a Wyoming (seznam 47 států)musí příděl…
říci: každý stát kromě Texasu, Nové Mexiko, a Arizona musí příděl…, (Všimněte si, že Kategorie „každý stát“ je nejprve stanovena a poté jsou uvedeny výjimky.)
8. Vyhněte se rozděleným infinitivům. Rozdělený infinitiv uráží mnoho čtenářů, takže se mu vyhněte, pokud můžete.
neříkejte: nezapomeňte okamžitě odpovědět na pozvání.
řekněte: nezapomeňte okamžitě odpovědět na pozvání. nebo řekněte: nezapomeňte okamžitě odpovědět na pozvání.
9. Použijte singulární podstatné jméno spíše než množné podstatné jméno. Do té míry, jak to váš Význam umožňuje, použijte singulární podstatné jméno místo množného jména., Vyhnete se problému, zda se pravidlo vztahuje Samostatně na každého člena třídy nebo společně na třídu jako celek.
neříkej: stráž vydá bezpečnostní odznaky pro zaměstnance, kteří pracují v Budově D a vybudování E.
ŘÍCT: stráž vydá bezpečnostní odznak pro každého zaměstnance, který pracuje v Budově D, a každý zaměstnanec, který pracuje v Budově E.
pokud myslíte,
stráž vydá bezpečnostní odznak pro každého zaměstnance, který pracuje v obou Budovy D a Budovy E. (jsou možné i další významy.)
10. Buďte důslední. Nepoužívejte různá slova k označení stejných věcí., Variace v zájmu variace nemá místo v regulaci psaní. Použití synonymum spíše než opakování přesný termín máte v úmyslu jen zaměňuje čtenáře.
neříkej: každý majitel motorových vozidel musí zaregistrovat své auto u automobilové divize Metropolitní policie.
řekněte: každý majitel automobilu musí zaregistrovat svůj automobil u automobilové divize Metropolitní policie.
nepoužívejte stejné slovo k označení různých věcí.
neříkej: nádrž měla 200 galonovou nádrž na palivo.
říci: nádrž měla 200 galonovou palivovou nádobu.,
11. Použijte paralelní strukturu. Uspořádejte věty tak, aby paralelní myšlenky vypadaly paralelně. To je důležité při použití seznamu.
Nesouběžný konstrukce:
funkce Výkonného Tajemníka Správního Výboru jsou:
- zápis ze všech schůzí; (fráze)
- Výkonný Tajemník odpovědi veškerou korespondenci; a (bod)
- Psaní měsíčních zpráv. (téma)
Paralelní konstrukce:
- zápis ze všech schůzí;
- odpovídat Na korespondenci; a
- napsat měsíční zprávy.
12., Preferujte jednoduchá slova. Vládní psaní by mělo být důstojné, ale nemusí být pompézní. Psaní může být důstojné, když je jazyk jednoduchý, přímý a silný. Aby se vaše psaní jasnější a čitelnější … a tedy účinnější — preferují jednoduché slovo.,
| neříkej | ŘEKNĚME, že |
|---|---|
| zkonstruovat, vyrobit | |
| zahájit, začít | begin |
| ukončit | |
| využít | použití |
| podstatná část | velká část |
| poskytnuta příležitost | povolit |
13. Vynechat zbytečná slova. Nepoužívejte složené předložky a jiné slovnaté výrazy, pokud lze stejný význam sdělit jedním nebo dvěma slovy.,22a27ff7″>
14., Vyhněte se propouštění. Nepoužívejte slovní páry,pokud mají slova stejný účinek nebo pokud význam jednoho zahrnoval druhý.
Příklady: Dvojice slov, aby se zabránilo
veškeré
povolit a přímé.
přestat a ustat
každý
kompletní
objednávky a přímé.
znamená a zahrnuje,
nezbytná a žádoucí
15. Používejte konkrétní slova. Vládní psaní se často týká abstraktních témat. Ale abstraktní slova mohou být vágní a otevřená různýminterpretací., Vložte pokyny do jednoduchých, konkrétních slov.
| neříkej | POKUD máš na MYSLI |
|---|---|
| vozidla | automobily |
| zbraně | pušky |
| letadlo | vrtulníky |
16. Nepoužívejte slova, která znepřátelit. Slova mohou přilákat nebo odrazit čtenáře. V našem psaní je možné vybrat slova, která neudělajísprávný dojem nebo znepřátelit naše čtenáře. Používejte slova, na která lidé reagují příznivě, spíše než slova, která nesnáší.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Vyhněte se podstatné jméno sendviče. Administrativní psaní používá příliš mnoho substantivních klastrů-skupiny podstatných jmen“ vložených “ dohromady.Vyhněte se těmto matoucím konstrukcím pomocí více předložek.
neříkej: podzemní důlní pracovník bezpečnostní postupy rozvoje ochrany.
říci: vývoj podzemních postupů pro ochranu bezpečnosti důlních pracovníků.
nebo více pravděpodobné: vývoj postupů pro ochranu bezpečnosti pracovníků v podzemních dolech.
který význam má být jasnější, když je tento čtyřslovný sendvič rozdělen.
18. Nepoužívejte genderově specifickou terminologii.,on genderově specifické práce název:
| neříkej | ŘEKNĚME, že |
|---|---|
| Muž | člen Posádky |
| Navrhovatelka | Kreslič |
| Vojáci | ostatní |
| Hasiči | Hasič |
| Foreman | Vedoucí |
| Hodiny | počet odpracovaných Hodin |
| Lidi | Personální, pracovní síly |
Vyhněte pohlaví zájmeno, kdy antecedent může být muž nebo žena.,
neříkejte: administrátor nebo jeho návrhář musí vyplnit formulář hodnocení.
říci: správce nebo návrhář správce musí vyplnit hodnotící formulář.
buďte opatrní při přepisování, abyste se vyhnuli problému. Následující příklady nemusí mít stejný význam.
- Každý Regionální Ředitel oznámí jeho nebo její doporučení na konferenci.
- regionální ředitelé oznámí své doporučení na konferenci.
19. Napište krátké věty. Čitelné věty jsou jednoduché, aktivní, kladné a deklarativní.,
čím více se věta odchyluje od této struktury, tím těžší je věta pochopit.
dlouhé, run-on věty jsou základní slabinouprávní dokumenty.
právní dokumenty často obsahují podmínky, které vedou ke složitým větám s mnoha doložkami.
čím složitější je věta, tím větší je možnost obtížnosti při určování zamýšleného významu věty.
- uveďte v každé větě jednu věc a pouze jednu věc.
- rozdělte dlouhé věty na dvě nebo tři krátké věty.
- odstraňte všechna nepotřebná slova., Snažte se o jednoduchou větu s předmětem a slovesem. Odstraňte zbytečné modifikátory.
- pokud musí být splněna pouze jedna nebo dvě jednoduché podmínky, než platí pravidlo, nejprve uveďte podmínky a poté uveďte pravidlo.
- pokud musí být splněny dvě nebo více složitých podmínek, než platí pravidlo, nejprve uveďte pravidlo a poté uveďte podmínky.
- pokud musí být splněno několik podmínek nebo podřízených ustanovení, než se použije pravidlo, použijte seznam.
20. Vytvořte seznamy jasné a logické struktury. Výpis poskytuje bílý prostor, který odděluje různé podmínky., Výpis vám může pomoci vyhnout se problémům dvojznačnosti způsobené slovy „A“a “ nebo“. Při seznamu použijte následující pravidla:
- použijte paralelní strukturu. (Viz příklad v bodě 11 výše.)
- uveďte každou položku tak, aby při čtení s úvodním textem došlo k úplnému zamyšlení.
- pokud je úvodní jazyk pro seznam úplnou větou –
- ukončete Úvod dvojtečkou; a
- udělejte z každé položky v seznamu samostatnou větu.,
- Pokud úvodní jazyka pro seznam je neúplný trest …
- Konec úvod s pomlčkou;
- na Konci každé položky v seznamu s výjimkou poslední položky středníkem;
- za středníkem v příští-k-poslední položka v seznamu, napiš „a“ nebo „nebo“ jak je to vhodné; a
- na Konci poslední položky v seznamu s dobou.
21. Použijte krátké odstavce. Spisovatel může zlepšit jasnost nařízení pomocí krátkých, kompaktních odstavců. Každý z nich by se měl zabývat jediným, jednotným tématem., Zdlouhavé, složité nebo technické diskuse by měly být prezentovány v řadě souvisejících diskusí.
22. Použijte kontrolní seznam a zkontrolujte svůj návrh pro každý z těchto principů zvlášť.
Předchozí / Další