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Grundsätze des klaren Schreibens
1. Schreiben Sie in die aktive Stimme. Die aktive Stimme beseitigt Verwirrung, indem Sie Sie zwingen zu benennender Schauspieler in einem Satz. Diese Konstruktion macht dem Leser klar, wer die Pflicht erfüllen soll.
Die passive Stimme macht Sätze länger und Kreisverkehr. Wer verantwortlich ist, ist viel weniger offensichtlich. Passive Verben haben eine Form des Verbs plus das Partizip eines Hauptverbs.,
| am | is | are | was | were | be | be |
plus
ein Hauptverb, das normalerweise mit „en“ oder „ed“endet.
Beispiele für passive Verben:
- wurde empfangen,
- wird berücksichtigt,
- wurde ausgewählt.
Die passive Stimme kehrt die natürliche, aktive Reihenfolge der englischen Sätze um. Im Folgenden passives Beispiel thereceiver der Aktion kommt vor dem Schauspieler.,
Passiv: Die Verordnung wurde vom Verfasser verfasst .
Aktiv: Der Verfasser schrieb die Verordnung .
Passive Konstruktionen sind verwirrend, wenn sie in Vorschriften verwendet. Aktive Sätze müssen Schauspieler haben, aber passive sind ohne sie komplett.
| Das material geliefert wird. | Von wem? |
| Das Startdatum ist zu bestimmen. | Von wem? |
| Die zahlen müssen genehmigt werden. | Von wem?, |
Wenn Sie den Schauspieler vor das Verb stellen, müssen Sie sich über die Verantwortung im Klaren sein.
- Der Bote wird das Material liefern.
- Der Auftragnehmer entscheidet über das Startdatum.
- Der Administrator muss die Zahlen genehmigen.
Die passive Stimme ist angebracht, wenn der Schauspieler unbekannt, unwichtig oder offensichtlich ist.Dies gilt normalerweise nicht im Regulierungstext.
- Kleine Gegenstände werden oft gestohlen.
- Die Bewerbungen wurden verschickt.
2. Verwenden Sie Aktionsverben.,
Vermeiden Sie Wörter wie diese:
| SAGEN SIE NICHT | SAGEN SIE |
|---|---|
| Berücksichtigen Sie | Betrachten Sie |
| gilt für | gilt für |
| Zahlung leisten | pay |
| Anerkennung geben | erkennen |
| befasst sich mit | Bedenken |
Sie heißen „Nominale“ – Substantive mit Verben im Inneren. Sie sind schwer zu lesen und machen Sätze länger. Aktionsverben sind kürzer und direkter.
3., Verwenden Sie „muss“ anstelle von“soll“.,
| verpflichtet zum Handeln, kann jedoch mit der Vorhersage zukünftiger Maßnahmen verwechselt werden | |||
| prognostiziert zukünftige Maßnahmen | |||
| muss | verpflichtet sein, weist auf die Notwendigkeit hin, zu handeln | ||
| darf nicht | zeigt ein Verbot an | ||
| sollte | Verpflichtung schließen, aber nicht absolute Notwendigkeit | ||
| kann | zeigt Diskretion zum Handeln an |
Um eine gesetzliche Verpflichtung aufzuerlegen, verwenden Sie „muss.,“
Um zukünftige Aktionen vorherzusagen, verwenden Sie “ will.“
SAG NICHT: Der Gouverneur wird es genehmigen.
SAGEN: Der Gouverneur muss es genehmigen.
ODER: Der Gouverneur wird es genehmigen.
4. Sei direkt. Sprechen Sie direkt mit Ihren Lesern. Verwenden Sie die imperative Stimmung. Vorschriften eignen sich für diesen Stil, besondereprozeduren, Anleitungen und Aufgabenlisten.
Direktheit vermeidet die passive Stimme:
SAGEN: Unterschreiben Sie alle Kopien.
SAGEN: Fügen Sie eine Kopie Ihrer W-2 zu Ihrer Rückkehr.
Dieser Stil führt zu Verfahren, die kürzer, schärfer und leichter zu verstehen sind.
5. Benutze das Präsens., Eine Regelung der anhaltenden Wirkung spricht ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie sie anwenden, nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie sie entwerfen oder wenn sie wirksam wird. Aus diesem Grund sollten Sie Verordnungen im Präsens entwerfen. Indem Sie im Präsens zeichnen, vermeiden Sie komplizierte und unangenehme Verbformen.
SAGEN Sie nicht: Die Geldstrafe für das Fahren ohne Führerschein wird $ 10.00.
SAGEN: Die Geldstrafe für das Fahren ohne Führerschein ist $ 10.00.
6. Schreibe positiv. Wenn Sie eine Idee entweder positiv oder negativ genau ausdrücken können, drücken Sie sie positiv aus.,
SAGEN Sie nicht: Der Gouverneur darf keine anderen Personen als die von der Personalmanagement-Agentur qualifizierten ernennen.
SAGEN: Der Gouverneur muss eine Person von der Personalmanagement-Agentur qualifiziert ernennen.
Eine negative Aussage kann klar sein. Verwenden Sie es, wenn Sie den Leser warnen.
DON ‚ T WALK
NICHT RAUCHEN
vermeiden Sie es Aber, mehrere Verneinungen in einem Satz.
SAGEN Sie NICHT: Ein Demonstrationsprojekt wird nicht genehmigt werden, wenn alle Antragsvoraussetzungen erfüllt sind.
SAGEN: Ein Demonstrationsprojekt wird nur genehmigt werden, wenn der Antragsteller alle Anforderungen erfüllt.,
Es ist besser, auch ein Negativ in positiver Form auszudrücken.
| SAG NICHT | SAG |
|---|---|
| nicht ehrlich | unehrlich |
| erinnerte sich nicht | vergaß |
| achtete nicht auf | ignoriert |
| blieb nicht bei der Sitzung | verließ die Sitzung |
| nicht mit oder nicht mit |
verletzt |
7. Vermeiden Sie die Verwendung von Ausnahmen., Wenn möglich, geben Sie eine Regel oder Kategorie direkt an, anstatt diese Regel oder Kategorie durch Angabe ihrer Ausnahmen zu beschreiben.
NICHT SAGEN: Alle Personen außer diejenigen, die 18 Jahre oder älter sein muss…
SAGEN: Jede person unter 18 Jahren muss…
Sie können jedoch eine Ausnahme verwenden, wenn es eine lange und umständliche Liste oder aufwendige Beschreibung vermeidet. Wenn Sie eine Ausnahme verwenden, geben Sie zuerst die Regel oder Kategorie an und dann die Ausnahme.
SAGEN Sie NICHT: Alabama, Alaska,… und Wyoming (eine Liste von 47 Staaten) muss Ration…
SAGEN: Jeder Staat außer Texas, New Mexico und Arizona muss Ration…, (Beachten Sie, dass zuerst die Kategorie „jeder Staat“ festgelegt wird und dann die Ausnahmen angegeben werden.)
8. Vermeiden Sie Split Infinitive. Der geteilte Infinitiv beleidigt viele Leser, also vermeide es, wenn du kannst.
SAGEN Sie NICHT: Werden sicher zu umgehend Antworten Sie auf die Einladung.
SAGEN: Achten Sie darauf, umgehend auf die Einladung zu antworten. oder SAGEN Sie: Antworten Sie auf die Einladung umgehend.
9. Verwenden Sie das Singular-Substantiv anstelle des Plural-Substantivs. Verwenden Sie in dem Umfang, in dem Ihre Bedeutung dies zulässt, ein singuläres Substantiv anstelle eines Pluralnamens., Sie vermeiden das Problem, ob die Regel für jedes Mitglied einer Klasse oder gemeinsam für die Klasse als Ganzes gilt.
NICHT SAGEN: Die Wächter Problem Sicherheits-Abzeichen der Mitarbeiter, die Arbeit in Haus D und Gebäude E.
SAGEN: Die Wache wird eine Sicherheit Abzeichen an jeden Mitarbeiter, die arbeiten in Haus D und jeder Mitarbeiter, der die arbeiten im Gebäude E.
wenn du meinst
Die Wache wird eine Sicherheit Abzeichen zu jeder Mitarbeiter, der die arbeiten im Bereich der Gebäude D und Gebäude E. (Es gibt auch andere mögliche Bedeutungen.)
10. Sei konsequent. Verwenden Sie nicht verschiedene Wörter, um die gleichen Dinge zu bezeichnen., Variation aus Gründen der Variation hat keinen Platz in der Verordnung schriftlich. Die Verwendung eines Synonyms, anstatt den genauen Begriff zu wiederholen, verwirrt den Leser nur.
SAGEN SIE NICHT: Jeder Kraftfahrzeugbesitzer muss sein Auto bei der Automobilabteilung der Metropolitan Police Department anmelden.
SPRICH: Jeder Autobesitzer muss sein Auto bei der Automobilabteilung der Metropolitan Police Department anmelden.
verwenden Sie nicht dasselbe Wort zu bezeichnen verschiedene Dinge.
SAGEN Sie NICHT: Der Tank hatte einen 200-Gallonen-Tank für Kraftstoff.
SPRICH: Der Tank hatte einen 200-Gallonen-Kraftstoffbehälter.,
11. Verwenden Sie parallele Struktur. Ordnen Sie Sätze so an, dass parallele Ideen parallel aussehen. Dies ist wichtig, wenn Sie eine Liste verwenden.
Nonparallel construction:
Die Aufgaben des Exekutivsekretärs des Verwaltungsausschusses sind:
- Protokoll aller Sitzungen zu nehmen; (Phrase)
- Der Exekutivsekretär beantwortet die gesamte Korrespondenz; und (Klausel)
- Schreiben von Monatsberichten. (thema)
Parallele Konstruktion:
- Um alle Besprechungen zu protokollieren;
- Um die gesamte Korrespondenz zu beantworten; und
- Um die Monatsberichte zu schreiben.
12., Bevorzugen Sie einfache Wörter. Regierungsschreiben sollte würdevoll sein, muss aber nicht pompös sein. Schreiben kann würdevoll sein, wenn die Sprache einfach, direkt und stark ist. Um Ihr Schreiben klarer und einfacher zu lesen-und damit effektiver-bevorzugen Sie das einfache Wort.,
| SAG NICHT | SAG |
|---|---|
| konstruiere, fabriziere | mach |
| initiiere, beginne | begin |
| terminiere | end |
| nutzen | verwenden |
| wesentlicher Teil | großer Teil |
| bot eine Gelegenheit | erlauben |
13. Unnötige Worte weglassen. Verwenden Sie keine zusammengesetzten Präpositionen und andere wortreiche Ausdrücke, wenn dieselbe Bedeutung mit ein oder zwei Wörtern vermittelt werden kann.,22a27ff7″>
14., Vermeiden Sie Entlassungen. Verwenden Sie keine Wortpaare, wenn die Wörter den gleichen Effekt haben oder wenn die Bedeutung des einen den anderen einschließt.
Beispiele: Wortpaare zu vermeiden
any and all
authorize and direct
cease and desist
each and each and each
full and complete
order and direct
means and includes
necessary and desirable
15. Verwenden Sie konkrete Worte. Regierungsschreiben betrifft oft abstrakte Themen. Aber abstrakte Wörter können vage und offen für Verschiedeneinterpretationen., Setzen Sie Anweisungen in einfache, konkrete Worte.
| SAG NICHT | WENN DU MEINST |
|---|---|
| fahrzeuge | automobile |
| Schusswaffen | Gewehre |
| Flugzeuge | Hubschrauber |
16. Verwenden Sie keine Wörter, die antagonisieren. Wörter können Leser anziehen oder abstoßen. Es ist möglich, Wörter in unserem Schreiben zu wählen, die nicht machender falsche Eindruck oder antagonisieren unsere Leser. Verwenden Sie Wörter, auf die Menschen positiv reagieren, anstatt Worte, die sie ärgern.,IKE
| RATHER THAN THESE WORDS | |||
|---|---|---|---|
| alibi | allege | blame | complaint |
| impossible | liable | oversight | unfortunate |
| waste | wrong |
17., Vermeiden Sie belegte Sandwiches. Administrative Schreiben verwendet zu viele Nomen Cluster – Gruppen von Substantiven „eingeklemmt“ zusammen.Vermeiden Sie diese verwirrenden Konstruktionen, indem Sie mehr Präpositionen verwenden.
SAGEN Sie NICHT: U mine worker safety protection Verfahren Entwicklung.
SAGEN: Entwicklung von unterirdischen Verfahren zum Schutz der Sicherheit der Bergarbeiter.
ODER WAHRSCHEINLICHER: Entwicklung von Verfahren zum Schutz der Sicherheit der Arbeitnehmer im Untertagebau.
Welche Bedeutung beabsichtigt ist, wird klarer, wenn dieses Vier-Wort-Sandwich aufgebrochen wird.
18. Verwenden Sie keine geschlechtsspezifische Terminologie.,er gender-specific job title:
| NICHT SAGEN | SAGEN |
|---|---|
| Crewman | Crew member |
| Zeichner | Zeichner |
| Enlisted men | Personal Angeworben |
| Feuerwehrmann | Feuerwehrmann |
| Vorarbeiter | Supervisor |
| Arbeitsleistung | Arbeitszeit |
| Manpower | Personal, Belegschaft |
Vermeiden Sie, die geschlechtsspezifische Pronomen ist, wenn die Vorgeschichte könnte Männlich oder weiblich sein.,
SAGEN Sie NICHT: Der Administrator oder sein Beauftragter muss das Bewertungsformular ausfüllen.
SPRICH: Der Administrator oder der Beauftragte des Administrators muss das Bewertungsformular ausfüllen.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie umschreiben, um das Problem zu vermeiden. Die folgenden Beispiele haben nicht unbedingt die gleiche Bedeutung –
- Jeder Regionaldirektor wird seine Empfehlungen auf der Konferenz bekannt geben.
- Die Regionaldirektoren werden ihre Empfehlung auf der Konferenz bekannt geben.
19. Schreibe kurze Sätze. Lesbare Sätze sind einfach, aktiv, bejahend und deklarativ.,
Je mehr ein Satz von dieser Struktur abweicht, desto schwieriger ist der Satz zu verstehen.
Lange, run-on-Sätze sind eine grundlegende Schwäche inlegal Dokumente.
Juristische Dokumente enthalten oft Bedingungen, die in komplexen Sätzen mit vielen Klauseln führen.
Je komplexer der Satz, desto größer ist die Möglichkeit für Schwierigkeiten bei der Bestimmung der beabsichtigten Bedeutung des Satzes.
Lösungen
- Geben Sie in jedem Satz eine Sache und nur eine Sache an.
- Teilen Sie lange Sätze in zwei oder drei kurzen Sätzen.
- Entfernen Sie alle unnötigen Wörter., Streben Sie nach einem einfachen Satz mit einem Subjekt und Verb. Beseitigen Sie unnötige Modifikatoren.
- Wenn nur eine oder zwei einfache Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor eine Regel gilt, geben Sie zuerst die Bedingungen an und geben Sie dann die Regel an.
- Wenn zwei oder mehr komplexe Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor eine Regel gilt, geben Sie zuerst die Regel und dann die Bedingungen an.
- Wenn mehrere Bedingungen oder untergeordnete Bestimmungen erfüllt sein müssen, bevor eine Regel gilt, verwenden Sie eine Liste.
20. Machen Sie Listen klar und logisch in der Struktur. Die Auflistung bietet einen Leerraum, der die verschiedenen Bedingungen trennt., Listing kann Ihnen helfenVermeiden Sie die Probleme der Mehrdeutigkeit, die durch die Wörter „und“ und „oder“verursacht werden. Verwenden Sie beim Auflisten die folgenden Regeln:
- Parallele Struktur verwenden. (Siehe Beispiel in Punkt 11 genannten.)
- Listen Sie jedes Element auf, damit es beim Lesen mit dem Einleitungstext vollständig durchdacht wird.
- Wenn die Einleitungssprache für die Liste ein vollständiger Satz ist –
- Beenden Sie die Einführung mit einem Doppelpunkt; und
- Machen Sie jedes Element in der Liste zu einem separaten Satz.,
- Wenn die Einleitungssprache für die Liste ein unvollständiger Satz ist –
- Beenden Sie die Einführung mit einem Bindestrich;
- Beenden Sie jedes Element in der Liste mit Ausnahme des letzten Elements mit einem Semikolon;
- Schreiben Sie nach dem Semikolon im vorletzten Element in der Liste gegebenenfalls „und“ oder „oder“ oder“; und
- Beenden Sie das letzte Element in der Liste mit einem Punkt.
21. Verwenden Sie kurze Absätze. Ein Verfasser kann die Klarheit einer Regelung verbessern, indem er kurze, kompakte Absätze verwendet. Jeder Paragraph sollte sich mit einem einzigen, einheitlichen Thema befassen., Langwierige, komplexe oder technische Diskussionen sollten in einer Reihe verwandter Paragraphen vorgestellt werden.
22. Verwenden Sie eine Checkliste und überprüfen Sie Ihren Entwurf für jeden dieser Grundsätze separat.
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