• Ott Jõgi

  • 12. Května 2015

Klesající účinnost, nedostatek zaměření, ne řídit. Zní to jako jarní horečka, nemyslíte? Ale to jsou všechny negativní účinky, když nepoužíváte zprávu o pokroku.

to jsou věci, které se čas od času stávají společnostem. Přichází fáze, kdy produktivita klesá hluboko pod kritickou úroveň. Stejně jako je tomu u našich těl, které potřebují správnou směs živin, aby se zlepšily, měli bychom našim organizacím poskytnout řádnou léčbu, pokud chceme, aby uspěly.,

je to více než 5 let, co společnost Weekdone začala poskytovat týmům, jako je ta vaše, software pro hlášení pokroku. S Weekdone je zdarma pro malé týmy a nabízí dvoutýdenní zkušební verze zdarma pro každého, opravdu se snažíme, aby se podávání zpráv o pokroku snadné pro naše klienty (jste vždy vítáni, aby to zkusit tady.)

Weekdone není tak arogantní, jak volat naše služby ‚společnost lékař, ale tam je jednoduchý lék pro ty z vás, kteří chtějí zachránit svou produktivitu.

šablona zprávy o pokroku., (ukázka šablony)

zprávy o Pokroku jsou jedním z nejlepších nástrojů pro správu můžete použít k kickstart produktivity vaší společnosti. Skvělý způsob, jak automatizovat, je použít speciální softwarový nástroj, jako je Weekdone. Informace v těchto zprávách pomáhají zaměstnancům sledovat jejich pokrok při sledování cílů společnosti i týmu.

mnoho z nich však není obeznámeno s výhodami vykazování pokroku.

takže to napravíme.

zprávy o pokroku používané týmy podporují zapojení a transparentnost., Podle Americké společnosti pro výcvik a rozvoj, mít konkrétní místo pro kontrolu vašeho pokroku zvyšuje pravděpodobnost splnění cíle o 95%.

pro manažery nabízejí zprávy o pokroku konkrétní informace o příspěvcích vašich zaměstnanců. Podporuje výměnu myšlenek a názorů. Po pravdě řečeno, je to velmi jednoduchá forma obousměrné komunikace. S některými pokyny a základním porozuměním formátu může každý podat vynikající zprávu sám.,

Zpráva o Pokroku – Základy

základem každé dobré zprávě o pokroku je „PPP metodika“, něco, co Weekdone software je postaven na. To znamená pokrok, plány a problémy. Může se to zdát příliš zjednodušující, ale pod ním je skrytý hluboký rámec.

Jak Cleve Gibbon výstižně řekl, PPP je „bohatý na věci, s nízkým obsahem chmýří“. Jeho názor sdílí rád Emi Gal (CEO of Brainient) a Colin Nederkoorn (CEO of Customer.io), z nichž oba používají PPP k organizaci a zefektivnění svých příslušných podniků., Dokonce i společnosti, jako je Skype, Ebay a Facebook, si vyzvedly výhody PPP.

co přesně znamená PPP?

za Prvé, tam je Pokrok. Pokrok uvádí úspěchy zaměstnanců, hotové položky a uzavřené úkoly. Tato kategorie poskytuje dobré hodnocení toho, kolik práce bylo provedeno.

plány jsou okamžité nebo dlouhodobé cíle a cíle. Všechny položky uvedené v plánech jsou potenciální položky pokroku., Ponechte však prostor pro změny a přijměte, že vaše plány nejsou zasazeny do kamene.

za třetí, jsou tu problémy. Problémy kladou výzvy a úskalí. Někteří lidé nechávají opravit chyby Naposledy, ale důrazně se doporučuje, aby to bylo provedeno v celém projektu.

když budete mít na paměti tyto tři věci, už máte to, co je zapotřebí k napsání jednoduché zprávy. Když se poprvé přihlásíte do Weekdone po registraci, tyto tři kategorie jsou ty ve výchozím týdenním formuláři aktualizace stavu., Kromě toho, pokud opravdu chcete uspět v komunikaci podrobností a nuancí zpráv o pokroku, musíte vzít na vědomí tři otázky: Kdo, jak a co.

Who

klíčovou součástí zpráv o pokroku je váš tým. Michele Puccio, obchodní ředitel Arrow, říká, že mu pomohli „zůstat ve spojení s týmem“. Proto byste se měli okamžitě zaměřit na své kolegy a dynamiku týmu.

zprávy musí být stručné a zaměřené, takže byste měli pochopit, co vaši kolegové chtějí., Chcete-li si s tímto úkolem pomoci, položte několik otázek:

  • jak jsou čtenáři připojeni k projektu?
  • znají podrobnosti a cíle projektu?
  • jsou čtenáři spokojeni s technickým jazykem?

jak

dále zvažte tón psaní. Manažeři a vedoucí pracovníci nemusí pochopit složitost konverzačního stylu zaměstnanců. Používejte delší, srozumitelné věty, ale také se snažte zdržet psaní esejí. V ideálním případě by mělo být 5-7 klíčových slov na větu.,

můžete se podívat na vzorek zprávy pro další pokyny a inspirace. Pamatujte, že moderní svět je řízen metrikami, takže čísla jsou důležitější než popisy.

Místo psaní „musíme zvýšit výstup „zkusit“musíme zvýšit výstup O X%“. Konkrétní cíle jsou inspirativnější a zároveň dosažitelnější.,

jedna chyba lidé mají tendenci, aby se při psaní zprávy o pokroku se vyhnout psaní o chyby zcela. Účelem zpráv o pokroku je objektivně identifikovat klíčové potíže a obavy a pomoci jim na cestě. I když problém byl již řešen, je třeba dát do psaní, aby pomohla zabránit tomu, aby stejnou chybu v budoucnu.

Zadruhé mějte na paměti význam vašeho psaní. Vysvětlete, jak se každá jednotlivá položka spojuje a porovnává s pokrokem.,

Udržujte to jednoduché

i když se zdá, že pokrok je malý a změny jsou minimální, aktualizujte své zprávy. To umožňuje transparentnost na všech úrovních a může pomoci posoudit výzvy, takže si můžete naplánovat další akce odpovídajícím způsobem.

vraťme se zpět k našemu rozhovoru s Michelem Puccio, on sdílí tento příklad, jak zpráva o pokroku ovlivnit váš výkon:

„na začátku týdne, můžete rozhodnout zavolat 5 nových zákazníků. Napíšete si to a máte to pod nosem. Do konce týdne zavoláte 5 nových zákazníků., Zavázali jste se, sdělili jste to zbytku týmu a nyní to musíte ctít.“

šablony zpráv o pokroku jsou vytvořeny tak, aby ušetřily čas všem, takže je nelogické trávit většinu pracovního dne jejich psaním. To lze snadno pomoci pomocí nástrojů pro podávání zpráv. Mnoho týmů k tomu používá Dokumenty nebo e-maily Google.

To bylo řečeno, to je lepší používat nástroje, které byly vyvinuty speciálně s o pokroku, v paměti a umožňují automatizovat proces psaní. Dostupnost a dostupnost jsou klíčem k vynikající zprávě o pokroku., Nezapomeňte se podívat na Weekdone, aby se váš proces podávání zpráv hračkou.

klíčem k pokroku je pravidelnost. Zprávy o pokroku je třeba provádět alespoň měsíčně, i když týdenní je podporován. S oznamovací systém integrovaný v Weekdone, zajistíte, že každý si pamatuje posílat své zprávy včas.

použijte Weekdone pro automatizované týdenní zprávy o pokroku.

implementace zpráv o pokroku

1., Ujistěte se, že vysvětlíte výhody zaměstnancům

Tento se zdá být trochu zřejmý, ale pokračovat bez vysvětlení zaměstnaneckých výhod riskuje nákup zaměstnanců později. Musíte všem vysvětlit proč. Některé snadné výhody k prodeji patří: zaměstnanci mají hlas v rámci organizace, a zvýšila produktivitu a zaměřit se na nové plány. Chcete-li se dozvědět více o prodeji výhod vašemu týmu, doporučujeme čerpat z této infographic.

2., Ujistěte se, že komunikace probíhá oběma směry

Vytvořte kulturu, která umožňuje, aby se diskuse konaly z obou stran a umožňovaly členům týmu poskytovat zpětnou vazbu svým nadřízeným i naopak. Vytváření kultury, která podporuje zpětnou vazbu jako výchozí model zlepšuje celkovou firemní komunikaci a dává zprávy o pokroku smysluplnější, aby zaměstnanci a manažeři.

3., Trávit méně času na schůzkách pomocí zprávy o pokroku jako náhrada

Použití zprávy o pokroku (a další cíl nastavení software nápady, jako OKRs) snížit množství času stráveného na setkáních podporou časté aktualizace přes web a mobilní-based služeb (pro úvod do OKRs, tato stránka poskytuje komplexní přehled). Pokud Vaše Stavové schůzky zůstanou na jednom místě, ušetříte bezpočet hodin každý měsíc psaním místo mluvení.

4., Zaregistrujte se pomocí online nástroje, který vám nabízí hotová řešení

může to znít trochu propagačně, ale online nástroje mohou proces implementace mnohem usnadnit. Podávání zpráv o pokroku může být provedeno prostřednictvím e-mailu, dokumentu nebo tabulky, ale problémy jsou mnohem větší, a riskujete, že všechny vaše informace na jednom, snadno přístupném místě. Pročesávání dokumentů a e-mailů Google je přece jen kolosální ztráta času., Jednou z výhod online nástrojů je, že automaticky připomínají vašemu týmu, aby vyplnil svůj formulář, zkompiloval přijaté informace a poté Vám je představil způsobem, který je přitažlivý i zábavný.

implementace zpráv o pokroku pomocí nástroje

1. Učinit zprávu o pokroku podle vašich potřeb

pomocí hotové šablony neznamená, že se musíte přizpůsobit jejím specifikacím. Ve skutečnosti jsou tyto nástroje dostatečně flexibilní, aby vyhovovaly vašim standardům a potřebám. A co víc, poskytují vám ještě lepší nápady, které by jinak mohly chybět.

2., Zapište si cíle a klíčové výsledky

než pozvete celý tým, ujistěte se, že jste nastavili cíle. Cíle, které je třeba dosáhnout v určitém období, a klíčové výsledky, které pomáhají týmu dosáhnout těchto cílů. Vyzkoušejte tuto techniku správy používanou LinkedIn, Twitter a Google.

3. Pozvěte svůj tým

po nastavení všech důležitých informací je čas pozvat svůj tým. Pošlete jim automatický e-mail, abyste se zaregistrovali.

4. Kontaktování podpory produktů pro rychlé demo pro každého

vysvětlení tohoto nového nástroje všem v týmu může být výzvou., Zvláště když s tím nejste příliš obeznámeni. Žádné starosti, to je přesně důvod, proč jsou zde lidé na podporu produktů. Pamatujte, že neexistuje žádná taková věc jako hloupá otázka. Existují jen hloupé odpovědi. Nebojte se kontaktovat podporu pro další materiály, demo nebo cokoli, co je na vaší mysli.